پردیس - تشریفات (ثبت قرارداد)

تنظيم قرارداد مراسم در نرم افزار تشریفات (پردیس)

قرارداد تعهدي کتبي است که 2 طرف معامله در قبال انجام فعاليت هاي معين شده به يکديگر مي دهند.

جهت تنظيم قرارداد 6 سربرگ اطلاعاتي وجود دارد. جهت درج يک قرارداد وارد کردن اطلاعات سربرگ هاي مشخصات، آيتم ها و تسويه حساب الزامي است.

در صورتي که مايل باشيد مديريت بهتري بر ملزومات مورد نياز مراسم و دست اندرکاران داشته باشيد، نيز مي توانيد اطلاعات اين سربرگ ها را درج و تکميل نماييد.

مشخصات

در اين سربرگ اطلاعات ذيل درج مي گردد:

• شخص
• بخش

با تعيين بخش مشخص مي کنيد که سود و زيان مربوط به قرارداد در کدام بخش بايستي منظور گردد.

• نوع مراسم (به طور مثال: جشن عروسي، وليمه، نامزدي، عقد، سمينار، سالگرد و ...)

نوع مراسم را در اين قسمت انتخاب کنيد. امکان درج مراسم جديد توسط کاربر وجود دارد و در صورتي که مشاهده کنيد مراسم مدنظر شما در ليست مراسم وجود ندارد، مي توانيد با فشردن دکمه  آن را به ليست بيافزاييد.

• تاريخ مراسم (تاريخي که مراسم برگزار مي شود)
• ساعت شروع و پايان مراسم
• محل برگزاري (به طور مثال: باغ، تالار و ...)

مکاني که مراسم در آن برگزار خواهد شد. راهنماي تعريف محل برگزاري

امکان درج آلبوم عکس براي تمامي محل هاي برگزاري وجود خواهد داشت. اين آلبوم عکس مي تواند شامل عکس هايي باشد از محل برگزاري براي نمايش به مشتريان که بدون مراجعه به محل بتوانند آن را مشاهده کنند.

• متن قرارداد

متن تنظيم شده جهت قرارداد با مشتري در اين قسمت تعيين مي شود.

جهت افزايش سرعت عمل در ثبت قرارداد مي توانيد براي نوع مراسمات متنوع، متن قرارداد را از قبل تنظيم و فقط در هنگام ثبت قرارداد، متن قرارداد مورد نظر را انتخاب و در آن تغييراتي را اعمال کنيد.

• تعداد ميهمان ها

تعداد ميهماناني که در مراسم شما حضور دارند از اين طريق تعيين مي شود. (تعداد ميهمان هاي تعيين شده توسط شما مي تواند جهت پيشنهاد بر روي تعداد آيتم ها جهت درج در تاثيرگذار باشد.)

• توضيحات
• جزئيات مراسم 

آيتم ها

در اين سربرگ آيتم هاي سفارشي مشتري جهت قرارداد تعيين مي گردد.

اين آيتم ها مي تواند شامل: نوع غذا، نوع آتش بازي و ... باشد.

ملزومات

ورود اطلاعات در اين سربرگ الزامي نمي باشد.

در اين سربرگ تعيين مي کنيد که چه ملزوماتي مي بايست براي اين قرارداد استفاده گردد.

ملزومات مي تواند شامل: نوع صندلي و ميز، بشقاب و چنگال و قاشق و ... باشد.

دست اندرکاران

ورود اطلاعات در اين سربرگ الزامي نمي باشد.

دست اندرکاران افرادي هستند که در اجراي هر چه بهتر يک مراسم نقش ايفا مي کنند. 

اين افراد مي توانند شامل: آشپز، پرسنل آشپزخانه، پرسنل سرويس، مهماندار، مدير اجرايي، مدير سالن، نگهبان، فيلم بردار، دي جي، خواننده و ... باشند.

شما در اين قسمت بايستي تعيين نماييد که در هر سمت چه تعداد نفرات و با چه دستمزدي احتياج داريد.

الصاقات

ورود اطلاعات در اين سربرگ الزامي نمي باشد.

فايل هاي مربوط به هر قرارداد در بخش الصاقات مي تواند به قرارداد پيوست شود.

اين فايل ها مي تواند شامل: قرارداد اسکن شده، برگ چک هاي دريافت شده و ... باشد که امکان درج توضيحات براي هر کدام از آنها وجود داشته باشد.

تسويه حساب

نحوه تسويه حساب مالي قرارداد در اين سربرگ تعيين مي گردد. راهنماي تسويه حساب مالي (دريافت پيشرفته/پرداخت پيشرفته)

بارگذاري از الگو چيست و چه کاربردي دارد؟

جهت افزايش سرعت در ثبت اطلاعات قراردادهاي متنوع مي توانيد براي هر قرارداد مثل: عروسي، وليمه، نامزدي و ... الگو تعريف نمايد، بدين معني که اطلاعات مشترک را قبلا تعريف کرده باشيد و در اين قسمت فقط بخواهيد آن را انتخاب کنيد تا اطلاعات بارگذاري شود.

بدين صورت کليه اطلاعات قرارداد بارگذاري مي شود و شما فقط مي بايست شخص و نحوه تسويه حساب را مشخص نماييد و در صورت درخواست مشتري تغييراتي در موارد بارگذاري شده دهيد.

تغيير وضعيت قرارداد:

پس از ثبت قرارداد شما مي توانيد با بارگذاري قرارداد، وضعيت آن را به 2 حالت ذيل تغيير دهيد و توضيحات مناسب را درج کنيد:

• برگزار شده

فقط وضعيت قرارداد به برگزار شده تغيير مي کند.

• فسخ شده

در صورتي که وضعيت قرارداد را به فسخ شده تغيير دهيد، کليه عمليات هاي مالي حذف مي شوند و امکان بازگشت وجود ندارد.

در گزارشات با توجه به وضعيت قرارداد مي توانيد جستجو انجام دهيد.

قراردادها با توجه به اطلاعات ثبت شده در سيستم، در يکي از 3 وضعيت ذيل قرار دارند:

1. ثبت شده
2. برگزار شده
3. فسخ شده

توجه: قراردادهايي که وضعيت آنها برگزار شده باشد، ديگه امکان فسخ ندارند.

همواره وضعيت جاري قرارداد در بالاي صفحه نمايش داده مي شود.

چاپ قرارداد:

با توجه به تنظيمات چاپ انجام شده براي قرارداد، پس از ثبت هر قرارداد يکي از 4 حالت ذيل پيش مي آيد:

1. بدون عمليات
2. پيش نمايش قرارداد
3. چاپ قرارداد
4. پيش نمايش و چاپ قرارداد

در چاپ قرارداد اطلاعات ذيل درج مي گردد:

شماره قرارداد، تاريخ ثبت قرارداد، اطلاعات مجموعه تشريفات، اطلاعات طرف قرارداد، نوع و تاريخ و ساعت مراسم، تعداد ميهمان، محل برگزاري مراسم و آيتم هاي قرارداد با جزئيات کامل بندهاي قرارداد و نحوه تسويه حساب مبلغ و ...