حسابداری زعفران حرفه ای

در واحدهاي صنفي كه جهت بررسي دقيق تر وضعيت سود و زيان، بخش هاي مختلف تعريف گرديده است و كليه موارد منجر به سود و زيان توسط كاربر سيستم در بخش مربوطه ثبت گرديده است، جهت مشاهده سود بخش هاي مختلف در بازه هاي زماني معين از گزارش سود بخش ها بهرمند خواهيد شد.

آيا از چك در چرخه مالي واحد صنفي خود زياد استفاده مي كنيد؟ با استفاده از ثبت دسته چك مي توانيد با وارد كردن يكجاي كليه برگ هاي يك دسته چك در سيستم، در هنگام نياز، از برگ هاي چك سفيد ثبت شده استفاده كنيد و از ثبت مورد به مورد چك ها بي نياز شويد.

مديريت تعداد برگ هاي مصرف شده و باقي مانده هر دسته چك و صرفه جويي در وقت و افزايش سرعت عمل و همچنين مديريت بهتر چك ها از قابليت هاي برجسته اين قسمت است.

مانده حساب طرف حساب هاي تجاري و دلايل كاهش يا افزايش بدهكاري و بستانكاري ايشان، در يك تجارت شفاف و منظم يكي از مهمترين مسائل به شمار مي رود. كليه تراكنش هاي اتفاق افتاده بر روي حساب اشخاص موجود در سيستم را مي توانيد در اين قسمت مشاهده كنيد.

روند بدهكاري و بستانكاري شخص با نمايش جزئيات كالاهاي فروخته شده يا خريداري شده از ايشان در اين گزارش قابل مشاهده و پيگيري است.

گزارش موجودي كالا

شما مي توانيد خلاصه گزارشي از وضعيت كالاها مانند موجودي كلي كالا در همه انبارها، ارزش ريالي كالاهاي موجود در انبار و سود حاصل از فروش اين كالا تا اين لحظه و ... را با قابليت تعيين شرايط مختلف جستجو مانند گروه كالا، انبار و ... مشاهده نماييد.

گزارش كاردكس كالا

با اين گزارش ريز گردش ريالي و تعدادي كالاها در انبارها در بازه زماني مشخص مشاهده مي گردد. از اين رو بررسي روند خريد و فروش كالا جهت قيمت گذاري و تعيين سفارشات جديد و ... توسط مدير مجموعه تسهيل مي گردد.

گزارش موجودي كالا در انبار

اين گزارش به شما اعلام مي كند، كه از هر كالايي در هر انبار و بخش چه تعداد موجودي داريد. جهت بررسي موجودي كالاها و ثبت سفارش جديد و انجام عمليات انبار گرداني (بررسي موجودي انبار و تطابق آن با نرم افزار) اين گزارش بسيار كاربردي است.

گزارش وضعيت انبار

شما مي توانيد موجودي كليه كالاهاي موجود در يك انبار، به همراه قيمت خريد و فروش پيش فرض آنها را مشاهده نماييد. با استفاده از اين قابليت در واقع موجودي و ليست كليه اجناس موجود در يك انبار قابل مشاهده مي باشند.

گزارش ريز هزينه ها

جهت اطلاع از دفعات تكرار و پرداخت انواع مختلف هزينه هاي واحد صنفي و مبالغ پرداختي و تاريخ هاي پرداخت اين گزارش قابل استفاده خواهد بود.

گزارش ريز درآمدها

جهت اطلاع از دفعات تكرار و دريافت انواع مختلف درآمد هاي واحد صنفي و مبالغ دريافتي و تاريخ هاي دريافت اين گزارش قابل استفاده خواهد بود.

گزارش خلاصه هزينه ها

شما مي توانيد تعداد پرداخت ها و ميانگين و مجموع مبالغ پرداخت شده بابت هر هزينه را مشاهده نماييد.

گزارش خلاصه درآمد ها

شما مي توانيد تعداد دريافت ها و ميانگين و مجموع مبالغ دريافت شده بابت هر درآمد را مشاهده نماييد.

در اين گروه امكانات و گزارشات ذیل قابل مشاهده و استفاده خواهند بود: 

1. برگشت از فروش
2. برگشت از خريد
3. گزارش فاكتور هاي برگشت از خريد
4. گزارش فاكتور هاي برگشت از فروش

گزارش دفتر روزنامه

يكي از دفاتر استاندارد حسابداري است كه كليه اسناد صادر شده توسط نرم افزار و كليه رويدادهاي مالي يك واحد صنفي، به صورت روزانه به ترتيب تاريخ وقوع در آن قابل مشاهده خواهد بود. جهت بررسي اسنادي كه در نرم افزار به صورت خودكار صادر مي شود مي توانيد از اين گزارش استفاده نماييد.

گزارش دفاتر كل حسابداري

دفاتر كل حسابداري، يكي ديگر از گزارشات استاندارد حسابداري است كه سر فصل حساب ها به صورت طبقه بندي شده در آن نمايش داده مي شوند. به طور مثال: موجودي تمامي بانك ها و صندوق ها و ليست بدهكاران و بستانكاران و اسناد دريافتي و پرداختني و …  به صورت تفكيك شده در آن ذكر مي گردد. در اين گزارش امكان دسترسي سريع به حساب تفصيلي هر يك از سرفصل ها امكان پذير مي باشد.

در واحد هاي تجاري كه مبلغ سرمايه، سرمايه گذاران و سهم آن ها در سرمايه كلي واحد تجاري از اهميت ويژه اي برخوردار است، مي بايست كليه تراكنش هاي مربوط به افزايش يا كاهش سرمايه در نرم افزار ثبت گردد.

گزارش سرمايه ها

ليست افراد سرمايه گذار در سيستم و مبلغ سرمايه اي كه آنها به سيستم تزريق نموده اند، در اين قسمت قابل مشاهده است.

گزارش تفصيلي سرمايه اشخاص

كليه تراكنش هاي اتفاق افتاده بر روي حساب سرمايه اشخاص موجود در سيستم را مي توانيد در اين قسمت مشاهده كنيد. در واقع روند بدهكاري و بستانكاري سرمايه شخص در اين قسمت قابل مشاهده و پيگيري است.

يكي از گزارشات استاندارد در علم حسابداري است كه به اشكال مختلف قابل تهيه مي باشد. ترازنامه به زبان ساده مشخص مي نمايد كه يك موسسه چه ميزان سرمايه، دارايي و بدهي دارد و اين ارقام به چه نسبت و مقاديري در موسسه توزيع شده اند.

موجودي بانك ها، صندوق ها، ارزش ريالي كالاهاي موجود، مبلغ چك هاي دريافتي و پرداختي، ميزان بدهي بدهكاران و ميزان بستانكاري بستانكاران و همچنين ميزان سرمايه سرمايه گذاران در اين گزارش قابل مشاهده مي باشد. با استفاده از اين گزارش مي توانيد دارايي ها و بدهي ها و سرمايه هاي خود را به صورت مجموع و جزئي مشاهده نماييد، همچنين امكان دسترسي سريع به تفصيلي دارايي ها، بدهي ها و سرمايه ها نيز وجود دارد.

تعريف عامل حقوقي و پرداخت حقوق كارمندان

با استفاده از اين ويژگي مي توانيد نحوه پرداخت حقوق به هر يك از پرسنل را مشخص نماييد. جزئيات دريافت حقوق شامل نحوه دريافت حقوق، حقوق ثابت/دستمزد روزانه، في اضافه كاري، في غيبت، في مرخصي ساعتي، درصد حق بيمه و اضافات (پاداش، خواروبار، عيدي، بن مسكن، تشويقي) و كسورات (جريمه، بدهكاري از قبل) و ... قابل ثبت و پرداخت خواهند بود.

امكان صدور و چاپ فيش حقوقي پرسنل به صورت تك تك و همچنين به صورت گروهي در اين قابليت در نظر گرفته شده است.

گزارشاتي از قبيل:  1. گزارش عامل هاي حقوقي كارمندان  2. گزارش پرداخت حقوق  در اين قسمت وجود دارند كه شامل جزئيات اطلاعات حقوقي تعريف شده براي هر شخص و نحوه پرداخت حقوق به اشخاص خواهد بود.

با توجه به زمانبر بودن سفارش كالا و ارسال آن از منابع تهيه كالا كه ممكن است در مكان هاي جغرافيايي دور از دسترس باشند و زمان حمل و نقل آن ها موجب نداشتن موجودي كالاي مورد نظر و كاهش فروش گردد. بررسي دقيق موجودي كالاها و يادآوري خودكار توسط نرم افزار مي تواند در اين زمينه كمك قابل توجهي به كاربر نمايند.

در هنگام تعريف كالا امكاني وجود دارد كه براي هر كالا حداقل و حداكثر موجودي را تعيين نماييد. تنظيم حداقل و حداكثر موجودي جهت هشدارهايي در هنگام فروش و خريد محصول و استخراج گزارش نقطه سفارش كاربرد خواهد داشت. بدين صورت كه در اين گزارش كالاهايي كه موجودي آنها از حداقل موجودي تعريف شده كمتر باشد نمايش داده مي شوند. با بررسي ليست كالاها مي توانيد نسبت به سفارش كالاهاي مورد نياز اقدام نماييد.

CRM، يا مديريت ارتباط با مشتري در علم اقتصاد امروز بسيار مورد توجه قرار مي گيرد. حفظ ارتباط با مشتري و اطلاع رساني در زمان ها و موارد مختلف براي وي موجب افزايش رضايتمندي مشتري، تداوم ارتباط مي گردد و در نهايت احتمال فروش هاي آتي به وي را افزايش مي دهد.

اشخاص ثبت شده در سيستم بانك اطلاعاتي بسيار سودمندي براي ارسال پيامك در موارد مختلف به مشتريان مي باشد كه با استفاده از پنل داخلي ارسال پيامك نرم افزار مي توانيد به راحتي و با چند كليك ساده پيامك مورد نظر را به گروه اشخاص مورد نظر گيرنده پيامك ارسال فرماييد.

ارسال پيامك از 2 طريق ذيل انجام مي پذيرد:

1. Web Service (پانل هاي ارسال پيامك اينترنتي)
2. GSM Modem (ارسال پيامك توسط سيم كارت اپراتورهاي فعال در كشور)

در نرم افزار با تنظيم نوع ارتباط شما جهت ارسال پيامك، مي توانيد براي حالت هاي ذيل پيامك خودكار ارسال نماييد:

• پس از ثبت فاكتور فروش
• سررسيد اقساط (چند روز قبل و يا چند روز بعد)
• سررسيد چك ها (چند روز قبل و يا چند روز بعد)
• تبريك روز تولد
• پس از ثبت شخص در نرم افزار

و همچنين امكان ارسال پيامك به صورت دستي در هر زمان و به اشخاص خاص با متن دلخواه نيز وجود دارد.

از مزاياي ارسال پيامك مي توانيم به نكات ذيل اشاره كنيم:

• ارتباط دائم با مشتريان از طريق پيامك
• اطلاع رساني ارائه اجناس جديد و تخفيفات و فروش هاي ويژه
• امكان ارسال تبليغات براي مشتريان
• امكان ارسال سر رسيد و هشدار ها و بدهي ها

و تبريكات و ... به مشتريان

در كارگاه هاي توليدي و مشاغل مبتني بر توليد محصول كه كالاهاي قابل فروش توسط واحد تجاري از مواد اوليه و اجناس خريداري شده تغيير شكل داده و در قالب كالاي جديد به فروش مي رسند مي بايست از قابليت توليد محصول استفاده گردد.

براي دستيابي به اين منظور ابتدا فرمول توليد كالاهاي قابل عرضه با توجه به كالاهاي اوليه و هزينه هاي توليد تهيه و در زمان توليد از اين فرمول ها استفاده مي گردد، در هنگام توليد محصول، به صورت خودكار كالاهاي اوليه از انبار مبداء خارج و محصولات به انبار مقصد وارد مي گردد. در عين حال ثبت هزينه هاي توليد نيز به صورت خودكار صورت خواهد گرفت.

در واحدهاي صنفي كه از بيش از يك انبار براي مديريت كالاها استفاده مي كنند، در هنگام جابجايي كالا از يك انبار به ساير انبارها و مطابقت كامل موجودي انبارها مي بايست اين عمليات را در نرم افزار ثبت نمايند. عمليات انبار جهت انتقال كالاها بين انبارها مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

این ویژگی امکان رصد کلیه فعالیت های مالی مجموعه را از راه دور فراهم می آورد. مدیر مجموعه و یا هر فردی که از طرف مدیریت دارای این مجوز باشد، می تواند بر روی گوشی همراه و یا هر دستگاه اندرویدی دیگر تمامی گزارشات لازم حسابداری را دریافت و از راه دور نظارت نماید.

با این امکان به راحتی می توان یقین داشت که هیچ اتفاقی در مجموعه از چشم مدیریت دور نمی ماند و همین طور در بین کاربران این حس روانی القاء می گردد که همواره تحت نظارت مدیر مجموعه می باشند. با در دست داشتن این امکان، در تصمیم گیری هایی که معمولا نیاز به تأیید مدیریتی دارند، از تعداد تماس ها و ارتباطات کاسته و مدیر مجموعه می تواند در هر کجای دنیا با اطلاع کامل از اوضاع حسابداری مجموعه خود، بهترین تصمیم را اتخاذ نماید.

نمایش اقلام فاکتور در حال صدور و تصاویر مد نظر مشتری به همراه توضیحاتی به مشتری، از جمله امکاناتی است که ویژگی نمایشگر دوم در اختیار شما قرار می دهد.

قطعاً نمایش فعالیت های درحال انجام توسط اپراتور سیستم به مشتری می تواند به وی کمک شایانی کند. در ضمن با قرار دادن عکس هایی جهت محافظ صفحه می توانید کالاهای مجموعه خود را تبلیغ کرده و یا تصاویری از قیمت های محصولات مهیا کرده و به مشتریان نمایش دهید.

این ویژگی در مجموعه هایی کاربرد دارد که سخت افزارهایی در اختیار دارند که مانیتور سمت مشتری را دارد و یا قصد نمایش اطلاعات ذکر شده را بر روی صفحه نمایش دیگری را دارند.

شما مي توانيد از كيبوردهاي قابل برنامه ريزي جهت افزودن كالاها در هنگام خريد و فروش استفاده نماييد و سرعت صدور فاكتور را به مراتب افزايش دهيد. بدين صورت كه براي هر كدام از كالاها كليد ميانبر تعريف مي نماييد و در كيبورد قابل برنامه ريزي كليد ميانبر تعريف شده به هر دكمه منتسب مي شود و بر روي هر دكمه عنوان محصول درج مي گردد و با فشردن دكمه مد نظر كالا را به سرعت در فاكتور درج مي كنيد.

سرعت عمل، مشتري مداري و استفاده از تكنولوژي هاي روز، موجب افزايش ميزان فروش و همچنين افزايش رضايتمندي مشتريان از واحد تجاري مي گردد. با استفاده از اين ويژگي در هنگام صدور فاكتور فروش، شماره تلفن شخصي كه در حال تماس با شماست نمايش داده مي شود و اگر مشخصات اين شخص قبلاً در نرم افزار درج شده باشد، اين اطلاعات نمايش داده مي شود و سرعت عمل و احترام به مشتري را افزايش مي دهد. با اين قابليت شما قبل از برداشتن گوشي تلفن مي توانيد متوجه شويد كه كدام مشتري شما در حال تماس است.

با استفاده از این قابلیت ویژه در نرم افزار، صاحب کسب و کار می تواند برای تمامی اپراتورها، صندوق داران و کارشناسان فروش براساس حوزه فعالیت و کالاها و خدمات مرتبط، بخش و انبار ویژه ای تعیین نماید.

با این اقدام، ضمن سادگی عملکرد برای کاربران گزارشات سطح بالای مدیریتی از قبیل موجودی کالا در انبار / گردش کالا در انبار و سود و زیان به تفکیک بخش های مختلف، دقیق تر و با حداقل خطا تهیه می گردد.

امکانات پيشرفته صندوق مکانيزه

1. امکانات حرفه ای ثبت فاکتورهای خرید، عملیات های انبار و فرمول تولید
2. امکان مدیریت کامل فروش بیرون بر و ارسال توسط پیک  با این قابلیت شما می توانید پیک هایی که وظیفه تحویل غذای سفارش داده شده توسط مشتری را بر عهده دارند در سیستم تعریف و پس از ثبت یک فاکتور در وضعیت ارسال توسط پیک آن را به پیک مورد نظر تحویل و عملیات ارسال جهت مشتری تکمیل گردد. پس از تحویل غذا به مشتری عملیات تسویه حساب با پیک انجام می گردد. (تعریف پیک / انتخاب پیک جهت انتساب فاکتور / انتساب فاکتورها به پیک / و چندین گزارش کاربردی در خصوص پیک)
3. امکان ثبت رزرواسیون  با این امکان کاربر می تواند رزروها را با توجه به پارامترهای مختلفی از قبیل، نام مشتری، تاریخ و ساعت، تعداد میهمانان، نوع مراسم، میزهای در نظر گرفته شده، مبلغ بیعانه و ... ثبت نماید و همچنین رسیدی در این خصوص چاپ نماید و در اختیار مشتری قرار دهد.
4. اتصال مشتقات به یک غذا  با توجه به اینکه در بسیاری از صاحبان مشاغل اغذیه فروشی به همراه یک غذا آیتم های مختلفی از قبیل، نان، ظروف یکبار مصرف و سس و ادویه جات به مشتری تحویل می گردد در این قسمت می توانند آیتم های در نظر گرفته شده توسط مدیر مجموعه برای ارائه به همراه غذا لحاظ گردد و در هنگام صدور فاکتور به صورت خودکار به فاکتور مشتری اضافه می گردد.
5. قرعه کشی در نرم افزار امکان قرعه کشی و انتخاب یک یا چند نفر از مشتریان به عنوان برندگان یک دوره ی زمانی مشخص (از یک روز تا یک سال) به منظور ایجاد انگیزه در مشتریان برای خرید بیشتر در نظر گرفته شده است.
6. ماژول ارسال پیامک  امکان ارسال پیامک های انبوه موضوعی و خودکار در نرم افزار تعبیه گردیده است با این امکان شما علاوه بر امکان ارسال دستی (انبوه و موردی) پیامک برای مشترکین ثبت شده در نرم افزار می توانید با انجام تنظیمات مورد نظر ارسال پیامک های خودکار را نیز فعال نمایید. (تبریک خودکار روز تولد مشترک / تبریک خودکار روز سالگرد ازدواج مشترک / ارسال خودکار پیامک هنگام انتساب فاکتور به پیک جهت ارسال برای مشترک / ارسال خودکار پیامک پس از ثبت مشترک جدید و همچنین ارسال پیامک برای مدیران مجموعه
7. مکالمه داخلی کاربران امکان ارسال و دریافت پیام بین کاربران و مکالمه (چت) داخلی بین کاربران
8. اتصال به دستگاه کالر آی دی امکان دریافت شماره تماس گیرنده از دستگاه کالر آی دی و مطابقت آن با شماره تلفن های مشترکین و شناسایی خودکار مشترک جهت افزایش تکریم مشترک و همچنین افزایش سرعت عمل در کار
9. استفاده از خطوط چاپ پیشرفته در مجموعه هایی که شرایط چیدمان چاپگر ها در آشپزخانه به صورت پیشرفته و پیچیده ای باشد می بایست از خطوط چاپ پیشرفته استفاده گردد.
10. اتصال به ترازو / شناسایی بارکدهای وزنی چاپ شده توسط ترازو در مجموعه هایی که فروش غذا به صورت وزنی صورت می گیرد اتصال به ترازو  یا شناسایی بارکدهای وزنی صادر شده توسط ترازو به شدت در سرعت و دقت عمل کاربران تأثیرگذار می باشد.

و ده ها قابلیت دیگر

در فروشگاه هايي كه عرضه محصولات به صورت فله انجام مي شود، مانند فروشندگان خشكبار، خواربار فروشان، سوپرماركت ها و فروشندگان مواد پروتئيني و همچنين در هايپرماركت ها و فروشگاه هايي كه فروش كالاهاي بسته بندي و فله به شكل همزمان صورت مي گيرد، يكي از مشكلات كاربران (صندوق داران) روش تعيين مقدار يا وزن اقلام و درج سريع آن ها در فاكتور است.

خوشبختانه سازندگان محترم ترازو امكاناتي در ترازو تعبيه كرده اند كه در صورت هم خواني و هماهنگي با نرم افزار موجب افزايش سرعت عمل در اين قسمت مي گردد. براي اين منظور به دو روش مي توان عمل نمود:

• روش نخست امكان چاپ باركد هاي وزني توسط ترازوهاي چاپگر دار است كه اين باركدها حاوي اطاعاتي از قبيل كد كالا، وزن كالاي صادر شده توسط ترازو و ... مي باشد كه با استفاده از قابليت در نظر گرفته شده توسط نرم افزار باركد تجزيه و تحليل و در كوتاه ترين زمان كالاي مورد نظر با وزن صادر شده توسط ترازو به فاكتور اضافه مي گردد.
• روش دوم اتصال ترازو توسط كابل به رايانه مي باشد كه در اين صورت ميزان وزن توسط كابل به سيستم منتقل خواهد شد و كاربر از ورود دستي مقدار وزن بي نياز خواهد شد.

امكان ثبت سفارش كالا

اعلام نيازمندي و ثبت سفارش كالاهاي مورد نياز واحد تجاري به روش هاي سنتي و به صورت شفاهي علاوه بر افزايش احتمال خطا و اشتباه توسط دو طرف سفارش دهنده و سفارش گيرنده، امكان ارجاعات بعدي و بررسي و مطابقت اجناس ارسال شده و سفارش را نيز از بين مي برد، از اين رو استفاده از قابليت ثبت و چاپ سفارشات كالا موجب افزايش دقت، كاهش خطاي انساني و همچنين پيگيري و مراجعات بعدي را امكان پذير مي نمايد.

امكان تبديل سفارش كالا به فاكتور خريد

با اين امكان مي توانيد سفارش هاي صادر شده قبلي را به سادگي به فاكتور خريد تبديل نماييد بدون آنكه نياز باشد اين اطلاعات را مجدداً براي صدور فاكتور خريد در نرم افزار وارد نماييد.

امکانات تکمیلی که بعد از خرید این ویژگی در دسترس قرار می گیرند:

1. دريافت و پرداخت پيشرفته
2. تعریف بیش از یک بانک
3. واریز به بانک
4. انتقال از بانک به بانک
5. انتقال از بانک به صندوق
6. چک های ضمانتی + گزارش مربوطه
7. بانک در یک نگاه
8. تعریف بخش
9. افزایش / کاهش سرمایه + گزارشات
10. انتقال از شخص به شخص
11. خلاصه گزارش اشخاص
12. گزارش فروش به اشخاص
13. ثبت و مدیریت دسته چک
14. گزارش مغایرت موجودی انبار
15. گزارش کلی تخفیف ردیفی کالا
16. گزارش ریز تخفیف ردیفی کالا
17. ترازنامه
18. ایجاد سال مالی جدید
19. گروه گزارش دفاتر (گزارش دفتر روزنامه، گزارش دفاتر کل حسابداری)
20. گروه معامله کالا (برگشت از خرید، گزارش فاکتورهای برگشت از خرید)
21. گروه سفارشات کالا (ثبت سفارش، تبدیل سفارش کالا به فاکتور خرید، گزارش سفارش ها)
22. گروه گزارشات سرمایه ها (گزارش سرمایه ها، گزارش تفصیلی سرمایه اشخاص)
23. گروه گزارشات سود و زیان (گزارش سود بخش ها، گزارش صورت سود و زیان، گزارش صورت سود و زیان کالا، گزارش سود و زیان کالا)