برگزاری جلسه توجیهی استقرار سامانه جامع مالی و اداری اصناف سحا

جلسه توجیهی الزامات استقرار سامانه جامع مالی و اداری اصناف «سحا» با حضور رئیس اتاق اصناف مرکز استان فارس، مدیر فناوری اطلاعات اتاق اصناف مرکز استان، مدیران اتاق های اصناف شهرستان ها، کارشناسان مالی و فناوری اطلاعات و رئیس بسیج اتاق اصناف مرکز استان برگزار شد.

در این جلسه، الزامات قانونی، اجرایی و مدیریتی استقرار سامانه سحا و همچنین فرآیندهای مربوط به خرید، تخصیص، آموزش، نصب و بهره برداری از این سامانه مورد بررسی قرار گرفت.

ضرورت استقرار سامانه جامع مالی و اداری اصناف

در ابتدای جلسه تأکید شد که استقرار سامانه سحا صرفاً به معنای خرید و راه اندازی یک نرم افزار مالی نیست، بلکه بخشی از فرآیند اصلاح ساختار اطلاعات مالی، افزایش شفافیت، تقویت نظارت و ایجاد رویه ای واحد در اتاق ها و اتحادیه های صنفی به شمار می رود.

همچنین مطرح شد که ادامه فعالیت با استفاده از فایل های شخصی، نرم افزارهای متعدد، فایل های اکسل و فرآیندهای دستی، موجب پراکندگی اطلاعات، افزایش خطا، دشواری در گزارش گیری، ایجاد دوباره کاری و وابستگی سازمانی به افراد خواهد شد.

استقرار سامانه یکپارچه می تواند زمینه ثبت منظم اطلاعات، دسترسی سریع به گزارش های مالی، کاهش خطاهای انسانی و ایجاد سابقه قابل پیگیری از عملیات مالی را فراهم کند.

تأکید رئیس اتاق اصناف مرکز استان فارس بر اهمیت اطلاعات دقیق و به موقع

در ادامه جلسه، حجت جوانمردی، مشاور استاندار محترم و رئیس اتاق اصناف مرکز استان فارس، بر ضرورت دسترسی مدیران به اطلاعات دقیق، منسجم، به موقع و قابل استناد تأکید کرد.

وی با اشاره به ساختار و فرآیندهای اختصاصی اتاق ها و اتحادیه های صنفی، اظهار داشت که موضوعاتی از جمله حق عضویت اعضا، مطالبات سنواتی، بودجه پیشنهادی، هزینه ها، تنخواه، اموال، گزارش های خزانه دار و ارائه اطلاعات مالی به مراجع ذی ربط، نیازمند استفاده از سامانه ای تخصصی و متناسب با ماهیت اصناف است.

رئیس اتاق اصناف مرکز استان فارس همچنین هدف از اجرای این طرح را ایجاد نظم مالی، افزایش شفافیت، تسهیل پاسخگویی مدیران، کاهش دوباره کاری و فراهم کردن امکان نظارت بهتر بر فرآیندهای مالی عنوان کرد.

وی بر همکاری جدی مدیران اتاق ها و اتحادیه ها، حسابداران و کاربران مرتبط در اجرای صحیح فرآیندهای مالی، ثبت به موقع اطلاعات و استقرار کامل سامانه تأکید نمود.

تشریح نیازهای مالی اصناف و نقش سامانه در کاهش خطاها

در بخش دیگری از جلسه، ضرورت استفاده از نرم افزاری متناسب با فرآیندهای واقعی مالی اصناف مورد بررسی قرار گرفت.

در این بخش تأکید شد که حسابداری اتحادیه ها تنها به ثبت درآمد و هزینه محدود نمی شود، بلکه فرآیندهایی همچون مدیریت اعضا، حق عضویت، سوابق پرداخت، بدهکاری و بستانکاری، مطالبات معوق، بودجه، تنخواه، اموال، گزارش خزانه دار و کنترل اسناد مالی را نیز شامل می شود.

بر همین اساس، استفاده از نرم افزارهای عمومی یا روش های دستی ممکن است موجب نگهداری بخشی از اطلاعات خارج از سیستم، افزایش احتمال مغایرت و دشوار شدن کنترل و تطبیق اطلاعات شود.

سامانه سحا با هدف کاهش ثبت های تکراری، ارتباط میان عملیات اجرایی و اسناد حسابداری و ایجاد سابقه ای قابل پیگیری از اطلاعات مالی، می تواند به حسابداران و مدیران در کنترل، بررسی مغایرت ها و تهیه گزارش های دقیق کمک کند.

تأکید مدیر فناوری اطلاعات بر استانداردسازی و امنیت اطلاعات

مهندس بهمنی، مدیر فناوری اطلاعات اتاق اصناف مرکز استان فارس، در ادامه جلسه به موضوع الزامات قانونی، استانداردسازی اطلاعات و ضرورت ایجاد زیرساخت یکپارچه مالی پرداخت.

وی با اشاره به اصلاحات قانون نظام صنفی و موضوع استفاده از نرم افزار مالی متحدالشکل، اظهار داشت که هدف از ایجاد چنین ساختاری، فراهم کردن اطلاعات مالی با قالب مشخص، قابل مقایسه، قابل نظارت و قابل اتکا است.

در این جلسه تأکید شد که استفاده هر مجموعه از روش ها، نرم افزارها یا فایل های متفاوت، فرآیند نظارت و تحلیل اطلاعات را دشوار کرده و موجب می شود بخش قابل توجهی از زمان صرف جمع آوری، اصلاح و تطبیق داده ها شود.

همچنین موضوعاتی از جمله تعریف سطوح دسترسی کاربران، جلوگیری از تغییرات غیرمجاز، ردیابی اطلاعات، ثبت سوابق عملیات، تهیه گزارش های استاندارد و آمادگی برای الزامات آتی سامانه های مالی و مالیاتی مورد بررسی قرار گرفت.

مهم ترین الزامات قانونی و مدیریتی مطرح شده

در این جلسه تأکید شد که استقرار سامانه جامع مالی و اداری اصناف «سحا» در راستای اجرای الزامات قانونی، تکالیف نظارتی و ضرورت ایجاد ساختاری استاندارد و یکپارچه در مجموعه اتاق ها و اتحادیه های صنفی و یکپارچه در مجموعه اتاق ها و اتحادیه های صنفی ایجاد شفافیت مالی از طریق ثبت منظم، دقیق و مستند اطلاعات درآمد، هزینه، دارایی ها، بدهی ها و اسناد مالی؛

• تهیه گزارش های مالی استاندارد و قابل اتکا برای مدیران، بازرسان و مراجع ذی صلاح؛
• جلوگیری از پراکندگی اطلاعات در فایل های شخصی، نرم افزارهای متعدد و فرآیندهای غیرسیستمی؛
• فراهم کردن امکان نظارت مؤثر اتاق اصناف بر عملکرد مالی اتحادیه های تحت پوشش؛
• حفظ سوابق مالی و ایجاد حافظه سازمانی مستقل از افراد و فایل های شخصی؛
• کاهش خطاهای انسانی، ثبت های تکراری و مغایرت های اطلاعاتی؛
• ایجاد آمادگی برای تکالیف مالی و الکترونیکی کشور در زمینه ثبت، تبادل و گزارش دهی اطلاعات مالی و مالیاتی.

تصمیمات اجرایی جلسه

در پایان جلسه، مقرر شد کلیه اتاق های اصناف شهرستان ها اقدامات لازم را برای خرید، تخصیص و استقرار سامانه جامع مالی و اداری اصناف «سحا» انجام دهند.

همچنین مقرر شد پس از تکمیل فرآیند خرید و تأیید تخصیص، هماهنگی های لازم برای نصب، راه اندازی، آموزش کاربران و آغاز بهره برداری عملیاتی از سامانه صورت گیرد.

بر اساس تصمیمات اتخاذشده، مدیران اتاق ها، حسابداران، خزانه داران و کاربران مرتبط موظف شدند همکاری لازم را در فرآیند آموزش، انتقال رویه های مالی و استفاده صحیح از سامانه به عمل آورند.

همچنین مقرر شد پس از استقرار سامانه، اطلاعات مالی مطابق ساختار تعریف شده در آن ثبت شده و از ایجاد فرآیندهای موازی خارج از سیستم که موجب پراکندگی یا مغایرت اطلاعات می شود، جلوگیری گردد.

در پایان نیز مقرر شد مستندات جلسه، خلاصه مطالب ارائه شده، الزامات قانونی و راهنمای پرداخت، آموزش، نصب و استقرار سامانه در اختیار مدیران و کاربران مرتبط قرار گیرد.

جمع بندی

استقرار سامانه جامع مالی و اداری اصناف «سحا» گامی در جهت اجرای الزامات قانونی، افزایش شفافیت، استانداردسازی اطلاعات، تقویت نظارت و ارتقای کیفیت مدیریت مالی در مجموعه اصناف استان فارس است.

موفقیت این طرح به همکاری مستمر مدیران اتاق ها، حسابداران، کاربران مالی و کارشناسان فناوری اطلاعات و همچنین ثبت دقیق و به موقع اطلاعات در سامانه وابسته خواهد بود.