مغایرت گیری انبار

انبارگردانی چیست و چه مراحلی دارد؟ چرا بایستی مغایرت گیری انبار را انجام دهیم؟

پیش از هرچیزی باید بدانیم که انبارگردانی چیست؟ انبارگردانی به معنی کنترل فیزیکی فضای انبار می‌باشد. در طی عملیات انبارگردانی به صورت دستی موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مشخص شمرده می‌شود و همچنین بررسی می‌شود که آیا موجودی به دست آمده با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا، مغایرت دارد یا خیر.

انبارگردانی یکی از رایج‌ترین روش‌های کنترل موجودی انبار در یک بازه زمانی معین است. هدف از انجام این کار نظارت بیشتر بر کار ثبت ورود و خروج کالاها از انبار است. براساس استانداردهای مربوطه، این عملیات باید حداقل یک بار در سال در انبار شرکت‌هایی که کالامحور هستند، انجام شود.  هنگام انجام عملیات انبارگردانی حتما باید یک سرپرست حضور داشته باشد.

تیم انبارگردانی چیست؟

عملیات انبارگردانی بسیار حساس و زمانبر می‌باشد و به همین خاطر برای انجام آن به یک تیم کاری احتیاج خواهید داشت. اما سوال اینجاست که  تیم انبارگردانی چیست و  شامل چه اعضایی است؟ تیم انبارگردانی شامل سرپرست انبارگردانی، گروه کنترل، انباردار و گروه‌های شمارشگر می‌باشد. گروه‌های شمارشگر اغلب دو نفره هستند. سرپرست انبارگردانی مسئول اجرای عملیات انبارگردانی است. سرپرست دستورالعمل‌های لازم را برای اجرای عملیات تعیین می‌کند و پس از اعمال تغییرات احتمالی، عملیات شمارش کالای انبار شروع خواهد شد.

انباردار به دلیل آشنا بودن با فضای انبار و نحوه چیدمان کالاها در قفسه‌ها و فضای انبار بایستی حتما حضور داشته باشد. این کار به تسریع روند کار نیز کمک خواهد کرد. گروه شمارشگر از دو نفر تشکیل می‌شود. یک نفر مسئول شمارش و دیگری مسئول ثبت اطلاعات می‌باشد. این گروه موظف است اقلام موجود را به دقت بشمارند و اطلاعات حاصل را در تگ‌های شمارش ثبت کنند.

اهداف از انبارگردانی چیست؟

همانطور که می‌دانیم موجودی انبار هر شرکت، دارایی تجاری آن شرکت به شمار می‌آید. پس بسیار مهم است که در پایان دوره مالی، حداقل یک بار موجودی انبار شمرده شود. اگر موجودی کالای شرکتی کم باشد، به جای انبارگردانی از طریق یک سیستم صحیح و اصولی، موجودی انبار کنترل می‌شود.

در پاسخ به اینکه هدف از انبارگردانی چیست باید بگوییم که هدف اصلی از شمارش موجودی انبار، اطلاع یافتن از کمیت، کیفیت و در نهایت کنترل کالاها می‌باشد.

علاوه براین، در زمانی که انباردار یا سرپرست انبار برکنار می‌شود و شخص جدیدی در این سمت قرار می‌گیرد،  به اصطلاح برای تحویل انبار می‌بایست یک بار انبارگردانی شود.

همچنین در مواردی که بین بخش‌های مختلف یک شرکت یا سازمان در مورد موجودی اختلاف نظر وجود داشته باشد، برای کنترل وضعیت، انبارگردانی موردی یا رندمی صورت می‌گیرد.

مزایای انبارگردانی چیست ؟

• اطمینان یافتن از ارقام موجود در صورت حساب‌های مالی
• کاهش خطای پرسنلی ضمن بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار
• جداسازی ضایعات و موجودی غیر قابل مصرف و ایجاد نظم در انبار
• جلوگیری از تجمع بیش از حد کالاها در انبار
• جلوگیری از ضرر و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضا
• جلوگیری از ضرر ناشی از تغییر قیمت کالا به واسطه کنترل موجودی انبار
• جلوگیری از ثبت سفارش‌های تکراری
• فراهم آوردن امکان دریافت گزارش از موجودی کالا، میزان تولید و میزان مصرف

برای انبارگردانی معمولا باید با واحد حسابداری هماهنگی لازم صورت گیرد. پس از آنکه زمانی برای انجام عملیات تعیین شد، مقدمات آن فراهم می‌شود. بدین منظور کالاها در گروه‌های مشابه و یکسان دسته‌بندی می‌شوند.

مراحل انبارگردانی به چه صورتی می‌باشند؟

حال که با پاسخ انبارگردانی چیست آشنا شدیم، وقت آن رسیده که بدانیم مراحل انجام آن به چه شکلی است.

این مراحل به ترتیب عبارتند از:

• تعیین برنامه زمانی دقیق، روز و ساعت شروع و پایان انبارگردانی جهت جلوگیری از ورود و خروج کالا
• فراهم کردن وسائل مورد نیاز مانند فرم‌ها، ابزار و وسایل شمارشی
• سرپرست عملیات انبارگردانی و گروه کنترل بایستی تعیین شود.
• گروه‌های شمارش باید تعیین شوند و آموزش‌های لازم بایستی صورت گیرند.
• انبار آماده شود و موجودی های قابل شمارش کنترل و تفکیک شوند.
• کالاهای امانی شناسایی و تفکیک شوند.
• ضایعات و لوازم اسقاطی شناسایی و تفکیک شوند.
• کالاهای راکد شناسایی و تفکیک شوند.
• شماره آخرین سند رسید و حواله‌ی انبار پیش از شروع عملیات ثبت شوند.
• موجودی شمارش شود.
• برگه‌های شمارش شده توسط سرپرست شمارش تایید و امضا شود.
• صورت جلسه‌ای از چگونگی انجام انبارگردانی تهیه شود.

انواع انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی به عنوان عملیاتی جهت کنترل موجودی انبار برای یک بازه زمانی مشخص تعریف می‌شود. با در نظر داشتن این تعریف از پاسخ به سوال انبارگردانی چیست، می توان این عملیات را به انواع مختلفی تقسیم کرد:

• انبارگردانی پایان سال: این نوع از انبارگردانی تقریبا یک بار و در پایان سال اتفاق می‌افتد و تمامی کالاها، به دلیل انتقال موجودی انبار به سال بعد، بایستی شمارش شوند. از رقمی که در این نوع انبارگردانی به دست می‌آید، در پایان سال، برای تدوین ترازنامه و حساب‌های سالیانه مالی استفاده خواهد شد. البته این عملیات به دلیل زمان‌بر بودنش می‌تواند بسیار پرهزینه باشد.
• انبارگردانی میان دوره‌ای: این نوع از انبارگردانی در پایان نیم سال اول صورت می‌گیرد. در این مدل نیز کلیه کالاها شمارش می‌شوند.
• انبارگردانی رندم یا موردی: انبارگردانی موردی در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر نسبت به دو مورد پیشین و جهت حصول اطمینان از صحت موجودی ثبت شده برای کالاهای انبار صورت می‌گیرد. در این نوع انبارگردانی تنها تعدادی از کالاها به صورت رندم شمارش می‌شوند و عدم مغایرت آن با کاردکس موجودی بررسی می‌شود.
• انبارگردانی مستمر: در این روش از انبارگردانی هر هفته قسمت مشخصی از اقلام شمارش می‌شوند. این کار موجب می‌شود تا به مرور و در طول یک سال بدون نیاز به بستن انبار، تمام موجودی انبار چک شود. این روش به صورت مستمر انجام می‌شود و در نتیجه نیازی به تعطیل کردن انبار نخواهد بود اما به خاطر محدودیت زمانی این روش امکان رسیدگی به اختلافات بزرگ وجود ندارد.
• انبارگردانی ناگهانی: این روش به منظور پیشگیری از سرقت‌های احتمالی انجام می‌شود. در اصل بررسی‌های ناگهانی برای اطمینان از صحت موجودی کالا در انبار، احتمال سوء‌استفاده و سرقت از انبار را بسیار کم می‌کند.

دفعات شمارش کالا در انبار گردانی

• تک شمارشی: در این روش تنها یک بار موجودی انبار شمرده خواهد شد و اگر مغایرتی بین اطلاعات به دست آمده وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی صادر می‌شود. ولی در صورت وجود مغایرت موجودی با کاردکس، کالاها لیست می‌شود و فرآیند شمارش دوباره انجام خواهد شد.
• دو شمارشی: در این حالت دو بار موجودی انبار شمرده خواهد شد و اگر عدد به دست آمده با عدد به دست آمده از شمارش اولی یکی باشد، مقدار به دست آمده پذیرفته خواهد شد و گواهی معتبری صادر می‌شود. اما اگر بین دو شمارش مغایرت وجود داشته باشد، فرآیند شمارش برای بار سوم انجام خواهد شد.
• سه شمارشی: در این حالت شمارش موجودی برای بار سوم صورت می‌گیرد. در این حالت  تنها عددی که از شمارش سوم به دست می‌آید، معتبر است و به عنوان موجودی صحیح در نظر گرفته می‌شود.

در سه حالت ذکر شده، یک درصد مشخص به عنوان درصد مغایرت در نظر گرفته  می‌شود و  از آن چشم پوشی می‌شود. در پایان اگر کسری موجودی اتفاق بیفتد، سند کسری صادر شده و اگر موجودی اضافه به دست آید، سند مازاد صادر می ‌شود.

نکات مربوط به انبارگردانی چیست؟

نکاتی که قبل از شروع شمارش باید در نظر گرفت:

• قبل از شروع انبارگردانی، کالاها و اقلام موجود در انبار را به طور منظم مرتب کنید تا بخاطر پراکندگی کالاها از شمارش تکراری و یا از قلم افتادن آن‌ها به هنگام شمارش جلوگیری شود. در نتیجه سرعت عمل و دقت تیم‌های شمارنده نیز افزایش می‌یابد.
• تمام لیست‌های ورودی و خروجی و برگشتی باید درست ثبت شده باشند.
• فرم دریافت یا رسید خروجیِ تمام کالاهای وارد شده و صادر شده از انبار و نیز شماره آخرین فرم‌های استفاده شده در زمان شروع عملیات، می‌بایست در اختیار مسئول هماهنگ کننده قرار بگیرد.
• به منظور افزایش سرعت شمارش، لیست شمارش موجودی‌ها باید در دو نسخه تهیه شود و در اختیار گروه‌های شمارش‌گر قرار بگیرد.
• مدتی قبل از شروع انبارگردانی باید تاریخ دقیق عملیات به صورت کتبی به سایر واحدها اعلام شود.
• موجودی‌هایی که شناسایی آن‌ها سخت است، به کمک مسئول انبار و از طریق نوشتن شرح و مشخصات دقیق بر روی آن‌ها تعیین شوند.

نکاتی که باید هنگام شمارش موجودی‌ها به آن‌ها توجه داشت:

• شمارش کالا در ساعت تعیین شده شروع می‌شود. گروه‌های شمارش‌گر کار خود را از محل‌هایی که از قبل تعیین شده است، شروع خواهند کرد. شمارش باید به صورت مداوم صورت بگیرد؛ به این صورت که از قفسه اول شروع شود و به ترتیب قفسه‌های بعدی شمارش شوند.
• سرپرست شمارش موظف است روی کار و فعالیت گروه‌های شمارش‌گر نظارت کند و مطمئن شود که آن‌ها دستورالعمل‌های مربوطه را انجام می‌دهند.
• بهتر است که اقلام دو مرتبه و توسط گروه‌های شمارش‌گر مختلف شمرده شوند.
• تیم کنترل با شمارش بخش‌های شمارش شده، درصورت مشاهده مغایرت آن را به سرپرستان گزارش می‌دهد و درخواست تجدید شمارش می‌کنند.
• در طی انبارگردانی ناظر و تیم کنترل مسئول نظارت بر عملکرد گروه شمارشگر هستند تا اقلام موجود در انبار دوباره شمرده نشوند، برخی از آن‌ها از قلم نیفتد و غیره.
  باید تجهیزات لازم برای توزین اقلامی که بر اساس وزن دسته‌بندی و شمارش می‌شوند در دسترس تیم شمارش‌گر قرار بگیرد.

نکات مهم پس از شمارش موجودی انبارگردانی چیست؟

• برگشت تمام برگه‌های شمارش به سرپرستان و امضای اوراق شمارش شده، باید کنترل شود.
• می‌بایست لیست شمارش، لیست کسری و یا اضافات انبارگردانی را تهیه نمایید و آن را به بخش مالی تحویل دهید.
• باید صورتجلسه پایان عملیات انبارگردانی را با قید تاریخ و زمان دقیق شروع و پایان انبارگردانی تنظیم کنید.
• نام تمام تیم‌های شمارش و سرپرستان را بنویسید و مسئولین مربوطه می‌بایست لیست‌های شمارش را تایید کنند.
• تمام برگه‌های شمارش باید در پایان انبارگردانی برگه‌ها به هماهنگ کننده تحویل داده شود.
• درصورت وجود مغایرت در شمارش موجودی دو گروه شمارش‌گر یا مشاهده اختلاف بین نتایج شمارش و مدارک دائمی موجودی‌ها باید عملیات شمارش مجددا صورت گیرد.
• باید نتایج حاصل از شمارش اقلام همراه با مدارک دائمی و حساب کنترل دفاتر مقایسه شود.

نکات مهم برای انبارگردانی چیست؟

گروه انبارگردانی و سرپرست تیم را حتما باید قبل از هرگونه اقدامی تعیین کنید. سرپرست باید فردی مورد اعتماد باشد. همچنین اعضای تیم آموزش‌های مورد نیاز برای انجام انبارگردانی را یاد گرفته باشند و به خوبی بدانند انبارگردانی چیست و چه استانداردهایی دارد.

• در هنگام شمارش موجودی کالا امکان ورودی و یا خروج هیچ کالایی از انبار وجود ندارد، بنابراین باید زمان دقیق شروع انبارگردانی و مدت آن را به طور دقیق به واحدهای دیگر اطلاع دهید تا کالای مورد نیاز خود را قبل از شروع انبارگردانی تهیه کنند.
• تگ‌های کالا و گذاشتن آن‌ها روی کالاهای موجود نباید فراموش شود.
• انبارگردانی باید به صورت دیداری و شمارش تک تک کالاهای موجود صورت گیرد.
• بایستی برگه‌های شمارش شده به بخش مورد نظر منتقل شوند و درصورت مشاهده‌ی اختلاف موجودی ثبت شده با موجودی شمارش شده، عملیات شمارش دوم و درصورت نیاز شمارش نهایی صورت پذیرد.
• بعداز هربار شمارش باید برگه‌های شمارش در نرم افزار انبارداری ثبت شوند. اگر در شمارش اول مغایرت وجود داشته باشد باید این مغایرت‌ها در نرم‌افزار انبار ثبت شود سپس لیست مغایرت‌ها را به انبارگردان‌ها تحویل دهید تا شمارش دوم صورت گیرد. درنهایت لیست مغایرت‌های نهایی از شمارش موجودی انبار توسط انباردار و اعضای انبارگردانی صورت جلسه و امضا  می‌شود و به مدیر شرکت تحویل داده می‌شود.
• از کالاهای فاسدشده یا آسیب دیده و کالایی که در کیفیت آن‌ها تغییر ایجاد شده است، لیست تهیه  می‌شود و به منظور تصمیم‌گیری برای این قبیل اقلام به لیست انبارگردانی ضمیمه می‌شود.
• در نهایت واحد انبار به منظور مغایرت‌های مازاد موجودی انبار، رسید مغایرت انبارگردانی و مغایرت‌های کسر موجودی حواله مغایرت صادر می‌کند.