پیش فاکتور

پیش فاکتور چیست؟

پیش فاکتور در واقع همان کاغذ یا برگه ای است که فروشنده آن را به دلیل تعیین و ارزش گذاری بر روی کالا یا خدمتی با تمامی توضیحات لازم مانند مدت اعتبار و شرایط فروش و البته که درخواست خود خریدار به خریدار صادر می کند.

در پیش فاکتور اطلاعاتی شامل نام و تعداد کالا و همچنین قیمت آن ثبت می شود. همچنین در پیش فاکتور ها تاریخی تعیین می شود که با گذشت آن مورخ، اعتبار حقوقی پیش فاکتور از بین می رود.

پیش فاکتورها قبل از اینکه فروش نهایی شود، صادر می شوند و به دست خریدار می رسد، توجه داشته باشید که دریافت پیش فاکتور توسط خریدار به این منظور نیست که خریدار مجبور به پرداخت پول و هزینه است! پیش فاکتور ها همانطور که گفته شد به عنوان یه پیشنهاد فروش از سوی فروشنده به خریدار اهدا می گردد.

معمولا خریدار ها با دریافت چند پیشنهاد فروش یا همان پیش فاکتور از فروشنده های مختلف، قیمت و کالا را ارزیابی می کنند و در نهایت تصمیم نهایی خود را می گیرند.

پیش فاکتور در قانون

برای آن که پیش فاکتور و فاکتور شما دارای اعتبار و به صورت رسمی باشد لازم است که یک سری اطلاعات ضروری را در آن ذکر کرده باشید این موارد به وضوح در قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی بیان شده است:

• ثبت تاریخ: این تاریخ  زمان دقیق و جزیی معامله را بیان میکند و باعث می شود معامله شما از نظر قانونی و حقوقی دارای اعتبار شود.
• شماره سریال: برای هر فاکتور یک شماره سریال یکتا وجود دارد که این شماره در هر برگه ای که به این معامله مربوط باشد ذکر میشود و باعث منطبق شدن برگه های مختلف فاکتور می شود.
• مشخصات دقیق خریدار و فروشنده: هرچه این اطلاعات جزیی تر و دقیق تر بیان شوند بار حقوقی معامله را بالاتر میبرد.
• مشخصات دقیق کالا: باید به صورت کامل این مشخصات بیان شود تا مشخص شود که چه کالایی ارائه شده است.
• قیمت: باید قیمت یک واحد و همچنین قیمت کل که مجموع خرید آن کالا است باید بیان شود و بهتر است که برای افزایش اعتبار نحوه پرداخت مانند قسطی به طور دقیق نوشته شود.
• مهر و امضا: این عامل مهمترین عنصری است که باعث اعتبار بخشیدن به پیش فاکتور و فاکتور شما می شود.

تفاوت پیش فاکتور و فاکتور

پیش فاکتور عبارت است از سیاهه خریدی که فروشنده به عنوان پیشنهاد فروش یا تعین ارزش کالا یا خدمات و شرایط فروش با تعیین مدت اعتبار به درخواست خریدار و به نام وی صادر می‌نماید. در پیش‌فاکتور بایستی نام کالا و خدمات مورد نظر، تعداد و قیمت هر یک مشخص گردند. در پیش‌فاکتور تاریخ اعتبار مشخص می‌شود که پس از سپری شدن آن پیش‌فاکتور از اعتبار ساقط می‌شود. و در هنگام ثبت پیش فاکتور هیچ عملیات مالی و عملیات انباری در سیستم حسابداری درج نمی گردد.

اما فاکتور یک سند تجاری است که توسط فروشنده برای خریدار صادر شده و محصولات، مقادیر و قیمت‌های توافق‌شده برای محصولات و خدمات که توسط فروشنده برای خریدار فراهم شده را ثابت می‌کند. از دید فروشنده این فاکتور یک فاکتور فروش است. از دید خریدار این فاکتور یک فاکتور خرید است. فاکتور نشان می‌دهد که خریدار باید مبلغ توافق‌ شده را به فروشنده بپردازد. وقتی گفته می‌شود «ما برای آن‌ها فاکتور صادر کردیم» یعنی «آن‌ها به ما پولی بدهکارند»؛ برعکس وقتی گفته می‌شود «آن‌ها برای ما فاکتور صادر کردند» یعنی ما به آنها پولی بدهکاریم. پس از ثبت فاکتور موجودی انبار تغییر می کند و حتما عملیات مالی در سیستم حسابداری درج می گردد.

ثبت پیش فاکتور در نرم افزار حسابداری پرنس

برای ثبت پیش فاکتور بایستی وارد سربرگ معامله شوید و بر روی دکمه پیش فاکتور کلیک نمایید. در صفحه پیش فاکتور بایستی نام خریدار و کالاهای مورد نظر را درج نمایید. در هنگام ثبت پیش فاکتور می توانیم تخفیف کلی بر روی فاکتور و یا تخفیف برای ردیف مورد نظر درج کنیم. در سمت چپ، پایین پیش فاکتور بایستی تاریخ اعتبار پیش فاکتور را تعیین نمایید که بسیار مهم می باشد. سپس بر روی دکمه ثبت پیش فاکتور کلیک می کنیم تا پیش فاکتور در سیستم درج گردد.

تبدیل پیش فاکتور به فاکتور در نرم افزار حسابداری پرنس

برای تبدیل پیش فاکتور به فاکتور بایستی ابتدا پیش فاکتور مورد نظر را جستجو و بارگذاری نمایید. دکمه ای جهت تبدیل پیش فاکتور به فاکتور تعبیه شده است که با کلیک بر روی این دکمه اطلاعات پیش فاکتور در فاکتور بارگذاری می شود و با تعیین نحوه دریافت وجه از خریدار، فاکتور ثبت می گردد.

در توضیحات فاکتور مشخص می گردد که این فاکتور از طریق تبدیل پیش فاکتور به فاکتور درج گردیده است.