سطوح واحد کالا

تعیین سطوح واحد کالا در نرم افزار حسابداری پرنس

با توجه به این که کالاهای مختلف ممکن است واحدهای شمارش مختلفی داشته باشند و همچنین یک کالا دارای چند واحد شمارشی مختلف باشد، از این قسمت برای تعریف سطوح واحد کالا استفاده می شود. توجه داشته باشید که از واحدهای تعریف شده در فاکتورهای خرید و فروش و تمامی قسمت هایی که با کالا سروکار دارند استفاده می شود.

 در صورتی که کالای شما دارای یک سطح واحد باشد می توانید مشخصات سطح واحد آن را در فرم تعریف کالا وارد کنید و احتیاجی به استفاده از این فرم نمی باشد.

پس از ورود به صفحه تعیین سطح واحد کالا، در قسمت بالای صفحه، مشخصات کالا نمایش داده می شود و در لیست، سطوح واحد تعریف شده برای  کالا نمایش داده می شود. در صورتی که قبلا در این فرم سطح واحدی برای کالا تعریف نکرده باشید، مشخصات سطح واحد انتخابی از فرم تعریف کالا در لیست نمایش داده می شود. 

تعریف سطح واحد جدید

 جهت تعریف سطح واحد جدید برای کالا، به یکی از روش های زیر عمل کنید:

• بر روی دکمه درج ردیف جدید کلیک کنید.
• بر روی لیست راست کلیک کرده و گزینه اضافه کردن ردیف جدید را انتخاب کنید.

با انجام این کار فرمی را جهت درج سطح واحد جدید، مشاهده می کنید که به تفصیل در رابطه با آن در ذیل توضیح خواهیم داد:

• • عنوان: در این قسمت می توانید یک عنوان برای سطح واحد جدید انتخاب کنید. در صورتی که عنوان مورد نظر شما در لیست وجود ندارد می توانید اقدام به ثبت عنوان جدید کنید.
  • واحد کالا: در این قسمت بایستی واحد کالا را انتخاب کنید.

به صورت پیش فرض در نرم افزار واحد هایی تعریف شده است که در زیر لیست مقادیر تعریف شده نمایش داده خواهد شد.

واحد های پیش فرض تعریف شده در برنامه: گرم / بسته / عدد / كيلو گرم / متر / كارتن / مثقال / پرس / شل / تن / متر مربع / شاخه / ورق

 در صورتی که واحد شمارش مد نظر شما در لیست انتخابی وجود ندارد می توانید با کلیک بر روی دکمه مربوطه اقدام به ثبت واحد شمارش جدید کنید.

توجه داشته باشید در یک گروه از سطح واحد نمی توانید سطوح واحد با واحد کالای تکراری داشته باشید. در صورت انتخاب واحد کالای تکراری، هنگام ثبت سطح واحد نرم افزار به شما پیغام تکراری بودن واحد کالا نمایش داده و از ثبت اطلاعات جلوگیری می کند.

• • نوع واحد: در این قسمت بایستی نوع واحد شمارشی را انتخاب کنید.

کامل: با انتخاب این گزینه واحد شمارش کالای شما صحیح خواهد بود. (در صورت فعال بودن این گزینه ، در فرم های عملیاتی مثل فاکتور های خرید، فروش و ... مقدار کالا را فقط به صورت صحیح می توانید وارد کنید.)

اعشاری: با انتخاب این گزینه واحد شمارش کالای شما اعشاری خواهد بود، اکثراً کالا هایی که وزنی هستند شامل این گزینه هستند. مثل برنج. (در صورت فعال بودن این گزینه ، می توانید در فرم های عملیاتی مثل فاکتور های خرید، فروش و ... مقدار کالا را به صورت اعشاری وارد کنید.)

• • ضریب: در این قسمت ضريب تبديل سطح واحد مربوطه نسبت به سطح واحد قبلی را وارد کنید.

به عنوان مثال برای تعریف سطح واحد شل، که هر شل آب، از 6 عدد بطری آب تشکیل شده بایستی ابتدا سطح واحد عدد را تعریف کرده و سپس هنگام تعریف سطح واحد شل، عدد 6 را در قسمت ضریب وارد کنید.

توجه: برای تعریف اولین سطح واحد این قسمت غیر فعال می باشد. 

تعریف بارکد سطح واحد

در صورتی که بخواهید بارکد های خاصی را به سطح واحد تعریف شده نسبت دهید کافی است بر روی دکمه (تعریف بارکد سطح واحد) کلیک کرده و در فرم "بارکد های کالا" اقدام به تعریف بارکد کنید.

در آخر با کلیک بر روی دکمه تائید، اطلاعات سطح واحد جدید به لیست اضافه خواهد شد.

تبدیل به واحد پیش فرض

برای انتخاب یک سطح واحد به عنوان سطح واحد پیش فرض، به یکی از روش های زیر عمل کنید:

• ردیف مربوطه را انتخاب و بر روی دکمه تبدیل به واحد پیش فرض کلیک کنید.
• بر روی ردیف مربوطه راست کلیک کرده و گزینه تبدیل به واحد پیش فرض را انتخاب کنید.
• کلید میانبر برای تبدیل به سطح واحد پیش فرض دکمه F6 می باشد.

تعریف الگو در سطح واحد

در صورتی که کالا های مجموعه شما از سطوح واحد یکسان استفاده می کنند، می توانید یکبار سطوح واحد را برای یک کالا تعریف و با تعریف الگوی سطح واحد، برای سایر کالاها از الگوی تعریف شده استفاده کنید.

جهت تعریف الگوی سطوح واحد به یکی از ورش های زیر عمل کنید:

• بعد از تعریف تمامی سطوح واحد، بر روی دکمه الگوی جدید کلیک کنید.
• سطوح واحد مربوط به گروه سطح واحد خاصی را بارگذاری کرده و بر روی دکمه الگوی جدید کلیک کنید.

با انجام این کار صفحه الگوی جدید باز شده و شما می توانید با وارد کردن نام، الگوی جدید را تعریف کنید.

بارگذاری از الگو

با ورود به فرم تعیین سطح واحد کالا، در صورتی که قبلا الگوی سطح واحد را تعریف کرده باشید، با کلیک بر روی دکمه بارگذاری از الگو لیست الگوهای تعریف شده در نرم افزار نمایش داده می شود و شما می توانید با انتخاب هر یک از الگو های تعریف شده و کلیک بر روی دکمه تائید، الگو را بارگذاری کرده و از آن استفاده کنید.

توجه داشته باشید از الگوهای تعریف شده در نرم افزار فقط هنگام تعریف کالا می توانید استفاده کنید. هنگام ویرایش کالا، این دکمه غیر فعال می باشد. 

تعریف گروه سطح واحد جدید

در صورتی که در مجموعه شما اطلاعات سطوح واحد هر یک از کالاها تغییر کند و شما قبلا از سطوح واحد قبل استفاده کرده باشید با توجه به اینکه امکان ویرایش و حذف سطوح واحد قبلی وجود ندارد، بایستی اقدام به تعریف گروه سطح واحد جدید کنید.

مثلا: در صورتی که قبلا هر بسته بیسکوئیت شامل 10 عدد بیسکوئیت بود و از این به بعد بسته ها به 8 تایی تغییر کرده اند بایستی به روش زیر عمل کنید:

اطلاعات سطوح واحد کالای بیسکوئیت را بارگذاری کرده و بر روی دکمه افزودن گروه سطح کـالای جــدیــد در بالای لیست کلیک کنید. 

با انجام این کار صفحه "گروه سطح جدید" نمایش داده می شود . 

پس از ورود به صفحه، گروه سطح جدید، فرم مربوطه را مشاهده می کنید که به تفصیل در رابطه با آنها در ذیل توضیح خواهیم داد:

• نام گروه سطح کالا: در این قسمت نام گروه جدید سطح واحد کالا را وارد کنید.
• بارگذاری از الگو: در این قسمت فهرست الگو های از قبل تعریف شده نمایش داده می شود که می توانید یکی از الگو ها را انتخاب کنید.
• به عنوان سطح پیش فرض ذخیره شود

با انتخاب این گزینه، گروه جدید سطح کالا، به عنوان گروه پیش فرض این کالا در نرم افزار در نظر گرفته می شود. و در تمامی نرم افزار هنگام بارگذاری اطلاعات کالا، این سطح واحد نمایش داده می شود. 

نکاتی در خصوص تعریف گروه سطح واحد

• در فرم تعیین سطح واحد کالا ، نام گروه پیش فرض نمایش داده شده است . جهت تغییر گروه پیش فرض کافی است از لیست " گروه سطح واحد ها " نام گروه مورد نظر خود را انتخاب و بر روی دکمه انتخاب گروه پیش فرض کلیک کنید. 
• جهت بارگذاری سطوح واحد یک گروه خاص، از لیست گروه سطوح ، نام گروه مورد نظر را انتخاب کنید. با  انجام این کار لیست سطوح واحد مربوط به آن گروه نمایش داه می شود.

در آخر با کلیک بر روی دکمه تائید، اطلاعات سطوح واحد مربوط به کالا در نرم افزار ثبت می شود.      

استفاده از سطح واحد پیش فرض در فاکتور 

در فرم تنظیمات، منوی فاکتور، گزینه "باز شدن ردیف جدید برای تمام کالاها" را از حالت انتخاب خارج کنید.

با انجام این کار در فرم فاکتور، با وارد کردن نام کالا در قسمت "جستجو" و یا وارد کردن بارکد کالا در قسمت "بارکد"، مشخصات کالا با سطح واحد پیش فرض در لیست بارگذاری می شود.

در تمامی قسمت های نرم افزار موجودی کالا بر اساس ریزترین سطح واحد کالا محاسبه و نمایش داده می شود. 

در اکثر گزارشات کالا علاوه بر نمایش مقدار کالا به ریز ترین سطح واحد، امکان نمایش موجودی تفکیکی کالا هم فراهم شده است.