تفاوت فاکتور خرید و فاکتور فروش در حسابداری فروشگاه‌ها

در هر فروشگاه یا کسب‌وکار، صدور و دریافت فاکتور یکی از بخش‌های حیاتی فرآیند مالی است. اما بسیاری از صاحبان کسب‌وکار هنوز دقیق نمی‌دانند تفاوت فاکتور خرید و فاکتور فروش چیست، چه اطلاعاتی در هر کدام باید درج شود، و چرا این تفاوت اهمیت دارد.
در این مقاله به زبان ساده و همراه با مثال عملی، تفاوت‌ها، کاربردها و نحوه ارسال فاکتور در حسابداری فروشگاه‌ را توضیح می‌دهیم.

فاکتور چیست؟ تعریف کلی

فاکتور، سندی رسمی و قانونی است که اطلاعات مربوط به خرید یا فروش کالا و خدمات را در بر دارد. دو نوع اصلی فاکتور در فروشگاه‌ها عبارت‌اند از:

1. فاکتور خرید: سندی که فروشنده به خریدار می‌دهد و نشان‌دهنده خرید کالا از تأمین‌کننده است.

2. فاکتور فروش: سندی که خریدار (مشتری نهایی) از فروشنده دریافت می‌کند پس از خرید کالا یا خدمات.

فاکتور خرید چیست؟

تعریف:

فاکتور خرید سندی است که فروشگاه از تأمین‌کننده یا عمده‌فروش دریافت می‌کند. این سند نشان‌دهنده کالاهایی است که فروشگاه خریداری کرده و هزینه پرداخت شده یا بدهی باقی‌مانده است.

اجزای اصلی فاکتور خرید:

• نام تأمین‌کننده (فروشنده اصلی)

• شماره فاکتور

• تاریخ صدور

• مشخصات کالا (نام، تعداد، قیمت)

• مالیات ارزش افزوده (در صورت رسمی بودن)

• نحوه پرداخت (نقدی، کارت، چک، اعتباری)

• شرایط حمل و تحویل کالا

کاربرد:

• ثبت موجودی انبار

• محاسبه بهای تمام‌شده کالا

• کنترل پرداخت‌ها به تأمین‌کنندگان

• مستند مالیاتی و حسابداری

فاکتور فروش چیست؟

تعریف:

فاکتور فروش، سندی است که فروشگاه به مشتری صادر می‌کند هنگام فروش کالا یا خدمات. این سند نشان‌دهنده درآمد فروشگاه از آن معامله است.

اجزای اصلی فاکتور فروش:

• نام مشتری (در صورت نیاز)

• شماره سریال فاکتور

• تاریخ فروش

• نام کالا یا خدمت فروخته‌شده

• تعداد، قیمت واحد و مبلغ کل

• درصد تخفیف (در صورت وجود)

• مالیات بر ارزش افزوده (در صورت رسمی بودن)

• اطلاعات پرداخت و ارسال فاکتور

کاربرد:

• شناسایی درآمد

• تسویه با مشتری

• محاسبه مالیات بر فروش

• ارسال فاکتور برای پرداخت آنلاین یا حضوری

جدول مقایسه‌ای تفاوت‌ها

مثال واقعی: حسابداری در فروشگاه موبایل

فرض کنید فروشگاه موبایل یک دستگاه گوشی آیفون از تأمین‌کننده خریداری می‌کند و سپس آن را به مشتری می‌فروشد.

گام اول: فاکتور خرید

• کالا: آیفون ۱۳

• قیمت خرید: ۴۵ میلیون تومان

• هزینه حمل: ۲۰۰ هزار تومان

• مالیات: ۹٪

🔷 در حسابداری ثبت می‌شود به عنوان “خرید کالا + بدهی به تأمین‌کننده”

گام دوم: فاکتور فروش

• فروش به مشتری: آیفون ۱۳

• قیمت فروش: ۵۵ میلیون تومان

• تخفیف: ۵٪

• مالیات: ۹٪

🔶 در حسابداری ثبت می‌شود به عنوان “فروش کالا + درآمد حاصل از فروش”

ارسال فاکتور: چگونه باید انجام شود؟

روش‌های ارسال فاکتور به مشتری:

1. ارسال فیزیکی (نسخه چاپی همراه کالا)

2. ارسال فاکتور آنلاین از طریق ایمیل یا پیام‌رسان

3. لینک پرداخت با فاکتور پیوست شده

4. سیستم‌های حسابداری (مثل پرنس ، زعفران، اونس)

مزایای ارسال فاکتور دیجیتال:

• صرفه‌جویی در زمان

• کاهش اشتباهات انسانی

• ثبت خودکار در سیستم حسابداری

• افزایش اعتماد مشتری

نکات مهم برای صدور و ارسال فاکتور معتبر

✅ برای فاکتور خرید:

• همیشه از تأمین‌کننده فاکتور رسمی بگیرید

• صحت اطلاعات کالا، تعداد و مبلغ را بررسی کنید

• در صورت اعتباری بودن، مهلت تسویه را درج کنید

✅ برای فاکتور فروش:

• شماره‌گذاری منظم داشته باشید

• مالیات را به‌درستی محاسبه کنید

• اطلاعات تماس فروشگاه در فاکتور ذکر شود

• فاکتور را بلافاصله پس از خرید ارسال کنید

اشتباهات رایج در تفکیک فاکتور خرید و فروش

آیا باید فاکتور خرید و فروش را جداگانه نگهداری کنیم؟

بله، نگهداری مجزای فاکتورهای خرید و فروش یکی از اصول مهم در حسابداری فروشگاه‌هاست. این موضوع باعث می‌شود:

• بتوانید سود و زیان را دقیق‌تر محاسبه کنید

• در زمان حسابرسی یا بررسی مالیات دچار مشکل نشوید

• جریان مالی کسب‌وکار را کنترل و تحلیل کنید

جمع‌بندی: چرا باید تفاوت این دو فاکتور را بدانید؟

دانستن تفاوت بین فاکتور خرید و فاکتور فروش نه‌تنها به حسابداری دقیق‌تر کمک می‌کند، بلکه مانع از اشتباهات پرهزینه در ثبت مالی، پرداخت مالیات و تحلیل سودآوری فروشگاه می‌شود.

حتی اگر شما حسابدار نیستید، به عنوان مدیر یا فروشنده، این اطلاعات پایه‌ مالیاتی و تجاری برای رشد کسب‌وکارتان ضروری است.