راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری فروشگاهی: پرنس استاندارد، پیشرفته یا حرفه ای؟

نرم افزار حسابداری فروشگاهی دقیقاً چه کاری انجام می دهد؟

در ساده ترین تعریف، یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی قرار است مسیر خرید تا فروش را شفاف کند:
صدور فاکتور، مدیریت صندوق، کنترل موجودی، ثبت ورود و خروج کالا و در نهایت گزارش های مالی مثل سود و زیان. این یعنی به جای اینکه آخر ماه دنبال اختلاف صندوق یا کسری موجودی بگردید، از همان روز اول داده ها درست ثبت می شوند و گزارش می گیرید.

نکته مهم این است که انتخاب نسخه باید بر اساس سناریوی واقعی فروشگاه باشد. بعضی فروشگاه ها فقط یک صندوق و موجودی ساده دارند، بعضی ها چند انبار و تنوع کالایی زیاد دارند، بعضی هم می خواهند از بیرون فروشگاه، گزارش فروش و صندوق را سریع ببینند.

چک لیست نیازها: نسخه مناسب شما در ۳ دقیقه

قبل از اینکه سراغ نام نسخه ها بروید، این سوال ها را جواب دهید. هرچه جواب شما بیشتر به سمت گزینه های پایین باشد، معمولا نسخه بالاتر انتخاب منطقی تری است:

• فروشگاه شما کوچک یا متوسط است و دنبال یک سیستم ساده و اقتصادی برای خرید، فروش، صندوق و موجودی هستید؟
• آیا کالاهای شما تنوع زیادی دارند و لازم است برای کالا خصوصیت تعریف کنید (مثل رنگ، سایز، مدل و … )؟
• آیا چند انبار دارید و می خواهید موجودی هر انبار و نقطه سفارش را دقیق تر کنترل کنید؟
• آیا اجرای تخفیف، جشنواره فروش یا اشانتیون برایتان جزو کارهای روزمره است؟
• آیا می خواهید از بیرون مجموعه هم وضعیت فروش، صندوق و موجودی را سریع ببینید (مدیریت روی موبایل)؟

حالا برویم سراغ نسخه ها، با زبان ساده و کاربردی.

پرنس استاندارد برای چه فروشگاه هایی مناسب است؟

پرنس استاندارد معمولا انتخاب فروشگاه های کوچک و متوسط، واحدهای توزیعی و اصناف عمومی است که یک برنامه فروشگاهی ساده، اقتصادی و کاربرپسند می خواهند تا خرید، فروش، صندوق و موجودی را منظم کنند. اگر تجربه محدودی در حسابداری دارید یا می خواهید با کمترین پیچیدگی کار را شروع کنید، این نسخه نقطه شروع خوبی است.

چیزی که در عمل برای نسخه استاندارد مهم است این است که کارهای روزمره را پوشش بدهد:
ثبت خرید و فروش، برگشت از فروش، مدیریت صندوق، انبار و بارکد، و گزارش های پایه مثل گردش کالا و سود و زیان دوره ای. همچنین اگر کسب و کارتان رشد کرد، مسیر ارتقا به نسخه های بالاتر را دارید.

استاندارد را انتخاب کنید اگر:

• یک صندوق یا تیم کوچک دارید و سرعت انجام امور روزانه مهم است.
• می خواهید خرید و فروش، برگشت از فروش و مدیریت صندوق را یکپارچه انجام دهید.
• انبار و بارکد برایتان مهم است، اما به مدیریت چند انبار و نقطه سفارش دقیق هنوز نرسیده اید.
• گزارش های پایه مثل گردش کالا، مانده ها و سود و زیان دوره ای نیاز شما را پوشش می دهد.

پرنس پیشرفته چه چیزی اضافه می کند؟

پرنس پیشرفته روی یک موضوع تمرکز دارد: کنترل دقیق تر.
این نسخه علاوه بر پوشش قابلیت های نسخه استاندارد، ابزارهایی می دهد که برای فروشگاه های در حال رشد یا مجموعه های بزرگتر، اختلاف صندوق، خطای موجودی و تصمیم گیری اشتباه را کمتر می کند.

در نسخه پیشرفته، مواردی مثل تعریف خصوصیت برای کالا (رنگ، سایز، مدل و …)، گزارش های دقیق تر و متنوع تر، مدیریت پیشرفته چند انبار و سفارش هوشمند کالا بر اساس موجودی و نقطه سفارش پررنگ تر می شود.
همچنین اجرای آسان تخفیف، جشنواره فروش و اشانتیون، مدیریت حقوق و دستمزد در مجموعه های بزرگتر و اتصال به پنل ارسال پیامک می تواند برای بعضی کسب و کارها تفاوت اصلی باشد.

پیشرفته را انتخاب کنید اگر:

• کالاهای شما رنگ، سایز، مدل یا تنوع مشابه دارد و به تعریف خصوصیت کالا نیاز دارید.
• چند انبار دارید یا می خواهید کنترل موجودی دقیق تر و قابل پایش باشد.
• به سفارش هوشمند و گزارش نقطه سفارش کالا برای جلوگیری از کسری یا انباشت نیاز دارید.
• اجرای تخفیف، جشنواره فروش و اشانتیون بخشی از فروش شماست.
• در مجموعه های بزرگتر، مدیریت حقوق و دستمزد و ارتباط پیامکی با مشتریان برایتان مهم است.

پرنس حرفه ای چه زمانی انتخاب منطقی تری است؟

پرنس حرفه ای برای زمانی است که علاوه بر نیازهای نسخه پیشرفته، به مدیریت سریع تر و دسترسی از هرجا هم فکر می کنید. در این نسخه یک داشبورد مدیریتی روی موبایل (Android / iOS) ارائه می شود تا از بیرون مجموعه هم بتوانید فروش، صندوق و موجودی را مشاهده کنید و تصمیم گیری سریع تری داشته باشید.

اگر علاوه بر فروش و انبار، به بایگانی مالی منظم، گزارش گیری از اسناد و سناریوهایی مثل سیستم اقساط نیاز دارید، نسخه حرفه ای معمولا انتخاب کاربردی تری است. همچنین اگر بحث ارتباط با سایت فروشگاهی برایتان مطرح است، در نسخه حرفه ای با تهیه بسته اتصال به سایت فروشگاهی (API) امکان اتصال نرم افزار به سایت فروشگاهی فراهم می شود.

حرفه ای را انتخاب کنید اگر:

• علاوه بر امکانات نسخه پیشرفته، به داشبورد مدیریتی روی موبایل نیاز دارید.
• می خواهید از هرجا وضعیت فروش، صندوق و موجودی را بررسی کنید.
• به گزارش گیری منظم از اسناد و بایگانی مالی دقیق تر فکر می کنید.
• سناریوهایی مثل فروش اقساطی برایتان مهم است.
• اگر قصد اتصال به سایت فروشگاهی دارید، موضوع API را از ابتدا در برنامه خود لحاظ می کنید.

مقایسه سریع نسخه ها

جدول کامل مقایسه امکانات نسخه های مختلف نرم افزار پرنس

اگر این ۵ شرط را دارید، نسخه شما مشخص است

1. می خواهید شروع کنید و نیازتان به گزارش ها و عملیات پایه محدود است (بدون عملیات انبار، خصوصیات کالا، پیامک و حقوق و دستمزد): پرنس استاندارد
2. عملیات انبار برایتان مهم است (ورود و خروج و کنترل موجودی در سطح حرفه ای تر) یا سناریوهای تولید محصول دارید: پرنس پیشرفته
3. کالای شما تنوع دارد و به خصوصیات کالا، چند بارکد، اشانتیون یا گزارش نقطه سفارش نیاز دارید: پرنس پیشرفته
4. می خواهید داشبورد مدیریتی اندروید و iOS داشته باشید و از بیرون مجموعه هم وضعیت را سریع بررسی کنید: پرنس حرفه ای
5. فروش اقساطی، فاکتور امانی یا گزارش اسناد حسابداری برایتان ضروری است: پرنس حرفه ای

یک نکته مهم درباره اینترنت و کار روزمره

خیلی از فروشگاه ها یک نگرانی مشترک دارند: اگر اینترنت قطع شود، کار صندوق و فروش می خوابد؟
در مدل نصب لوکال، امور روزمره مثل ثبت فروش و گزارش گیری وابسته به اینترنت نیست. کارهایی که اینترنت می خواهند (مثل ارسال صورتحساب به سامانه های مربوط) معمولا جدا از عملیات روزانه انجام می شوند. اگر برایتان مهم است، هنگام خرید حتما سناریوی واقعی فروشگاه خودتان را با کارشناس فروش چک کنید.

سوالات پرتکرار

آیا نسخه پیشرفته شامل امکانات نسخه استاندارد هم هست؟

بله، نسخه پیشرفته علاوه بر امکانات نسخه استاندارد، موارد تکمیلی مثل خصوصیت کالا، گزارش دقیق تر، چند انبار و سفارش هوشمند را اضافه می کند.

تفاوت اصلی حرفه ای با پیشرفته چیست؟

اگر بخواهیم خیلی خلاصه بگوییم: نسخه حرفه ای علاوه بر امکانات نسخه پیشرفته، امکان مدیریت و مشاهده گزارش ها از طریق داشبورد موبایل را فراهم می کند.

آیا امکان اتصال به سامانه مودیان وجود دارد؟

در نسخه های پرنس امکان اتصال به سامانه مودیان با فعال سازی قابلیت مربوط وجود دارد. اگر این موضوع برایتان کلیدی است، قبل از خرید جزئیات فعال سازی را بررسی کنید.

اگر بعدا فروشگاه بزرگ شد، باید نرم افزار را عوض کنم؟

خیلی از کسب و کارها با استاندارد شروع می کنند و وقتی نیازهایشان دقیق تر شد، به نسخه های بالاتر ارتقا می دهند. مهم این است که از ابتدا درست نیازسنجی کنید تا ارتقا منطقی باشد.

برای اتصال نرم افزار به سایت فروشگاهی چه کنم؟

اگر اتصال به سایت فروشگاهی برایتان مهم است، این موضوع را از ابتدا در انتخاب نسخه لحاظ کنید.
در نسخه حرفه ای، با تهیه بسته اتصال به سایت فروشگاهی (API) امکان اتصال فراهم می شود.

جمع بندی و لینک های انتخاب نسخه

اگر هدف شما یک شروع سریع و اقتصادی برای مدیریت خرید، فروش، صندوق و موجودی است، ابتدا استاندارد را ببینید.
اگر کنترل دقیق تر کالا، چند انبار، نقطه سفارش و کمپین های فروش برایتان مهم است، پیشرفته انتخاب بهتری است.
و اگر می خواهید مدیریت فروشگاه را از هرجا هم انجام دهید، حرفه ای با داشبورد موبایل منطقی تر می شود.

• پرنس استاندارد: نرم افزار حسابداری فروشگاهی اقتصادی برای شروع
  
• پرنس پیشرفته: کنترل دقیق تر انبار، خصوصیت کالا و گزارش های متنوع
  
• پرنس حرفه ای: کامل ترین نسخه فروشگاهی با داشبورد مدیریتی موبایل