امروزه با پیشرفت تکنولوژی، کسب و کارهای سنتی از مرحله مدیریت سنتی کسب و کار عبور کرده‌اند و به مرحله‌ای رسیده‌اند که برای بخش‌های مختلف سازمان از نرم‌افزارهای مرتبط استفاده می‌کنند. یکی از مهم‌ترین بخش‌های چنین سازمان‌هایی نیز بخش حسابداری آن است. در این بخش تمامی جریان ورودی و خروجی پول بررسی شده و در نهایت سود و زیان سازمان مشخص می‌گردد.
برای این که بخش حسابداری به خوبی مدیریت شود، نرم افزارهای حسابداری به بازار عرضه شده‌اند. این نرم افزارها با ثبت دقیق موارد ورودی به سازمان و همچنین موارد خروجی از آن، در نهایت گزارش‌های دقیقی به صاحب کسب و کار ارائه می‌دهند.
در این مقاله قصد داریم به تعریف نرم افزار حسابداری و نقاط قوت آن اشاره کنیم.
نرم افزار حسابداری چیست؟
شاید با بیان اصطلاح «نرم افزار حسابداری» به نرم افزارهایی مانند اکسل فکر کنید. اما اینطور نیست. اکسل شاید توانایی انجام بخشی از کارهای حسابداری را داشته باشد اما توانایی این که مجموعه کامل فرایندهای حسابداری را مدیریت کند را ندارد. به همین جهت نمی‌توان به طور کامل روی آن حساب کرد.
نرم افزار حسابداری سیستمی است که تمام ابزارهای مورد نیاز یک حسابدار را به صورت دیجیتال در اختیار او قرار دهد تا حسابدار بدون دغدغه در زمینه انجام محاسبات، بتواند اسناد و مدارک مربوط به را سازمان‌دهی کند. همچنین یکی از نکات مثبت و کلیدی نرم افزار حسابداری این است که قوانین مالیاتی و قوانین مرتبط با نهادهای نظارتی در آن پیاده‌سازی شده و هرگاه که مشکلی در یکی از اسناد وجود داشته باشد، حسابدار می‌تواند در راستای برطرف کردن آن برنامه‌ریزی کند.
هدف اصلی نرم افزار حسابداری سازمان‌دهی، نظم‌دهی و بالا بردن دقت روند ثبت اسناد است. با استفاده از این نرم افزار، مدیر مالی سازمان بدون استرس می‌تواند گزارش‌های مختلف را بررسی کند و با خیالی آسوده به آن‌ها استناد کند.
ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری چیست؟
طبق نظر سازمان امور مالیاتی کشور، استفاده از نرم افزار حسابداری در سازمان یک امر الزامی می‌باشد. لذا ضروری است که همه سازمان‌ها از این نرم افزارها استفاده کنند. دلیل این که سازمان امور مالیاتی کشور استفاده از نرم افزار حسابداری را الزامی اعلام کرده است می‌تواند این باشد که با استفاده از این نرم افزارها، نظارت بر صورت‌های مالی و همچنین بازبینی اسناد سرعت بالا‌تری پیدا می‌کند و همین امر موجب کاهش هزینه می‌گردد.
البته به غیر از الزام سازمان امور مالیاتی کشور، این نرم افزارها مزایای دیگری نیز دارند که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
- افزایش دقت در محاسبات: هر چقدر هم که یک حسابدار در انجام محاسبات دقیق باشد، باز هم دقت آن به پای دقت محاسباتی کامپیوتر نمی‌رسد. خبره‌ترین و باتجربه‌ترین حسابداران نیز مجبور هستند چندین بار محاسبات خود را بررسی کنند تا درصد خطا را تا حد زیادی کم کنند. اما استفاده از نرم افزار حسابداری با توجه به دقت بالای محاسباتی کامپیوتر، می‌تواند درصد خطا در محاسبات را تا نزدیک به صفر کاهش دهند.
- افزایش سرعت در محاسبات: یکی از مهم‌ترین مزایای نرم افزارهای حسابداری این است که باعث می‌شود سرعت محاسبات تا حد قابل توجهی افزایش پیدا کند. زمانی که حسابدار به حجم بالایی از اسناد روبرو می‌شود، بررسی و انجام محاسبات این اسناد می‌تواند کاری بسیار زمان‌بر و تنش‌زا باشد. اما استفاده از یک نرم افزار حسابداری در این موقعیت می‌تواند سرعت محاسبات را بسیار افزایش داده و حسابدار در مدت زمان کم‌تری محاسبات را نهایی کند.
- دسترسی آسان به اطلاعات: معمولاً بعد از گذشت یک سال از فعالیت سازمان، برای نگهداری اسناد مالی به یک کمد بزرگ نیاز است! چرا که حسابدار مجبور است تمامی اسناد مالی را در زونکن‌ها و پوشه‌های مختلف دسته‌بندی کند و تمامی آن‌ها را بایگانی کند. نرم افزار حسابداری این امکان را به سازمان می‌دهد که از شر اسناد کاغذی خلاص شده و اسناد را به صورت دیجیتالی در یک سیستم جامع ذخیره کنند. البته این نکته را هم باید در نظر گرفت که این دسته نرم افزارهای سازمانی، نمی‌توانند به طور کامل جایگزین بایگانی‌های اسناد کاغذی شوند و در نهایت اسناد مالی با درجه اهمیت بالا باید به صورت فیزیکی بایگانی شوند.
- گزارش‌گیری آسان: با توجه به این که تمامی اسناد مالی در یک سیستم ذخیره می‌شوند، به سادگی می‌توان از آن‌ها گزارش‌های مختلفی گرفت. معمولاً نرم افزارهای حسابداری انواع مختلفی از گزارش با استفاده از فاکتورهای مختلف را آماده می‌کنند و کاربر به سادگی و با مشخص کردن بازه زمانی یا بازه شماره فاکتورها، می‌تواند گزارش مورد نیازش را دریافت کند.
- افزایش امنیت: امنیت در مباحث مالی سازمانی بسیار اهمیت دارد. فرض کنید اسناد مالی یک ساله سازمان که در کمدی بایگانی شده است، طی یک اتفاق از بین برود! یا مثلاً شخصی از بیرون از سازمان به این اسناد دسترسی پیدا کند! چه اتفاقی رخ می‌دهد؟ احتمالاً مدتی طولانی برای برطرف کردن اثرات جانبی این اتفاقات باید زمان صرف کنید. استفاده از نرم افزار حسابداری این قابلیت را به شما می‌دهد که اسناد را در چند جای مختلف به صورت دیجیتالی ذخیره کنید و اگر یکی از این منابع به مشکل برخورد کرد، از منبع دیگری استفاده کنید. همچنین این سیستم‌ها قابلیت رمزگذاری دارند و افراد مسئول می‌توانند با مشخص کردن رمز ورود و حتی مشخص کردن سطوح مختلف دسترسی، از اسناد مالی محافظت کنند.
- نیروی انسانی کم‌تر، هزینه کم‌تر: نرم افزار حسابداری، نیاز سازمان شما به نیروی انسانی در بخش مالی را کاهش می‌دهد. شاید بپرسید چطور؟ زمانی که حجم بالایی از اسناد در سازمان وجود دارد، برای حسابرسی و بررسی آن‌ها احتمالاً نیاز به دو الی سه نفر دارید. اما با استفاده از نرم افزار حسابداری و با توجه به این ویژگی‌های آن، تمامی کار را به یک نفر سپرده و با خیالی آسوده به ادامه فرایند کاری خود بپردازید.
