کدام یک از روش های حسابداری برای شغل شما بهتر است؟

هر صاحب کسب و کار کوچکی باید تصمیم بگیرد که کدام یک از روش های حسابداری برای کار او بهترین است. ما انواع روش های حسابداری را توضیح می دهیم و به شما کمک می کنیم تصمیم بگیرید کدام یک را باید استفاده کنید.

درست مانند انواع مختلف حسابداری، انواع مختلفی از روش های حسابداری نیز وجود دارد که از روش نقدی و روش تعهدی بیشتر استفاده می شود. هنگام راه‌ اندازی حسابداری برای کسب و کار کوچک خود، باید انتخاب کنید که از کدام یک استفاده کنید.

بررسی اجمالی: روش حسابداری چیست؟

یک روش حسابداری مبتنی بر قوانینی است که یک شرکت باید هنگام گزارش درآمدها و هزینه ها از آنها پیروی کند. دو روش اصلی حسابداری، نقدی و تعهدی، از برخی جهات مشابه هستند، اما در برخی دیگر بسیار متفاوت هستند.

روش ترکیبی نیز می تواند مورد استفاده قرار گیرد، اما برای صاحبان مشاغل کوچک با تجربه حسابداری محدود توصیه نمی شود. هنگامی که یک روش حسابداری انتخاب شد، باید تا پایان سال مالی خود از آن روش استفاده کنید، جایی که در صورت تمایل می توانید به روش دیگری تغییر دهید.

در انتخاب روش های حسابداری به چه نکاتی توجه کنیم؟

چه روش نقدی و چه روش تعهدی حسابداری را انتخاب کنید، همچنان می‌ توانید هزینه‌ های عملیاتی خود را پیگیری کرده و هزینه ‌های اساسی کسب ‌و کار را مدیریت کنید. حتی می توانید با استفاده از هر یک از روش ها بودجه ایجاد کنید. در اینجا چند فاکتور اضافی وجود دارد که هنگام تصمیم گیری بین این روش های مختلف حسابداری باید در نظر گرفته شود:

1. اندازه فعلی کسب و کار شما

اگر شما یک فریلنسر یا مالک انحصاری هستید، نیازهای حسابداری شما با نیازهای یک تجارت رو به رشد بسیار متفاوت است. پس هنگام انتخاب روش حسابداری برای کسب و کار خود این را در نظر داشته باشید.

2. برنامه ریزی برای آینده

ممکن است اکنون کسب و کار شما کوچک باشد، اما آیا در برنامه های خود تصمیم به رشد و توسعه دارید؟ اگر چنین است، ممکن است با انتخاب روش حسابداری مناسب با آنچه که می خواهید کسب و کار شما به آن تبدیل شود، به جای اندازه ای که در حال حاضر است، به شما کمک خواهد کرد. استخدام کارمندان نیز می تواند بر انتخاب شما تأثیر بگذارد.

3. ساختار قانونی کسب و کار شما

اگر کسب و کار شما یک شرکت C است یا سالانه بیش از 25 میلیون دلار درآمد ناخالص کسب می کنید، باید از حسابداری تعهدی استفاده کنید. البته، اگر میلیون‌ ها دلار درآمد کسب می ‌کنید، احتمالاً دارای کسب ‌و کار کوچکی نیستید. هر شرکت سهامی عام نیز باید از روش حسابداری تعهدی استفاده کند.

4. آیا می خواهید سرمایه گذاران را وارد تجارت کنید؟

راه اندازی یک کسب و کار تک نفره به شما این آزادی را می دهد که روش حسابداری را انتخاب کنید که با آن راحت تر هستید. با این حال، اگر بخشی از استراتژی رشد شما جذب سرمایه گذار یا درخواست وام بانکی است، باید روش حسابداری را انتخاب کنید که با آن راحت تر باشند.

نحوه انتخاب روش حسابداری مناسب برای تجارت شما

اندازه کسب و کار شما نقش مهمی در تعیین اینکه کدام روش حسابداری را در نهایت انتخاب می کنید ایفا می کند. با این حال، اگر می‌ خواهید ترازنامه دقیق ‌تری داشته باشید، سود های انباشته را پیگیری کنید، یا بهتر هزینه ‌های کسب ‌و کار خود را به طور فعال مدیریت کنید، باید از روش تعهدی استفاده کنید.

روش 1: پول نقد

روش نقدی درآمد را هنگام دریافت وجه نقد و هنگام پرداخت هزینه ها شناسایی می کند. به عبارت دیگر، وقتی صورت ‌حسابی از فروشنده دریافت می ‌کنید که سررسید آن ماه آینده است، آن هزینه تا زمانی که پرداخت نشود شناسایی نمی‌ شود.

روش نقدی معمولاً توسط مشاغل بسیار کوچک استفاده می شود، زیرا ساده تر است و نیازی به پیگیری حساب های دریافتی و پرداختی ندارد.

یکی دیگر از مزایای متمایز استفاده از روش نقدی، ردیابی آسان تر جریان نقدی است، زیرا شما همیشه می دانید که در هر زمان چه مقدار پول نقد دارید.

زمان استفاده از روش نقدی

روش نقدی ساده ترین روشی است که می توان در هنگام شروع کار از آن استفاده کرد. روش نقدی همچنین می تواند برای کسانی که پول نقد محدودی در دست دارند مفید باشد، زیرا مالیات بر درآمد در هنگام دریافت آن تعلق می گیرد، نه زمانی که خدمات ارائه می شود.

    اگر فریلنسر هستید: اگر فریلنسر هستید، نیازهای حسابداری شما عمدتاً بر روی صورتحساب مشتریان و دریافت پول متمرکز است. حسابداری نقدی می تواند به راحتی از عهده آن برآید، و تا زمانی که آن را دریافت نکرده اید، مجبور نخواهید بود که مالیات بر درآمد بپردازید.

    اگر صاحب کسب و کار جدیدی هستید: صاحبان مشاغل جدید و صاحبان انحصاری اغلب متوجه می شوند که شروع کار با حسابداری نقدی بسیار ساده تر از حسابداری تعهدی است. نیازهای گزارش دهی کمتر است، شما نیازی به مدیریت دفتر کل خود با تعدیل های متعدد ندارید، و همیشه ایده خوبی از مجموع وجوه نقد خود خواهید داشت.

روش 2: تعهدی

روش حسابداری تعهدی پیچیده تر از روش نقدی آن است. حسابداری تعهدی نیز روشی است که توسط CPA و سایر متخصصان حسابداری توصیه می شود.

برخلاف روش نقدی، روش حسابداری تعهدی از شما می ‌خواهد که درآمدها و هزینه ‌های خود را هنگام به دست آوردن آنها ثبت کنید، نه هنگام دریافت یا پرداخت. یکی از مزایای اصلی حسابداری تعهدی این است که دید واقعی تری از درآمد و هزینه های کسب و کار شما ارائه می دهد.

حسابداری تعهدی چند جنبه منفی دارد. جریان نقدی را می توان با استفاده از روش حسابداری نقدی بهتر ردیابی کرد، و باید بر درآمدی که ممکن است هنوز دریافت نشده باشد مالیات بپردازید، که می تواند برای مشاغل کوچکتر که جریان نقدی محدودی دارند فاجعه بار باشد.

زمان استفاده از روش تعهدی

کسب و کار زمانی کوچک شما اکنون پنج کارمند و یک فضای اداری تازه اجاره شده دارد. شما شروع به جستجوی سرمایه گذاران بالقوه کرده اید یا شاید برای تامین مالی بانکی درخواست دهید. اکنون زمان حرکت به سمت حسابداری تعهدی است.

    زمانی که می خواهید گسترش دهید: روش نقدی تا حد زیادی بهترین روش برای مشاغل بسیار کوچک است، اما حتی مشاغل کوچک نیز می توانند از استفاده از روش حسابداری تعهدی بهره مند شوند. این امر به ویژه زمانی صادق است که می خواهید کارمندان خود را جذب کنید، به دنبال سرمایه گذار باشید یا از بانک تامین مالی کنید.

    زمانی که به مشتریان خود صورتحساب می دهید: در حالی که خرده فروشان ممکن است روش نقدی را مفیدتر بدانند، اگر مرتباً برای خدمات خود صورت حساب مشتریان خود را قبض می کنید، بهتر است از حسابداری تعهدی استفاده کنید. استفاده از روش حسابداری تعهدی به شما امکان می دهد درآمد خود را در زمان ارائه خدمات ثبت کنید، نه زمانی که مشتری شما پرداخت می کند. تصویر مالی بسیار دقیق تری به شما ارائه می دهد.

اگر کسب و کار شما در حال حاضر موجودی انبار دارد، می توانید از روش حسابداری ترکیبی نیز استفاده کنید که استفاده از روش نقدی را برای پیگیری درآمد و هزینه ها ترکیب می کند و از روش تعهدی برای ردیابی موجودی استفاده می کند. با این حال، روش ترکیبی می تواند گیج کننده باشد، به ویژه برای صاحبان مشاغل کوچک که تجربه حسابداری یا حسابداری محدودی دارند.

بهترین نرم افزار حسابداری

بهترین راه برای پیگیری کسب و کار خود استفاده از نرم افزار حسابداری است، به ویژه برای مشاغلی که به دنبال استفاده از حسابداری تعهدی هستند. انتخاب یک نرم افزار حسابداری که بتواند به سادگی و در عین راحتی به دقت و قدرت سیستم مالی یک مجموعه کاری را مدیریت کند به عوامل زیادی بستگی دارد. نیازهای تعریف شده در مشاغل گوناگون متفاوت می باشد، در گام اول باید نیازها را شناخت و مطمئن شد که قابلیت پاسخگویی برای درخواست های مطرح شده را دارا می باشد.

نرم افزار حسابداری وظیفه دارد که از پیچیدگی کارها بکاهد و به امور نظم بدهد، بنابراین سادگی در استفاده یکی از شروط مهم می باشد که با حداقل دانش حسابداری و کامپیوتری و بی نیاز از حسابدار بتوان تمام گزارشات لازم را با در نظر گرفتن همه جزئیات اتخاذ نمود. سرعت عمل و چابکی در دسترسی به خروجی های نرم افزار خصوصا در زمانی که حجم عملکردها زیاد است و میزان تراکنش ها افزایش می یابد ، از اهمیت به سزایی برخوردار است.