تعریف اشخاص

تعريف اشخاص در نرم افزار حسابداری پرنس

اشخاص رکن اساسي در اين نرم افزار هستند و لازم است کليه اشخاص حقيقي و حقوقي قبل از استفاده از آنها و يا همزمان با درج رويدادهاي مالي تعريف گردند. 

اشخاص، طرف حساب و يا ذينفع يک رويداد مالي مثل صندوق، بانک، چک، خريد و فروش و ... هستند. پس لازم است با دقت ايجاد شده و هنگام درج رويداد مالي درست انتخاب شوند.

منظور از اشخاص، کليه افراد حقيقي و حقوقي  است، اعم از مشترياني که به طور روزانه با آنها سرو کار داريم و يا  افراد شاغل در محيط کاريمان. بطور کلي افرادي که به نحوي طرف حساب عمليات مالي موسسه مي شوند در اين قسمت تعريف خواهند شد . هر شخص ، يکبار در اين سيستم وارد مي شود و در تمام قسمتهاي نرم افزار از آن استفاده مي گردد .

همچنين با توجه به گستردگي استفاده از اشخاص در اکثر قسمتها، مثل فاکتورها، کاربران، کارمندان و . . .  در تعريف اشخاص امکان درج اطلاعات اضافه تري داده شده است که هر کاربر به فراخور نياز خود مي تواند اطلاعات اضافي را وارد نمايد و يا از آن گذر کند.

پس از ورود به صفحه تعريف اشخاص قسمت هاي ذيل را مشاهده مي کنيد که به تفصيل در رابطه با آنها در ذيل توضيح خواهيم داد:

نوع شخص: در اين قسمت مي توانيد يکي از حالات زير را انتخاب کنيد.

• حقيقي: شخص حقيقي به هر يک از افراد انساني اطلاق مي‌شود که داراي حقوق و مسئوليت‌هاي مشخصي در جامعه است.
• حقوفي: شخص حقوقي به نهاد، موسسه، شرکت و سازماني گفته مي شود که براي آن نيز حقوق و مسئوليت هاي قانوني لحاظ گرديده است. در برنامه دو نوع شخص حقوقي وجود دارد که عبارت است از:
•  حقوقي غير دولتي
• حقوقي دولتي

شماره ثبت / شناسنامه: در صورت تمايل مي توانيد در اين قسمت شماره ثبت شرکت (شخص حقوقي) و يا شماره شناسنامه فرد (شخص حقيقي) را وارد کنيد.

نوع فعاليت: در صورت تمايل مي توانيد نوع فعاليت شخص و يا شرکت مورد نظر را وارد کنيد.

عنوان: در صورت تمايل مي توانيد در اين قسمت عنواني را براي شخص يا شرکت انتخاب کنيد . در صورتي که عنوان مورد نظر شما در نرم افزار تعريف نشده است مي توانيد با کليک بر روي دکمه  اقدام به ثبت عنوان جديد کنيد. 

کد اقتصادي: در صورت تمايل مي توانيد کد اقتصادي شخص و يا شرکت مربوطه را در اين قسمت وارد کنيد.

سقف اعتبار: در اين قسمت ميتوانيد اعتبار مالي شخص را مشخص كنيد. 

در صورتي که اين قسمت را از حالت انتخاب خارج کنيد، امکان فروش اعتباري به اين شخص در نرم افزار وجود ندارد و با انتخاب اين گزينه، اگر بدهي شخص از اين مقدار بيشتر شد، نرم افزار با نمايش پيغامی به شما هشدار خواهد داد..

توجه داشته باشيد، وارد کردن صفر در اين قسمت به معني اعتبار نا محدود شخص مي باشد.

درصد تخفيف: مي توانيد برخي از اشخاص را بصورت مشتري ويژه در نظر گرفته و درصد تخفيف خاصي براي آنان تعريف کنيد. بدين ترتيب امکان ثبت تخفيف اتوماتيک در فاکتور فروش براي اين شخص فراهم مي شود. براي استفاده از اين امکان در فاکتور، بايستي گزينه ي "استفاده از تخفيف پيش فرض در فاکتور" درتنظيمات سيستم در حالت انتخاب قرار گيرد.

سطح قيمت: چنانچه براي کالاهاي خود سطوح قيمت تعيين کرده باشيد، با کمک اين گزينه مي توانيد، سطح قيمت خاصي را به شخص تعريف شده انتصاب دهيد. با انجام اين کار در صدور فاکتور فروش براي شخص ، قيمت کالاها با سطح قيمت اين مشتري نمايش داده مي شوند. 

کد شخص: در نرم افزار براي هر شخص کد خاصي در نظر گرفته مي شود. در صورتي که هنگام تعريف مشخصات شخص، کد شخص را وارد نکنيد نرم افزار به طور اتوماتيک يک کد به شخص اختصاص مي دهد.

اگر در تنظيمات سيستم، سربرگ متفرقه، تيک " صــدور کــد خــودکار در تعــريف کالا و اشخاص " فعال باشد، کــد شخص غير فعال شده و نمي توانيد کدي را به صورت دستي وارد کنيد

انتخاب گروه پيامک: جهت ارسال پيامک گروهي به شخص بر روي اين دکمه کليک کرده و گروه هاي پيامکي شخص را انتخاب کنيد.

افزودن به دفترچه تلفن: با انتخاب اين گزينه مشخصات شخص به دفتر چه تلفن انتقال مي يابد.

اطلاعات عملياتي:

• طرف حساب تجاري:  خريداران, فروشندگان, کارمندان و ... جزء اين دسته مي باشند.
• سرمايه گذار: در صورتي که بخواهيد شخصي را به عنوان سرمايه گذار در نرم افزار معرفي کنيد، بايستي اين گزينه را انتخاب کنيد.
• کاربر: با انتخاب اين گزينه شخص تعريف شده به عنوان کاربر نرم افزار در نظر گرفته شده و در فرم تعريف کاربر مي توانيد اطلاعات کاربري آن را جهت ورود به نرم افزار وارد کنيد.
• کارمند: با انتخاب اين گزينه شخص به عنوان کارمند در نرم افزار معرفي شده و در قسمت حقوق و دستمزد مي توانيد اطلاعات مربوط به حقوق دريافتي شخص را وارد کنيد.
• بازارياب: برخي از موسسات جهت فروش محصولات خود از تعدادي توزيع کننده يا بازارياب استفاده مي نمايند و درصدي از فروش را به وي پرداخت مي نمايند . با انتخاب اين گزينه و درج درصد حق الزحمه و تنظيم سقف اعتباري فروش، سيستم بصورت اتوماتيک حق الزحمه وي را محاسبه مي نمايد.

در تعريف اشخاص، مي توانيد علاوه وارد کردن اطلاعات فردي و اطلاعات اوليه يک فرد، اطلاعاتي نظير گروه بندي افراد، ثبت اطلاعات آدرس ها، اطلاعات تمامي و اطلاعات شماره حساب هاي افراد را وارد کنيد.

اطلاعات گروه بندي

در اين قسمت امكان گروه بندي براي اشخاص فراهم شده است. بدين ترتيب كه شما مي توانيد افراد بر حسب نوع رابطه شان با شما (همكاران، مشتريان و ...) را در گروه هاي متفاوت گروه بندي نماييد و گزارشهاي مختلف بر اساس يك گروه خاص تهيه كنيد.

در واقع گروه بندي اشخاص براي تفکيک دسته هاي مختلف از اشخاص بکار مي رود. اگر نياز به گزارش تفکيک شده اشخاص داريد مي توانيد گروه اشخاص را وارد کنيد درغير اينصورت از وارد کردن آن گذر نماييد.

در صورتي که شخصي كه شما در حال معرفي آن هستيد به يك يا تعدادي از اين گروه ها تعلق داشته باشد، مي توانيد تيک مربوطه را فعال کنيد.

اطلاعات آدرس ها 

در اين قسمت امکان وارد کردن آدرس هاي متعدد براي شخص فراهم شده است. به عنوان مثال، مي توانيد آدرس منزل و محل کار يک فرد را در اين قسمت وارد کنيد، که شامل مواردي همچون آدرس، کد پستي، استان و شهر مي باشد.

اطلاعات تماس

جهت وارد کردن اطلاعات تماس شخص از قبيل شماره تلفن ها ( همراه، منزل و محل کار )، شماره فکس، پيجر، آدرس اي ميل، آدرس وب سايت مي توانيد از اين قسمت استفاده کنيد.

• نوع: در اين قسمت نوع اطلاعات تماس را انتخاب کنبد. 

جهت تعريف نوع تماس جديد بر روي دکمه   کليک کنيد.

• تبديل به همراه پيش فرض: جهت ارسال پيامک به شخص در نرم افزار يکي از شماره تلفن هاي همراه تعريف شده به عنوان پيش فرض  تعريف مي شود. در صورتي که شما يکي از شماره تلفن هاي همراه را به عنوان همراه پيش فرض تعيين نکنيد ، نرم افزار اولين شماره تلفن همراه تعريف شده را به عنوان پيش فرض تعيين مي کند.
• جهت ويرايش رديف هاي اطلاعات تماس به روش هاي زير عمل کنيد.
  • دابل کليک بر روي رديف مربوطه
  • با انتخاب هر رديف و کليک بر روي دکمه  مي توانيد رديف مورد نظر را ويرايش کنيد. 
• با انجام اين کار اطلاعات رديف مربوطه بارگذاري شده و آماده ويرايش مي باشد.
  • جهت حذف هر يک از رديف ها ، رديف مربوطه را انتخاب و بر روي دکمه   کليک کنيد.
  •  جهت حذف تمام رديف ها بر روي دکمه  کليک کنيد.

حساب هاي بانکي

جهت ثبت اطلاعات حساب بانکي اشخاص از اين قسمت استفاده کنيد. با اين کار شما مي توانيد يک يا چند حساب بانکي براي شخص تعريف کنيد.

تذکر: اطلاعات ثبت شده در اين قسمت، فقط جنبه اطلاعاتي دارد و در هيچ قسمت از نرم افزار مورد استفاده قرار نمي گيرد.

در انتها با کليک بر روي دکمه هاي ثبت و جديد و يا ثبت و خروج ، اطلاعات شخص ، در سيستم ثبت مي شود.