اگر صاحب یک فروشگاه، سوپرمارکت یا هایپرمارکت (یا هر کسب و کار مشابه) باشید، احتمالاً آخر ماه این سؤال را از خودتان می پرسید: «با این همه فروش، چرا پول زیادی ته صندوق نمی ماند؟» بخش زیادی از این مشکل، ضررهای پنهان است؛ ضررهایی که روی کاغذ دیده نمی شوند اما هر روز از سود شما کم می کنند. در این مطلب می خواهیم ببینیم چطور یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی مثل پرنس حرفه ای می تواند این ضررهای پنهان را کم کند.
چطور نرم افزار حسابداری فروشگاهی جلوی ضررهای پنهان فروشگاه را می گیرد؟
به طور خلاصه، یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی خوب با سه کار اصلی جلوی ضررهای پنهان را می گیرد:
- ثبت دقیق و خودکار فروش، موجودی و هزینه ها (کاهش خطای انسانی)
- گزارش های شفاف و لحظه ای از سود و زیان، پرفروش ها و کم فروش ها
- هشدار به موقع برای موجودی، سررسید چک ها، تخفیف ها و اشتباهات صندوق
در ادامه، پنج نوع ضرر پنهان رایج در فروشگاه ها را مرور می کنیم و می بینیم نرم افزار حسابداری پرنس چطور به کم شدن هرکدام کمک می کند.
۱. موجودی گم شده و کسری انبار (بدون این که متوجه بشید!)
یکی از بزرگ ترین ضررهای پنهان در فروشگاه ها، کسری انبار است. روی کاغذ باید ۱۲ کارتن از یک کالا داشته باشید، اما وقتی انبارگردانی می کنید، تعداد واقعی کمتر است. این اختلاف می تواند به دلیل ثبت اشتباه صندوق، سرقت، خرابی کالا، یا حتی فروش بدون ثبت درست باشد.
با نرم افزار حسابداری فروشگاهی مثل پرنس:
- هر فروش به صورت خودکار از موجودی انبار کم می شود.
- برای هر کالا می توانید حداقل و حداکثر موجودی تعریف کنید و هشدار نقطه سفارش بگیرید.
- انبارگردانی، مقایسه موجودی واقعی و موجودی سیستمی را خیلی ساده می کند.
- می توانید کالاهای آسیب دیده، مرجوعی و ضایعات را جداگانه ثبت کنید تا «گم» نشوند.
نتیجه؟ اختلاف موجودی، از یک سورپرایز اعصاب خُردکن به یک عدد قابل مدیریت تبدیل می شود.
۲. خطای صندوق، قیمت گذاری و تخفیف های اشتباهی
وقتی قیمت ها روی حافظه صندوق دار، برچسب های قدیمی یا ماشین حساب است، احتمال خطا بالا می رود. گاهی قیمت اشتباه کمتر وارد می شود، گاهی تخفیف اضافی لحاظ می شود و گاهی هم بخشی از فاکتور اصلاً ثبت نمی شود.
نرم افزار صندوق فروشگاهی پرنس این ریسک را کم می کند، چون:
- قیمت هر کالا فقط یک بار در سیستم ثبت می شود و از طریق بارکدخوان روی فاکتور می آید.
- تخفیف ها، جشنواره ها و اشانتیون ها را می توانید از قبل تعریف کنید تا به صورت خودکار اعمال شوند.
- هر فاکتور در سیستم ذخیره می شود و بعداً قابل جستجو و بررسی است.
این یعنی دیگر لازم نیست برای هر تغییر قیمت، استرس داشته باشید و امیدوار باشید کسی اشتباه نکند.
۳. مغایرت صندوق و کارتخوان؛ وقت و پولی که دود می شود
آخر شب، وقتی می خواهید صندوق را ببندید، یکی از آزاردهنده ترین لحظات این است که مبلغ صندوق، کارتخوان و گزارش فروش با هم نمی خواند. چند هزار تومان این ور، چند صد هزار تومان آن ور. نتیجه؟ اعصاب خردی، وقت از دست رفته و گاهی هم ضرر مستقیم.
با استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی پرنس:
- هر فاکتور فروش، روش دریافت (نقد، کارت، ترکیبی) را دقیق ثبت می کند.
- گزارش جمع فروش نقدی و کارتی در هر شیفت به صورت خودکار در دسترس است.
- می توانید برای هر صندوق دار، شیفت و صندوق جداگانه گزارش بگیرید.
به این ترتیب، مغایرت های صندوق به جای یک «معما»، تبدیل به استثنا می شوند و اگر اشتباهی رخ دهد، سریع تر پیدا می شود.
۴. صف های طولانی و مشتریانی که بی سروصدا از دست می دهید
بخش زیادی از ضرر فروشگاه ها، اصلاً روی فاکتور ثبت نمی شود؛ چون مشتری قبل از خرید، از صف طولانی خسته می شود و می رود. یا تصمیم می گیرد بار بعدی از فروشگاه رقبا خرید کند.
یک برنامه فروشگاهی سریع مثل پرنس کمک می کند:
- فرآیند صدور فاکتور با بارکدخوان، کلیدهای میانبر و فرم های ساده، سریع شود.
- کالاهای پرتکرار با دسترسی سریع ثبت شوند.
- صندوق دار برای کارهای تکراری کم تر وقت بگذارد و با تمرکز بیشتری کار کند.
در ظاهر، چند ثانیه تفاوت در هر فاکتور، عدد کوچکی است؛ اما در ساعات شلوغی، همین چند ثانیه یعنی چند مشتری بیشتر در صفی کوتاه تر.
۵. تصمیم های خرید اشتباه به خاطر نبود گزارش شفاف
گاهی ضرر فروشگاه نه از صندوق و انبار، بلکه از تصمیم های خرید اشتباه می آید. وقتی ندانید کدام کالا واقعاً سودده است، کدام کالا مدت طولانی در قفسه می ماند یا کدام برندها در حال افت فروش هستند، احتمالاً بودجه خرید را بد خرج می کنید.
نرم افزار حسابداری فروشگاهی پرنس با گزارش های متنوع کمک می کند:
- پرفروش ترین و کم فروش ترین کالاها را در هر بازه زمانی ببینید.
- حاشیه سود گروه های مختلف کالا را مقایسه کنید.
- بر اساس داده، درباره حذف، جایگزینی یا تقویت یک گروه تصمیم بگیرید.
وقتی به جای «حس و حدس»، با گزارش سود و زیان واقعی تصمیم بگیرید، خیلی از ضررهای پنهان خودبه خود حذف می شوند.
چقدر از این ضررها را می توان با نرم افزار حسابداری کم کرد؟
هیچ نرم افزاری جادو نمی کند؛ اما اگر از نرم افزار حسابداری فروشگاهی به درستی استفاده شود، می تواند بخش قابل توجهی از ضررهای پنهان را کم کند. برای درک بهتر، یک مثال ساده بزنیم:
فرض کنید فروشگاه شما در ماه ۵۰۰ میلیون تومان فروش دارد. اگر فقط ۲٪ این رقم در قالب کسری انبار، خطای صندوق، تخفیف اشتباهی و تصمیم های خرید غلط از بین برود، یعنی ماهی ۱۰ میلیون تومان ضرر پنهان.
حالا اگر با استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب مثل پرنس، بتوانید فقط نصف این ضرر را کم کنید، یعنی حدود ۵ میلیون تومان در ماه. در بسیاری از کسب وکارها، همین عدد، هزینه نرم افزار را در چند ماه اول جبران می کند و بعد از آن، نرم افزار عملاً برایتان سود خالص می سازد.
اعداد بالا فقط مثال هستند؛ میزان واقعی صرفه جویی به نوع کسب وکار، نظم داخلی و نحوه استفاده از نرم افزار بستگی دارد. مهم این است که ضررها قابل اندازه گیری و قابل کنترل شوند.
کدام فروشگاه ها بیشترین سود را از پرنس می برند؟
هر فروشگاه مبتنی بر کالا، از یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی استاندارد سود می برد؛ اما در عمل، این دسته ها معمولاً بیشترین بازگشت سرمایه را تجربه می کنند:
- سوپرمارکت ها و هایپرمارکت ها (به خصوص اگر تنوع کالا زیاد و بارکد محور باشند)
- فروشگاه های پوشاک و مد
- فروشگاه های لوازم خانگی و الکترونیک
- فروشگاه های لوازم آرایشی و بهداشتی
- فروشگاه های زنجیره ای و چند شعبه ای
اگر فروشگاه شما در این دسته هاست، پیشنهاد می کنیم محصول پرنس حرفه ای را که نسخه کامل و پرامکان ترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی پرنس است، حتماً بررسی کنید.
چطور قبل از خرید، بازگشت سرمایه نرم افزار حسابداری را تخمین بزنیم؟
برای این که خرید نرم افزار حسابداری، «احساسی» نباشد، می توانید با یک چک لیست ساده، بازگشت سرمایه تقریبی را حساب کنید:
- برآورد زمان صرف شده برای کارهای دستی
مثل جمع زدن فاکتورها، ثبت دستی در دفتر، انبارگردانی کاغذی، اصلاح اشتباهات صندوق. - برآورد ضررهای قابل مشاهده
مثلاً تعداد فاکتورهای اصلاحی، کسری انبار، تخفیف های اشتباهی، جریمه های مالیاتی به خاطر ثبت ناقص. - تخمین کاهش این موارد با نرم افزار
اگر نرم افزار ۳۰–۵۰٪ از این زمان و ضررها را کم کند، عدد حاصل را با هزینه سالانه نرم افزار مقایسه کنید.
تقریباً در همه کسب وکارهایی که گردش مالی آن ها از یک حدی بالاتر است، این مقایسه نشان می دهد که خرید نرم افزار حسابداری فروشگاهی، یک سرمایه گذاری است، نه هزینه اضافی.
سؤالات متداول درباره نرم افزار حسابداری فروشگاهی پرنس
۱. نرم افزار حسابداری فروشگاهی پرنس دقیقاً چه فرقی با یک نرم افزار حسابداری ساده دارد؟
نرم افزارهای حسابداری عمومی بیشتر روی دفتر، سند، تراز و گزارش های مالی متمرکز هستند. پرنس علاوه بر این ها، یک برنامه فروشگاهی و صندوق فروشگاهی کامل است؛ یعنی مدیریت فاکتور، انبار، بارکد، تخفیف، اقساط، صندوق و گزارش های روزانه فروش را هم پوشش می دهد.
۲. آیا پرنس برای سوپرمارکت و هایپرمارکت هم مناسب است؟
برای سوپرمارکت ها و هایپرمارکت ها، محصول تخصصی خانواده پرنس یعنی نرم افزار سوپرمارکت پرند پیشنهاد می شود؛ اما پرنس حرفه ای برای بسیاری از فروشگاه های چندمنظوره و غیرغذایی، انتخاب اصلی است.
۳. آیا با پرنس می توانم سود و زیان فروشگاه را به صورت دقیق ببینم؟
بله. با ثبت خرید، هزینه ها، فروش و موجودی، گزارش سود و زیان در سطح کلی و در سطح گروه کالاها در دسترس است. این گزارش ها کمک می کنند بفهمید کدام بخش فروشگاه سودده تر است و کجا باید اصلاح انجام شود.
۴. یادگیری نرم افزار حسابداری فروشگاهی پرنس سخت است؟
پرنس برای کاربر غیرحسابدار طراحی شده است. فرم های ساده، منوهای فارسی، آموزش رایگان و پشتیبانی دوره رایگان باعث می شود کاربران در مدت کوتاهی با نرم افزار راحت شوند؛ حتی اگر قبلاً با نرم افزار حسابداری کار نکرده باشند.
۵. از کجا شروع کنم و چطور پرنس را از نزدیک ببینم؟
کافی است به صفحه نرم افزار حسابداری فروشگاهی پرنس (سطح حرفه ای) سر بزنید، امکانات را ببینید و نسخه دمو را درخواست کنید. همچنین می توانید از طریق صفحه تماس با ما، برای مشاوره رایگان درخواست بگذارید.
گام بعدی: قبل از این که ضررهای پنهان بزرگ تر شوند، سیستم را جدی بگیرید
اگر احساس می کنید بین فروش و پولی که در حساب می ماند تناقض وجود دارد، احتمالاً وقت آن رسیده که یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی حرفه ای را وارد کار کنید. پرنس به شما کمک می کند تصویر واقعی تری از سود و زیان فروشگاه داشته باشید و ضررهای پنهان را تا حد ممکن کم کنید.
برای بررسی جزئیات و شروع، همین حالا به صفحه نرم افزار حسابداری فروشگاهی پرنس (سطح حرفه ای) سر بزنید.
