نرم افزار حسابداری فروشگاهی و شرکتی پرنس (استاندارد)

یکی از دغدغه اصلی کاربران در هنگام صدور چک به صورت دستی، زیبا نوشتن و در عین حال جلوگیری از قلم خوردگی در هنگان نوشتن چک و همچنین عدم سوء استفاده افراد سودجو از متون نوشته شده در برگه چک و یا تغییر آنها می باشد، از این رو شرکت پژواک بنا بر رسالتی که در راستای خدمت رسانی در زمینه مالی و حسابداری دارد، اقدام به تولید ویژگی چاپ چک نموده است. (به بیان دیگر این ویژگی دقت، سرعت و امنيت را در صدور چك های صادره به شدت افزایش می دهد)

این ویژگی با امکانات کاربردی و ظاهری زیبا، تنظیمات جزء به جزء و بسیار دقیق، فرآیند صدور چک را برای کاربر بسیار آسان و جذاب می نماید. به طوری که کاربر می تواند از این طریق در کوتاه ترین زمان ممکن تعداد زیادی چک را بدون خطا چاپ و صادر نماید.

توجه نمایید که امکان درج تنظیمات برای چک های قدیمی و چک های صیاد وجود دارد.

CRM، يا مديريت ارتباط با مشتری در علم اقتصاد امروز بسيار مورد توجه قرار می گيرد. حفظ ارتباط با مشتری و اطلاع رسانی در زمان ها و موارد مختلف برای وی موجب افزايش رضايتمندی مشتری، تداوم ارتباط می گردد و در نهايت احتمال فروش های آتی به وی را افزايش می دهد.

پیامک رسانه‌ای مقرون به صرفه، سریع و با درصد تاثیرگذاری بالاست که می‌تواند به جذب و نگهداری مشتریان، فروش و ارائه محصولات، ارائه آخرین دستاوردها و خدمات جدید به مشتریان و همچنین تقویت جایگاه نشان تجاری (Brand) کمک شایانی بنماید.

اشخاص ثبت شده در سيستم بانک اطلاعاتی بسيار سودمندی برای ارسال پيامک در موارد مختلف به مشتريان می باشد كه با استفاده از پنل داخلی ارسال پيامک نرم افزار، می توانيد به راحتی و با چند كليک ساده پيامک مورد نظر را به گروه اشخاص مورد نظر (گيرنده پيامک) ارسال فرماييد.

ارسال پيامك از 2 طريق ذيل انجام مي پذيرد:

1. Web Service (پانل های ارسال پيامک اينترنتی)
2. GSM Modem (ارسال پيامک توسط سيم كارت اپراتورهای فعال در كشور)

در نرم افزار با تنظيم نوع ارتباط شما جهت ارسال پيامک، مي توانيد برای حالت های ذيل پيامک خودكار ارسال نماييد:

• پس از ثبت فاكتور فروش
• سررسيد اقساط (چند روز قبل و يا چند روز بعد)
• سررسيد چک ها (چند روز قبل و يا چند روز بعد)
• تبريک روز تولد / ازدواج
• پس از ثبت شخص در نرم افزار
• ارسال بدهکاری اشخاص
• پس از تسویه حساب اشخاص
• آمار ورود کاربران / خروج کاربران / مانده بانک / گردش بانک / مانده صندوق / گردش صندوق / مبلغ فروش روزانه
• ارسال پیامک های ویژه کارت خرید برای مشتریان (شارژ دستی کارت خرید / استفاده از کارت خرید / افزایش شارژ هدیه کارت خرید / انقضاء شارژ هدیه کارت خرید)
• ارسال پیامک های سفارشات اپلیکیشن بیرون بر - مربوط به نسخه های رستورانی (پس از ثبت سفارش از اپلیکیشن / پس از تأیید یا رد سفارش توسط اپراتور)

و همچنين امكان ارسال پيامك به صورت دستي در هر زمان و به اشخاص خاص با متن دلخواه نيز وجود دارد.

از مزاياي ارسال پيامك مي توانيم به نكات ذيل اشاره كنيم:

• ارتباط دائم با مشتريان از طريق پيامک
• اطلاع رسانی ارائه اجناس جديد و تخفيفات و فروش های ويژه
• امكان ارسال تبليغات برای مشتريان
• امكان ارسال سر رسيد و هشدار ها و بدهي ها و تبريكات و ... به مشتريان

جهت پیگیری وضعیت ارسال پیامک ها می توانید از گزارشات ذیل استفاده نمایید:

• گزارش پیامک های ارسال شده
• گزارش لاگ پیامک ها

توجه: برای استفاده از این ویژگی می بایستی یا پانل ارسال پیامک و یا Modem GSM را خریداری نمایید.

ممکن است شما به جهت تبلیغ بیشتر، به ازاء چندین خرید از یک محصول (یا خرید بیش از مبلغ خاصی)، کالایی را به صورت رایگان هدیه دهید، که به این کالای هدیه، اشانتیون گفته می شود. اشانتیون تنها در فاکتور فروش محاسبه می شود.

به عبارت دیگر، در فروش های فوق العاده و فستيوال های فروش که به ازای يك ميزان خريد يا خريد كالايی خاص، كالای ديگری به عنوان اشانتيون به خريدار به صورت هديه و رايگان داده می شود و عمدتاً اين سياست گذاری به صورت محدود و توسط مدير واحد صنفی تعيين مي گردد و كليه فروشندگان و صندوق داران می بايست از سياست تعيين شده پيروی نمايند، استفاده از فرمول اشانتيون كالا بسيار مفيد خواهد بود به شكلی كه نرم افزار به صورت خودكار به محض مطابقت اقلام فاكتور با فرمول تعيين شده برای اشانتيون، كالای مورد نظر را به صورت خودكار با قيمت صفر ريال به فاكتور اضافه می كند و با علامت مشخص آن را به كاربر اطلاع رسانی می نماید.

منظور از تولید همیشه یک کارخانه با یک یا چند سوله بزرگ و ابزار و ادوات و ماشین آلات سنگین نیست، حتی یک فروشگاه کوچک شیرینی پزی یا یک کارگاه کوچک بسته بندی حبوبات هم در واقع تولید کننده هستند. در واقع فرآیند تبدیل دو یا چند کالا به یک یا چند کالای دیگر را تولید می نامیم.

در كارگاه های توليدی و مشاغل مبتنی بر توليد محصول كه كالاهای قابل فروش توسط واحد تجاری از مواد اوليه و اجناس خريداری شده تغيير شكل داده و در قالب كالای جديد به فروش می رسند، می بايست از قابليت توليد محصول استفاده گردد.

برای دستيابی به اين منظور ابتدا فرمول توليد كالاهای قابل عرضه با توجه به كالاهای اوليه و هزينه های توليد تهيه و در زمان توليد از اين فرمول ها استفاده می گردد، در هنگام توليد محصول، به صورت خودكار كالاهای اوليه از انبار مبداء خارج و محصولات به انبار مقصد وارد می گردد. در عين حال ثبت هزينه های توليد نيز به صورت خودكار صورت خواهد گرفت و قیمت تمام شده محصول را نیز می توان تعیین نمود.

از ویژگی های تولید محصول می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

• تعریف فرمول تولید و استفاده از فرمول تعریف شده
• امکان گروه بندی فرمول تولیدهای تعریف شده
• امکان تعیین ارزش ریالی کالاها براساس (قیمت خرید پیش فرض / قیمت آخرین خرید / براساس الگوریتم FIFO)
• امکان تعیین هزینه های تولید محصول جهت محاسبه در بهای تمام شده محصول
• امکان محاسبه قیمت تمام شده کالاهای تولید شده
• امکان تغییر مقادیر با استفاده از ضریب تبدیل (مواد اولیه و کالاهای تولید شده و هزینه تولید)
• تعیین شخص تولید کننده
• تعیین شماره تولید برای پیگیری بهتر تولید انجام شده با فرمول تولید یکسان
• و ...

با استفاده از این ویژگی می توانید موجودی کالای خود را از انباری به انبار دیگری منتقل نمایید.

در واحدهای صنفی كه از بيش از يك انبار برای مديريت كالاها استفاده می كنند، در هنگام جابجايی كالا از يك انبار به ساير انبارها و مطابقت كامل موجودی انبارها می بايست اين عمليات را در نرم افزار ثبت نمايند.

به طور مثال اگر شما صاحب چندین فروشگاه با یک انبار مرکزی می باشید که کالاها ابتدا با فاکتور خرید وارد انبار مرکزی می شوند و سپس بنا به درخواست هر شعبه از انبار مرکزی به شعبات مختلف ارسال می گردد می توانید از این امکان استفاده نمایید.

از ویژگی های عملیات انبار می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

• صدور حواله انتقال به دلخواه
• انتقال موجودی تمامی کالاهای انبار مبداء به مقصد
• انتقال موجودی کالاهای مشخص شده از انبار مبداء به مقصد
• امکان تعیین ارزش ریالی کالا براساس (قیمت خرید پیش فرض / قیمت آخرین خرید / براساس الگوریتم FIFO)
• درج توضیحات
• ارائه گزارش از عملیات انبارهای صورت گرفته
• و ...

با توجه به اينكه در نرم افزار كليه اسناد حسابداری به صورت خودكار و كاملاً مطابق با استانداردهای حسابداری صادر می گردد، شما می توانيد با استفاده از اين گزارش بررسی كنيد كه چه شماره سندهايی، بابت چه عمليات هايی در تاريخ های مشخص در سيستم ثبت شده اند. (بررسی اسناد صادر شده و چاپ سند حسابداری مربوط به هر یک از عملیات ها را می توانید از این گزارش انجام دهید)

امكان استخراج عمليات انجام شده با استفاده از شماره سند و مشاهده عمليات مذبور و همچنين جستجو براساس علت صدور سند، بازه تاريخی، بازه مبلغي و شماره سند در اين گزارش امكان پذير است.

عده ای از شرکت ها و فروشگاه ها، بعضاً برای بدست آوردن بازار فروش جدید به غیر از بازار فروش عادی خودشان، اقدام به ارسال کالاهای خود به دیگر فروشگاه ها و شرکت ها می کنند که این کار در قالب فاکتور فروش / خرید امانی انجام می شود.

در صورت تحويل اجناس به صورت امانی به همكاران و مشتريان و همچنين دريافت كالاهای امانی از همكاران مي بايست از فاكتورهای امانی در نرم افزار استفاده كنيد. بدين صورت كه هنگام درج فاكتور امانی هيچ عمليات نوع مالی درج نمی شود و فقط موجودی كالا در انبار مديريت می گردد.

در صورت قطعی شدن فاكتورهای امانی می بايست نحوه تسويه حساب فاكتور تعيين و فاكتور از وضعيت امانی به فاكتورهای اصلی تبديل خواهد شد.

در صورتی که شما دارای مجموعه ای هستید که پس از خرید مشتریان به عنوان هدیه به آنها کارت خرید اهدا می کنید یا بنا به مناسبت های مختلف و جهت تشویق مشتریان به خرید های بیشتر و ایجاد وفاداری از سمت آنها به مجموعه، کدهای تخفیف ایجاد و در اختیار آنها قرار می دهید، این ویژگی به شدت می تواند به سهولت بخشیدن در این قسمت به مجموعه شما کمک نماید.

كارت خريد / بن كارت / کارت هديه / کارت اعتباری، كارت هايی هستند كه داراي مبلغ و تاريخ اعتبار مشخص و يك شماره منحصر به فرد هستند كه بعضا موسسات و شركت ها در اختيار كاركنان خود قرار مي دهند تا با مراجعه به يک فروشگاه خاص اقدام به خريد مايحتاج خود نمايند.

واحد صنفی مي تواند كارت خريد با ارزش ريالی مشخص صادر نمايد و در اختيار شرکت ها و اشخاص قرار دهد. هنگامي كه افراد جهت خريد به آن واحد صنفی مراجعه می كنند به جای پرداخت وجه نقد از كارت خريد خود استفاده می نمايند و مبلغ خريد آنها از اعتبار كارت كسر می گردد. امكان شارژ اعتبار هر كارت خريد وجود دارد.

در واحدهاي صنفی (فروشگاه ها) امكان خواندن كارت توسط دستگاه RFID Reader و ورود اطلاعات كارت به نرم افزار وجود دارد.

توجه: از ویژگی های منحصر به فرد کارت خرید می توان به قابلیت شارژ خودکار کارت خرید اشاره کرد، بدین صورت که براساس فرمول تعریف شده توسط شما و بازه های مبلغی که تعیین می نماید، کارت خرید به مبلغ یا درصد تعیین شده، پس از خرید از مجموعه شارژ می گردد. (برخی از فروشگاه ها براساس خرید کاربر، کارت خرید وی را شارژ می نمایند)

تنظیمات ارسال پیامک، پس از انجام عملیات کارت خرید نیز وجود دارد. (در صورتی که ویژگی ارسال پیامک را خریداری کرده باشید، پس از شارژ دستی، شارژ هدیه، انقضاء شارژ هدیه و استفاده از کارت خرید، به صورت خودکار با توجه به تنظیمات تعیین شده برای مشترک پیامک ارسال می گردد)

صورت سود و زیان، به خوبی بیانگر میزان سود یک شرکت در پایان سال مالی است و شرکت‌ها موظف‌اند در پایان سال مالی، صورت سود و زیان خود را منتشر و از این طریق، میزان سودآوری خود را به اطلاع سهام داران برسانند.

توجه داشته باشید که پس از بستن سال مالي، کل سود سال مالی که در صورت سود و زیان قابل مشاهده است، به حساب سود انباشته منتقل می گردد. با استفاده از اين امكان شما مي توانيد سود سال مالي قبل را بين سرمايه گذاران تقسيم كنيد.

در مجموعه هایی که چند سرمایه گذار وجود داشته باشند بایستی براساس میزان سرمایه اولیه هر سرمایه گذار و زمانی که هر کدام از آنها در سال مالی سرمایه خود را در اختیار مجموعه قرار داده اند، سود محاسبه و بین ایشان تقسیم گردد.

با استفاده از این قابلیت ویژه در نرم افزار، صاحب کسب و کار می تواند برای تمامی اپراتورها، صندوق داران و کارشناسان فروش براساس حوزه فعالیت و کالاها و خدمات مرتبط، بخش و انبار ویژه ای تعیین نماید. با اعمال این محدودیت، هر کاربر فقط در بخش و انبار تعریف شده برای وی می تواند اقدام به انجام عملیات های خرید / فروش و حسابداری نماید و به همین دلیل استخراج گزارشات و بررسی ایرادات به بهترین و سریع ترین حالت ممکن امکان پذیر می گردد. (برای تعیین بخش و انبار اختصاصی کاربر می بایست به تعریف کاربران مراجعه نمایید)

توجه نمایید که با این اقدام، ضمن سادگی عملکرد برای کاربران، گزارشات سطح بالای مدیریتی از قبیل موجودی کالا در انبار / گردش کالا در انبار و سود و زیان به تفکیک بخش های مختلف، دقیق تر و با حداقل خطا تهیه می گردد.

مشاهده نموداري و گرافيكي گزارشات جهت تجزيه و تحليل سريع آن توسط مديريت مجموعه و تصميم گيري هاي آتي در خصوص نحوه عملكرد و تعيين سياست هاي خريد و فروش بسيار مثمر ثمر مي باشد.

در اين گروه گزارشات ذیل به صورت تحليلي و نموداري وجود دارند:

1. گزارشات تحليل آماري فروش كالا
2. گزارشات تحليل آماري خريد كالا
3. گزارشات تحليل آماري هزينه و درآمد
4. گزارشات تحليل آماري تخفيفات
5. گزارشات تحليل آماري مالي
6. گزارشات تحليل آماري سود و زيان
7. گزارشات تحليل آماري حقوق و دستمزد
8. گزارشات تحليل آماري اشخاص

این ویژگی امکان مدیریت روزها و ساعاتی که کاربران مجموعه شما مجاز به استفاده از نرم افزار هستند را فراهم می کند. (در تعریف / ویرایش کاربر می توانید شیفت کاری وی را نیز تعیین بفرمایید)

در این قسمت برای هر کاربر، روزهای مجاز هفته و ساعات مجاز هر روز برای دسترسی به نرم افزار تعیین شده و کاربر صرفا در این محدوده اجازه ورود با نام کاربری و رمز عبور خود به نرم افزار را دارد.

در صورت اقدام به ورود در ساعات غیر مجاز، از دسترسی کاربر به نرم افزار جلوگیری به عمل آمده و پیغام مناسب برای او نمایش داده می شود. این ویژگی می تواند در ساماندهی به دسترسی و قابل پیگیری بودن آن، به مدیریت مجموعه کمک شایان توجهی نماید.

در مجموعه هایی مانند سوپر مارکت ها، رستوران ها و فست فودها و ... که سفارشات تلفنی دریافت می کنند و شناسایی شماره شخص تماس گیرنده از اهمیت خاصی برخوردار است، استفاده از این ویژگی به شدت می تواند جهت تشخیص مشتری و درج اطلاعات مشتری که کاربر نرم افزار (صندوق دار) کمک نماید و سرعت عملکرد وی را بهبود ببخشد.

سرعت عمل، مشتري مداری و استفاده از تكنولوژی هاي روز، موجب افزايش ميزان فروش و همچنين افزايش رضايتمندی مشتريان از واحد تجاری مي گردد. با استفاده از اين ويژگی در هنگام صدور فاكتور فروش، شماره تلفن شخصی كه در حال تماس با شماست نمايش داده می شود و اگر مشخصات اين شخص قبلاً در نرم افزار درج شده باشد، اين اطلاعات نمايش داده می شود و سرعت عمل و احترام به مشتري را افزايش می دهد.

با فعال کردن اين قابليت شما قبل از برداشتن گوشی تلفن می توانيد متوجه شويد كه كدام مشتری شما در حال تماس با مجموعه شماست.

توجه: برای استفاده از این ویژگی بایستی دستگاه کالر آیدی نیز خریداری نمایید.

نرم افزار های شرکت پژواک در محیط شبکه داخلی یا کلاینت نیز قابل استفاده می باشند و بر اساس نیاز چندین کاربر بصورت همزمان می توانند از نرم افزار استفاده نموده و هیچگونه تداخلی در عملکرد یکدیگر به وجود نخواهد آمد. در تعداد کلاینت های قابل اتصال به نرم افزار سرور محدودیتی وجود ندارد. همچنین برای امنیت بیشتر نرم افزارهای کلاینت، قفل های سخت افزاری طراحی شده که امنیت اطلاعات موجود را حفظ کرده و از دسترسی سایر افراد غیرمرتبط به اطلاعات نرم افزار جلوگیری میکند.

به طور قطع در یک نرم افزار حسابداری نگهداری اطلاعات و ریز فرایندهای مالی کسب و کار و دریافت گزارشات پایه ای و تفصیلی از تراکنش های ریالی و تعدادی از گردش مالی و گردش انبار یکی از کاربردهای اصلی و پایه ای نرم افزار است. اما شاید بسیاری از صاحبان کسب و کارها به طور کامل به این موضوع آگاه نباشند که با نگاه دقیق و تفسیر برخی از اعداد و ارقام و گزارشات می توان به برخی نکات نهان و نهفته در کسب و کار پی برد. استخراج برخی از شاخص های مفید از میان اطلاعات و داده هایی که به صورت روزمره در یک نرم افزار حسابداری نگهداری می شوند می تواند مسیر فکری و تصمیمات بعدی صاحبان کسب و کارها را در خصوص نحوه فعالیت تجاری خود، خصوصاً در فرایندهای اصلی مانند خرید و فروش و همچنین انتخاب کالاهای با سود آوری بیشتر و خواب سرمایه کمتر و ... را امکان پذیر نماید.

در ویژگی منحصر به فرد داشبورد مالی در نرم افزار حسابداری پرنس، شاخص های مهم و حیاتی که هر صاحب کسب و کار باید آن ها را به صورت دوره ای کنترل و بر اساس آن ها تصمیم گیری نماید به سادگی و با چند کلیک ساده نمایش داده می شود. به همراه این شاخص ها سعی شده تفسیر و راهنمای جامعی در خصوص هر یک از این شاخص ها ارائه گردد تا صاحبان کسب و کارها هر چه راحت تر بتوانند از قابلیت شگفت انگیز این محاسبات و شاخص ها بهرمند گردند.

امروزه داشتن یک سایت فروشگاهی برای کسب و کارها بسیار اثربخش و مفید است، اما یکی از مشکلات استفاده همزمان از سایت فروشگاهی و نرم افزار حسابداری، عدم یکسان سازی اطلاعات فی ما بین آنهاست و مشکلات متعددی از جمله (عدم اطلاع رسانی به سایت در خصوص موجودی کالا در نرم افزار حسابداری) و (عدم اطلاع رسانی به نرم افزار در خصوص فروش های انجام شده توسط سایت فروشگاهی) و همچنین (عدم به روزرسانی قیمت و سایر جزییات و لیست کالاها در سایت فروشگاهی) و ... را برای کسب و کار ایجاد می کند.

بسته اتصال سایت فروشگاهی به نرم افزار حسابداری پرنس به سادگی قابلیت اتصال انواع سایت فروشگاهی به نرم افزار را فراهم می کند. فارغ از زبان برنامه نویسی سایت فروشگاهی با استفاده از این بسته اتصال، ارتباط مستقیم سایت و نرم افزار حسابداری برقرار می گردد و بدون نیاز به صرف زمان و هزینه اضافی برای نیروی انسانی، اطلاعات مفید بین سایت فروشگاهی و نرم افزار حسابداری مبادله می گردد. با استفاده از این بسته، اطلاعات سایت فروشگاهی دائماً با نرم افزار حسابداری یکسان سازی می شود و همواره قیمت، موجودی و سایر جزییات کالاها در سایت فروشگاهی با اطلاعات دریافت شده از نرم افزار هماهنگ می گردد، از طرفی فاکتور کالاهایی که توسط سایت فروشگاهی عرضه شده اند به صورت مستقیم و بدون دخالت نیروی انسانی و صرف هزینه و زمان برای آن، در نرم افزار حسابداری درج می گردد.