انبارداری؛ بخش اساسی از مدیریت انبار

انبارداری یک بخش اساسی از مدیریت انبار برای هر کسب و کار مبتنی بر محصول است. مهم نیست سیستم موجودی شما چقدر پیچیده باشد، چرا که هر آنچه باید در مورد انبارداری بدانید را میتوانید در این مقاله بیابید. انبارداری (یا شمارش موجودی انبار) زمانی اتفاق می افتد که شما به صورت دستی تمام موجودی هایی را که کسب و کار شما در حال حاضر در اختیار دارد بررسی و ثبت می کنید. این بخش مهمی از کنترل موجودی شما است، اما بر خرید، تولید و فروش شما نیز تاثیر خواهد گذاشت. فرآیند انبارداری از شرکتی به شرکت دیگر بسیار متفاوت است. علیرغم نام، انبارداری چیزی فراتر از مدیریت موجودی انبار است زیرا هر موجودی که کسب و کار شما به آن نیاز دارد باید گنجانده شود. به عنوان مثال، اگر شما یک تولید کننده هستید، باید محصولاتی را که برای تولید کالاهای نهایی خود استفاده می کنید ضبط و نگهداری کنید زیرا تمام شدن این کالاها فاجعه بار خواهد بود.

مزایای انبارداری چیست و چرا انبارداری مهم است؟

هر کسب و کار مبتنی بر محصول به عنوان بخشی از کنترل موجودی خود باید اطمینان حاصل کند که فرآیند آنها 100٪ دقیق است. در برخی کشورها، این مسئله حتی یک الزام قانونی است. اما حتی اگر طبق قانون مجبور به انجام این کار نباشید، سه دلیل کلیدی وجود دارد که چرا باید به طور مرتب کالاهای خود را بررسی کنید.

1- ببینید چقدر موجودی را به خوبی ردیابی می کنید: تکیه کامل به سیستم خود برای سطوح دقیق موجودی انبار معمولاً ایده بدی است. با مقایسه ارقام موجود در انبار با آنچه فکر می‌کردید در دسترس دارید، می‌توانید مغایرت‌ها را شناسایی کرده و قبل از اینکه مشکل ساز شوند، آنها را برطرف کنید. اگر کالاهای خود را آنطور که تصور می کردید دنبال نمی کنید ، ممکن است نشانه این باشد که کنترل موجودی شما ضعیف است. قبل از اینکه به مشکلات بزرگتری منجر شود، ارزش آن را دارد که زودتر این مشکلات را برطرف کنید:

اتمام موجودی انبار (وقتی محصولات برای فروش تمام می‌شوند)
انباشت بیش از حد (زمانی که محصولات زیادی در دسترس دارید)
موجودی مرده (هنگامی که محصولات شما قبل از فروش منسوخ می شوند)

2- مشکلات سهام را کشف کنید: نرم افزار Cloud به شما امکان می دهد به راحتی سطوح و مکان محصول خود را ردیابی کنید، اما نمی تواند همه کارها را انجام دهد. برای مثال، سیستم شما ممکن است مشکل حمل و نقل را مشخص نکند، در حالی که یک بررسی دستی این مشکل را مشخص می کند. برای شناسایی مشکلاتی که ممکن است در سیستم مدیریت موجودی شما از قلم افتاده باشد، از انبارداری استفاده کنید: مانند محصولات آسیب دیده، سفارشات گمشده، کنترل ضعیف یا سرقت.

3- اطمینان حاصل کنید که کسب و کار شما به اهداف خود می رسد: وقتی نوبت به نظارت بر عملکرد کسب و کارتان می رسد، مطمئن باشید که نمی خواهید چیزی را به شانس بسپارید. برای مثال، محاسبه معیارهای کلیدی مانند گردش موجودی، به ارقام 100٪ دقیق نیاز دارد. هنگامی که دقیقاً بدانید کنترل موجودی شما چگونه انجام می شود، می توانید روش ها و برنامه های خود را برای افزایش کارایی و افزایش حاشیه شروع کنید. برای مثال، ممکن است:

– در مواقع اضطراری یا افزایش تقاضا، مقدار موجودی ایمنی را که در دسترس دارید کاهش دهید

– قیمت خود را تغییر دهید تا مطمئن شوید همه محصولات شما به سرعت فروخته می شوند

انبارداری چگونه انجام می شود؟

چند مرحله وجود دارد که هر کسب و کاری باید هنگام ثبت موجودی انبار دنبال کند. به طور کلی، این موارد را می توان به سه مرحله تقسیم کرد: قبل، حین و بعد از شمارش.

قبل از شمارش

اول از همه، تاریخ و ساعت شمارش خود را تعیین کنید. حواس پرتی می تواند منجر به محاسبه ارقام اشتباه شود، بنابراین یا تعطیل کردن عملیات در طول روز را در نظر بگیرید یا انبارداری را بعد از ساعات کاری انجام دهید. همچنین باید پس از آن زمانی را برای حل مشکلات اختصاص دهید. همه کارکنان باید از نحوه پیشرفت کارشان در طول روز آگاهی داشته باشند و مراحل مشخصی را باید دنبال کنند. درست قبل از شروع شمارش دو کار باید انجام شود:

تمام خرید و فروش خود را قطع کنید. در غیر این صورت، موجودی ورودی و خروجی با ارقام شما متناقض خواهد شد
سازماندهی منطقه ای که شمارش در آن انجام خواهد شد. داشتن یک فضای تمیز کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که اختلالات غیر ضروری وجود ندارد

در حین شمارش

آنچه در روز اتفاق می افتد بستگی به روند انتخابی شما دارد. با این حال، چند دستورالعمل وجود دارد که هر کسب و کاری باید از آنها پیروی کند تا بتواند به راحتی پیشرفت کند:

همه چیز را در نظر بگیرید: ضبط تک تک آیتم ها ممکن است کاری خسته کننده به نظر برسد، اما انجام ندادن آن می تواند عواقب بدی داشته باشد. بنابراین وقت بگذارید تا همه چیز را به درستی بررسی کنید ، از جمله سطح موجودی ایمن، موجودی در گردش و همچنین کالاهای ناقص. فقط به آنچه که برچسب ها می گویند تکیه نکنید.

استراحت کنید: هرکسی که چند بار انبارداری را انجام داده باشد هم همین قضیه را به شما گوشزد می کند: اطمینان از برنامه ریزی منظم استراحت ها به شما کمک می کند مطمئن شوید که همه چیز بدون مشکل و با تمرکز کامل اجرا می شود.

بعد از شمارش

فقط به این دلیل که ارقام خود را آماده کرده اید ، به این معنی نیست که انبارداری به پایان رسیده است. هنوز چند مرحله دیگر باقی مانده است و رعایت نکردن آنها به این معنی است که از تمام کارهایی که به تازگی انجام داده اید بهره کامل نخواهید برد. قبل از هرچیز دیگری مطئن شوید که برای همه چیز ارزش قائل می شوید. حالا شما دقیقاً می دانید چه چیزی دارید و می توانید ارزش آن را ارزیابی کنید. سپس، ارقام خود را بررسی و مرور کنید. هرچه تعداد دفعات بیشتری مرور کنید، مطمئن‌تر می‌شوید که همه چیز وجود دارد و درست است. اکنون زمان آن رسیده است که مواردی را که رو به اتمام هستند را دوباره سفارش دهید و نتایج خود را تجزیه و تحلیل کنید.

به اختلافات عمده یا جزئی بین ارقام شمارش شده و سیستم خود توجه ویژه ای داشته باشید: حتی اگر متوجه شوید که در واقع موجودی بیشتری از آنچه فکر می کردید در دسترس دارید فکر کنید و تناقضات را برطرف کنید. این تناقضات اغلب نشان دهنده یک مشکل بزرگتر در کنترل موجودی شما هستند که اگر به تدریج رها شوند ممکن است فاجعه بار باشند. بعلاوه ، این مسئله به این معنی است که شما شرکت خود را با اطلاعات نادرست اداره می کنی. هنگامی که با یک اختلاف روبرو می شوید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که علت آن را کشف کنید. ممکن است یک خطای انسانی ساده اتفاق افتاده باشد (قرار دادن چیزی در جای اشتباه یا وارد کردن نادرست داده ها به سیستم). از طرف دیگر، ممکن است یک مشکل جدی مانند سرقت اتفاق افتاده باشد. هنگامی که می دانید چه چیزی باعث این اختلاف شده است، می توانید اقداماتی را انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که آن اختلاف و تناقض دوباره تکرار نمی شود. این موضوع ممکن است به تغییراتی در فرآیندهای شما، یک نرم افزار جدید یا برقرار کردن امنیت اضافه نیاز داشته باشد. سپس، به سادگی شکل صحیح جدید را در سیستم خود اجرا کنید تا مشکل برطرف شود.

از قبل برنامه بچینید: اکنون زمان آن فرا رسیده است که با تجزیه و تحلیل نتایج و نحوه انجام آن، مطمئن شوید که از تعداد موجودی انبار خود حداکثر بهره را می برید. به دو حوزه باید توجه ویژه ای داشت:

چگونه می توانید مدیریت موجودی خود را بهبود بخشید؟ این فقط اختلافات نیست که باید از نظر شما برطرف شود. همچنین زمان بسیار خوبی برای نگاهی به نحوه مدیریت بهتر موجودیتان می باشد. بنابراین زمانی را به طوفان فکری و تبادل نظر اختصاص دهید تا متوجه شوید که چگونه می توانید حوزه کاری، رویه ها و سیستم های خود را بهبود بخشید.
چگونه می توانید انبارداری بعدی را بهتر اجرا کنید. حالی که مورد آخر هنوز در ذهنتان است، مطمئن شوید که هر گونه مشکل، پیشرفت یا نکات مهم را یادداشت کنید تا شمارش های آینده کمی آسان تر شود.
همچنین میتونید با کلید بر روی لینک زیر مشخصات نرم افزار حسابداری پرنس را مطالعه نمایید .

مارا دراینستاگرام دنبال کنید