سند افتتاحیه

چگونه سند افتتاحیه را در نرم افزار حسابداری پرنس ایجاد و تکمیل نماییم؟

سند افتتاحيه سندي مي باشد که مانده اوليه حسابها در ابتداي دوره مالي در آن ثبت شده و اصطلاحا دوره مالي جديد با اين سند افتتاح مي گردد. 

در سند افتتاحيه بايد معادله اصلي حسابداري (دارايي = بدهي + سرمايه) با توجه به افتتاح مانده تمامي حسابهاي دائمي برقرار باشد . براي اين منظور ابتدا تمامي دارائيها را بدهکار و در مقابل حساب افتتاحيه را بستانکار مي کنند. سپس بدهي ها و سرمايه را بستانکار نموده و حساب افتتاحيه را بدهکار مي کنند . در صورت صحيح بودن عمليات صدور سند افتتاحيه ، مانده حساب افتتاحيه در اين سند صفر خواهد بود.

مي توان سند افتتاحيه را در چند مرحله صادر و تکميل نمود. در مراحل اوليه حساب هايي که مانده قطعي و نهايي شده دارند (مانند بانک ها، صندوق) منتقل مي شوند و بعد از آن به تدريج مانده بقيه حسابها (مانند حساب سود و زيان و ...) ثبت و سند افتتاحيه نهايي مي شود. در اين حالت حساب افتتاحيه تا نهايي شدن سند افتتاحيه مانده خواهد داشت.

از اين فرم در ابتداي اولين دوره مالي جهت ثبت نتايج حاصل از فعاليت مؤسسه در زمان هاي قبل از استفاده از نرم افزار‚ استفاده مي شود؛ تا برنامه براي استفاده روزمره آماده شود. 

اطلاعاتي كه بايد در ابتداي استفاده از نرم افزار در برنامه وارد شوند عبارتند از:

• مانده حساب هاي افراد (ميزان بدهي / طلب افراد مختلف)
• موجودي اوليه بانك ها 
• موجودي اوليه صندوق ها
• موجودي اوليه كالا ها
• اسناد دريافتي (مانند چك ها و …) وصول نشده
• اسناد پرداختي پاس نشده
• سرمايه اوليه سرمايه گذاران

وارد كردن اين اطلاعات به معني وارد كردن سند افتتاحيه مي باشد.

پس از ورود به صفحه سند افتتاحيه قسمت هاي ذيل را مشاهده مي کنيد که به تفصيل در رابطه با آنها در ذيل توضيح خواهيم داد:

سربرگ صندوق

در اين بخش ليست تمامي صندوق هاي موجود به شما نمايش داده مي شود که مي توانيد در ستون موجودي، مبلغ موجودي اوليه هر صندوق را وارد کنيد. اگر بخواهيد صندوق جديدي را به ليست اضافه کنيد، مي توانيد با کليک بر روي دکمه صندوق جديد، مشخصات صندوق جديد را ثبت کنيد.

سرجمع موجودي اوليه صندوق ها در پايين فرم در قسمت دارايي ها نمايش داده مي شود.

در صورت طولاني بودن ليست صندوق ها ، براي يافتن رديف صندوق خاص ، کافي است نام صندوق مورد نظر را در قسمت جستجو وارد کرده و دکمه جستجو را کليک کنيد. با انجام اين کار، رديف مربوطه در ليست صندوق ها انتخاب مي شود.

با کليک بر روي دکمه گزارش موجودي صندوق ها، فرم گزارش موجودي بانک ها و صندوق ها باز مي شود. و ليست تمامي صندوق ها به همراه موجودي فعلي آنان نمايش داده مي شود.

سربرگ بانک

در اين بخش ليست تمامي شماره حساب هاي بانکي تعريف شده در سيستم نمايش داده مي شود که مي توانيد در ستون موجودي، موجودي اوليه هر حساب بانکي را وارد کنيد. در صورت تمايل به اضافه کردن شماره حساب جديد به ليست ، مي توانيد با کليک بر روي دکمه بانک جديد ، مشخصات شماره حساب بانکي جديد را ثبت کنيد.

سرجمع موجودي اوليه حساب هاي بانکي در پايين فرم در قسمت دارايي ها نمايش داده مي شود.

در صورت طولاني بودن ليست شماره حساب هاي بانکي ، براي يافتن رديف شماره حساب بانکي خاص ، کافي است نام بانک و يا شماره حساب مورد نظر را در قسمت جستجو وارد کرده و دکمه جستجو را کليک کنيد. با انجام اين کار، رديف مربوطه در ليست شماره حساب هاي بانکي انتخاب مي شود.

با کليک بر روي دکمه گزارش موجودي بانک ها، فرم گزارش موجودي بانک ها و صندوق ها باز مي شود. و ليست تمامي حساب هاي بانکي به همراه موجودي فعلي آنان نمايش داده مي شود.

سربرگ حساب اشخاص

در اين بخش مي توانيد مانده حساب اوليه اشخاص را وارد کنيد. با ورود به اين بخش ليست حساب تمامي اشخاص ثبت شده در نرم افزار به شما نشان داده مي شود و شما مي توانيد در ستون بدهکار، مانده حساب بدهکاري شخص و در ستون بستانکار، مانده حساب طلب شخص را ثبت کنيد. در صورت تمايل به اضافه کردن حساب شخص جديد به ليست مي توانيد با کليک بر روي دکمه شخص جديد ، مشخصات شخص جديد را در نرم افزار ثبت کنيد. توجه داشته باشيد مانده حساب اوليه فقط براي اشخاصي قابل درج است  که در فرم تعريف اشخاص، سقف اعتبار براي آنان تعريف شده است.

در صورت طولاني بودن ليست حساب اشخاص، براي يافتن حساب شخص خاص، کافي است نام و يا نام خانوادگي شخص مورد نظر را در قسمت جستجو وارد کرده و دکمه جستجو را کليک کنيد. . با انجام اين کار، رديف مربوطه در ليست حساب هاي اشخاص انتخاب مي شود.

 سرجمع حساب بدهکاري در قسمت دارايي ها و سرجمع حساب بستانکاري در قسمت بدهي ها نمايش داده مي شود

سربرگ چک دريافتني

در صورتي که بخواهيد تمامي چک هاي دريافتني خود را به عنوان دارايي هاي خود در نظر بگيريد، وارد سربرگ چک دريافتني شده و با کليک بر روي دکمه ثبت چک جديد اقدام به ثبت مشخصات چک هاي خود کنيد.

براي ويرايش مشخصات چک هاي ثبت شده، رديف چک مربوطه را انتخاب و بر روي دکمه ويرايش کليک کنيد؛ سپس در فرم باز شده اقدام به ويرايش مشخصات کنيد. 

جهت حذف مشخصات چک هاي ثبت شده در سند افتتاحيه کافي است رديف مربوطه را از حالت انتخاب خارج کرده و بر روي دکمه ثبت موجودي اوليه، در پايين فرم کليک کنيد با انجام اين کار پيغام زير نمايش داده مي شود که با تاييد آن چک هاي مربوطه حذف مي شوند.

در صورت طولاني بودن ليست چک دريافتني ، براي يافتن مشخصات چک خاص ، کافي است شماره سريال چک، نام شخص ، نام بانک و يا شماره حساب بانک مورد نظر را در قسمت جستجو وارد کرده و دکمه جستجو را کليک کنيد. با انجام اين کار، رديف مربوطه در ليست چک دريافتني انتخاب مي شود.

جهت مديريت چک هاي خود مي توانيد بر روي دکمه مديريت چک ها کليک کنيد.

جهت نمايش تاريخچه چک مي توانيد بر روي دکمه تاريخچه چک کليک کنيد.

سربرگ چک پرداختي

در صورتي که بخواهيد تمامي چک هاي پرداختني خود را به عنوان بدهي هاي خود در نظر بگيريد، وارد سربرگ چک پرداختي شده و با کليک بر روي دکمه ثبت چک جديد اقدام به ثبت مشخصات چک هاي خود کنيد.

تمامي موارد گفته شده در قسمت چک دريافتني در اين قسمت هم کاربرد دارد.

سربرگ موجودي کالا

اگر هنگام استفاده از اين نرم افزار، کالاهاي موسسه شما از قبل موجودي داشته باشند ، لازم است از اين قسمت براي ثبت آنها استفاده کنيد . ثبت موجودي کالا باعث مي شود در گزارشات کالا ، يک رديف بعنوان "موجودي ابتداي دوره" به نمايش درآيد . لازم به ذکر است که اگر موجودي اوليه کالاي شما صفر است نيازي به استفاده از اين قسمت نداريد.

در موسساتي که با تعداد کالاهاي زيادي سر وکار دارند لازم است قبل از شروع به کار، ليستي از موجودي (انبارگرداني دوره قبل)خود تهيه کرده و آن را قيمت گذاري کنيد . اين قيمت به منزله ارزش کالا در آن تاريخ در سيستم ثبت مي گردد.

ارزش کالا (يا به عبارتي في خريد) در واقع في يک واحد از کالا مي باشد.

سرجمع ارزش ريالي موجودي اوليه کالاها در پايين فرم در قسمت دارايي ها نمايش داده مي شود.

روش هاي وارد کردن موجودي اوليه کالا

1. نمايش ليست کالاها و درج موجودي به صورت يکجا
2. درج کالا به صورت تک تک

براي تنظيم روش اول بايستي در فرم نتظيمات در سربرگ متفرقه ، گزينه "درج کالاي ابتداي دوره  به صورت تک تک (در سند افتتاحيه)" را غير فعال کنيد و براي تنظيم روش دوم ، گزينه فوق را فعال کنيد.

نمايش ليست کالاها و درج موجودي به صورت يکجا

در صورتي که تعداد کالاهاي شما زياد نباشد و کالا هاي شما ساده باشند (فاقد خصوصيت ، سريال و ...) مي توانيد از اين روش استفاده کنيد. 

درج کالا به صورت تک تک

در اين قسمت با هر يک از روش هاي زير مي توانيد مشخصات کالا را به ليست اضافه کنيد 

• ورود ليستي: با کليک بر روي اين دکمه، فرم جستجوي کالا باز مي شود و شما مي توانيد کالاهاي مورد نظر خود را انتخاب و به ليست اضافه کنيد. توجه داشته باشيد کالاهاي اضافه شده به ليست با مقدار پيش فرض يک و ارزش ريالي ، قيمت خريد پيش فرض کالا ، نمايش داده مي شوند. راهنماي جستجوي کالا
• کالاي خصوصيت دار
• رديف جديد: با کليک بر روي اين دکمه، فرم رديف جديد باز شده و شما مي توانيد مشخصات کالاي خود را به ليست اضافه کنيد. راهنماي رديف جديد
• ورود ليستي کالاهاي بارکد دار: با کليک بر روي اين دکمه، فرم دريافت بارکد- مقدار باز مي شود و شما مي توانيد موجودي کالاهاي خود را به ليست اضافه کنيد. توجه داشته باشيد ارزش ريالي وارد شده ، قيمت خريد پيش فرض کالا ، مي باشد. راهنماي دريافت بارکد- مقدار

در صورت طولاني بودن ليست کالاها، براي يافتن کالاي خاص، کافي است کد کالا و يا نام کالاي مورد نظر را در قسمت جستجو وارد کرده و دکمه جستجو را کليک کنيد. . با انجام اين کار ، رديف مربوطه در ليست کالاها انتخاب مي شود.

جهت ويرايش هر يک از رديف هاي کالا مي توانيد رديف مربوطه را انتخاب و بر روي دکمه ويرايش کليک کنيد با انجام اين کار فرم رديف جديد همراه با مشخصات کالاي انتخابي باز و آماده ويرايش اطلاعات مي شود.

جهت حذف هر يک از رديف هاي کالا مي توانيد رديف مربوطه را انتخاب و بر روي دکمه حذف کليک کنيد.

جهت چاپ بارکد کالاهاي ثبت شده در سند افتتاحيه مي بايستي ابتدا رديف هاي مربوطه را انتخاب و بر روي دکمه چاپ بارکد کليک کنيد.

جهت نمايش موجودي فعلي کالاها در انبارها مي توانيد بر روي دکمه موجودي کالا کليک کنيد.

سربرگ سرمايه اوليه

در اين بخش شما مي توانيد سرمايه اوليه سرمايه گذاران را وارد کنيد. با ورود به اين بخش ليست تمام سرمايه گذاران نمايش داده مي شود و شما مي توانيد در ستون سرمايه، مبلغ سرمايه اوليه اشخاص را وارد کنيد. در صورتي که بخواهيد سرمايه گذار جديد تعريف کنيد، بر روي دکمه شخص جديد کليک کرده و در فرم تعريف اشخاص، مشخصات آن را وارد کنيد.

سرجمع مبلغ سرمايه هاي اوليه در پايين فرم در قسمت بدهي ها نمايش داده مي شود.

در صورت طولاني بودن ليست سرمايه گذاران ، براي يافتن سرمايه گذار خاص ، کافي است نام و يا نام خانوادگي شخص مورد نظر را در قسمت جستجو وارد کرده و دکمه جستجو را کليک کنيد. با انجام اين کار ، رديف مربوطه در ليست انتخاب مي شود.

نکاتي در مورد فرم سند افتتاحيه

• در هر سربرگ، با کليک بر روي دکمه مرحله قبلي، به سربرگ قبل و با کليک بر روي دکمه مرحله بعدي، به سربرگ بعدي منتقل مي شويد.
• چون در صورتحساب اشخاص، مانده حساب شخص و چک هاي دريافتي و پرداختي جداگانه ثبت مي گردد ، لازم است مانده حساب يک شخص بدون احتساب چک هايش در سيستم درج گردد. مثل وقتي که يک شخص هم مانده حساب تسويه نشده داشته باشد و هم بابت تسويه در يک تاريخ خاص چک داده باشد.
• در سال هاي مالي دوم به بعد فرم سند افتتاحيه نمايش داده نمي شود. همچنين بعد از بستن سال مالي اطلاعات در سند افتتاحيه سال اول قابل ويرايش نخواهد بود.
• در صورتي که جمع دارايي ها با جمع بدهي ها در پايين فرم با هم برابر باشند، در اين صورت اختلاف بين بدهي ها و دارايي ها صفر شده و سند افتتاحيه تراز است.
• در صورتي که جمع دارايي ها با جمع بدهي ها با هم برابر نباشند، در اين صورت اختلاف بين بدهي ها و دارايي ها صفر نيست و سند افتتاحيه تراز نيست.