نرم افزار حسابداری دسته ای از برنامه های کامپیوتری است که شما را قادر می سازد تراکنش های مالی کسب و کار خود را مدیریت کنید. چنین برنامه هایی می توانند به طور گسترده ای از نظر دامنه متفاوت باشند، برخی از نرم افزارهای حسابداری برای کمی بیشتر از حسابداری ساده طراحی شده اند و برخی برای مدیریت کل آمد و شد های مالی کسب و کارهای بزرگ طراحی شده اند. استفاده از نرم افزار حسابداری به شرکت ها کمک می کند تا از منابع موجود در بخش حسابداری خود به نحو احسن استفاده کنند و می تواند اشتباهات پرهزینه حسابداری را کاهش دهد. در ادامه به معرفی نرم افزارهای حسابداری میپردازیم و مزایای نرم افزار حسابداری را بررسی می کنیم.
بهبود دقت حسابداری
مزایای نرم افزار حسابداری شامل افزایش دقت با کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبه است. فرآیندهای حسابداری دستی شامل انجام بسیاری از محاسبات ریاضی با دست است. یک محاسبه نادرست در اوایل فرآیند می تواند تأثیر زیادی بر تعادل نهایی داشته باشد.
از سوی دیگر، کامپیوترها عملاً قادر به انجام چنین خطاهایی نیستند. با این حال، باید توجه داشت که نرم افزار حسابداری از خطاهای انسانی ناشی از اشتباهات وارد کردن یا تفسیر داده ها مصون نیست.
سرعت تکمیل
استفاده از نرم افزار حسابداری به کسب و کارها اجازه می دهد تا حساب های خود را با سرعت بیشتری نسبت به پردازش دستی پردازش کنند. بخشی از این افزایش سرعت ناشی از استفاده از کامپیوترهایی است که قادر به پردازش ارقام بسیار سریعتر از مغز انسان هستند.
علاوه بر این، نرم افزار حسابداری به سازمان ها اجازه می دهد تا با معرفی اتوماسیون، کارایی را افزایش دهند. مثلاً بگویید که یک کسب و کار باید مالیات بر فروش را روی تمام معاملات خود ثبت کند. نرم افزار حسابداری را می توان به گونه ای پیکربندی کرد که برای هر ورودی به طور خودکار این کار را انجام دهد، به جای اینکه یک کارمند در بلند مدت مالیات را بررسی کند.
کاهش هزینه های کلی
مزایای ناشی از سرعت و کارایی نرم افزار حسابداری اغلب با کاهش هزینه های کلی همراه است. استفاده از یک برنامه حسابداری به هر یک از اعضای تیم حسابداری اجازه می دهد تا در یک زمان معین کارهای بیشتری انجام دهند، به این معنی که به طور بالقوه به یک تیم کوچکتر نیاز است.
این به نوبه خود می تواند هزینه های حقوق و دستمزد و مدیریت بخش حسابداری را کاهش دهد. با این حال، این صرفه جویی همیشه باید با هزینه خود نرم افزار و هر سخت افزار اضافی مورد نیاز برای اجرای آن متعادل شود.
ارائه گزارش های دقیق
نرم افزار حسابداری به کسب و کارها کمک می کند تا اطلاعات مالی به موقع و دقیق را به کارکنان مورد نیاز خود ارائه دهند. به عنوان مثال، فرض کنید که مدیر مالی یک شرکت به گزارشی از جریان نقدی نیاز دارد تا ظرف دو ساعت در جلسه شرکت کند. بسیاری از سیستم های نرم افزار حسابداری دارای ماژول های گزارشگری داخلی هستند که کاربران را قادر می سازد تا با پر کردن یک فرم یا کلیک کردن روی یک دکمه، این نوع گزارش را ایجاد کنند. با این حال، ایجاد چنین گزارشی به صورت دستی فرآیندی زمان بر خواهد بود.
کاهش ناامیدی با تشکیل پرونده مالیاتی
ثبت مالیات کسب و کار شما می تواند یک فرآیند پیچیده باشد و شما را ملزم به پیگیری دقیق تمام معاملات کسب و کار خود کند. مزایای نرم افزار حسابداری شامل تسهیل این فرآیند با اطمینان از اینکه تمام جزئیات مالی کسب و کار شما در یک مکان است، می شود. علاوه بر این، شرکت پژواک نرم افزارهای حسابداری تخصصی شده تمامی مشاغل را با قابلیت ایجاد اظهارنامه مالیاتی تولید می کند که با برنامه های حسابداری آنها یکپارچه می شود. این به شما این امکان را می دهد تا به جای صرف زمان و منابع، با بررسی جزئیات ضروری، به صورت نیمه خودکار بازدهی خود را محاسبه کنید.
مزایا و معایب نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری قابل اعتماد احتمالاً برای بسیاری از مشاغل مفید است. با این حال، گاهی اوقات چنین نرم افزارهایی با مشکلاتی همراه هستند، بنابراین مهم است که از مشکلات احتمالی غافل نشوید.
مزایای نرم افزار حسابداری عبارتند از:
ورود ساده داده – معمولاً سریع، ساده و فقط یک بار مورد نیاز است
فرآیندهای سریع – تاخیر، به عنوان مثال بین فروش و صورتحساب، حداقل است
نگهداری سوابق دیجیتال – برای دیجیتالی کردن مالیات بر ارزش افزوده ضروری است
اتوماسیون گزارش ها و تجزیه و تحلیل – به عنوان مثال در مورد سود و زیان، بدهکاران و طلبکاران، حساب های مشتری، شمارش موجودی، فروش، پیش بینی، و غیره
اتوماسیون وظایف – به عنوان مثال محاسبه دستمزد، تولید فیش حقوقی، محاسبه و ارائه مالیات بر ارزش افزوده و غیره
کاهش خطاها – به عنوان مثال جابجایی ارقام، ثبت نادرست یا ناقص تراکنش ها و غیره
استفاده از نرم افزار حسابداری می تواند به شما در صرفه جویی در زمان و هزینه کمک کند و بینش ارزشمندی را در مورد کسب و کارتان به شما ارائه دهد. اگر بسته را با دقت انتخاب کنید، سرمایه گذاری در یک سیستم حسابداری کامپیوتری می تواند یکی از بهترین تصمیماتی باشد که می توانید برای کسب و کار خود بگیرید.
معایب نرم افزار حسابداری
اگر به دنبال استفاده از نرم افزار حسابداری در تجارت خود هستید، برخی از مشکلات و معایب قابل تامل است. مثلا:
قیمت – هزینه بسته، اگرچه نسبت به سایر هزینه های شما کم است، اما از سیستم های کاغذی بیشتر است.
پیاده سازی – حساب های دستی معمولاً ساده تر تنظیم می شوند و می توانند نسبت به حسابداری رایانه ای انعطاف پذیرتر باشند. احتمالاً برای راه اندازی نرم افزار حسابداری به کمک اولیه نیاز خواهید داشت. حسابدار یا ارائه دهنده سیستم شما معمولاً هزینه این خدمات را از شما دریافت می کند.
پشتیبانی – ممکن است نیاز به خرید نگهداری و پشتیبانی سالانه برای بسته خود داشته باشید.
نیازهای تخصصی – یک بسته ی نرم افزار حسابداری معمولاً برای اکثر مشاغل مناسب است. با این حال، کسب و کارهای تخصصی تر ممکن است برای استفاده بهینه تر از نرم افزار حسابداری نیاز به اصلاح بسته یا تغییر فرآیندهای خود داشته باشند.
آیا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنم؟
همه مشاغل با استفاده از نرم افزار حسابداری سود نخواهند برد. با این حال، شما نمی توانید بدون داشتن نوعی سیستم حسابداری، کسب و کار خود را با موفقیت مدیریت کنید. این که آیا حسابداری دستی را به جای حسابداری رایانه ای انتخاب می کنید، کاملاً به شما بستگی دارد.
کسب و کارهای کوچک یا جدید احتمالاً از حساب های دستی یا ترکیبی از سیستم های دستی و رایانه ای استفاده می کنند تا زمانی که نیازهای حسابداری آنها پیچیده تر شود. می توانید از نرم افزارهای حسابداری شرکت پژواک دیدن کنید و با کسب اطلاعات در مورد هر یک از نرم افزارها، بهترین نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید.
نرم افزار حسابداری رایگان
امکان استفاده از نرم افزار حسابداری رایگان برای مشاغل کوچک وجود دارد. با این حال، نرم افزار حسابداری رایگان اغلب با محدودیت هایی همراه است – به عنوان مثال، تبلیغات مخرب یا دسترسی قفل شده به ویژگی های پیشرفته که در ردیف های پولی قرار می گیرند.
اگر مطمئن نیستید که از کدام نرم افزار حسابداری استفاده کنید، بهتر است بدانید که نرم افزار حسابداری رایگان ممکن است به شما اجازه دهد بدون نیاز به تعهد، محصولات مختلف را امتحان کنید. همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا با استفاده از ویژگی‌های مختلف آشنا شوید تا ایده بهتری در مورد نوع محصولی که ممکن است نیاز داشته باشید داشته باشید.
نرم افزار حسابداری مشاغل کوچک
نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک معمولاً تمام ویژگی های اساسی حسابداری مانند صورت حساب، حقوق و دستمزد، گزارش دهی و موارد دیگر را فراهم می کند. آنها ممکن است طرح های قیمتی با سطح بندی متفاوتی داشته باشند که عملکرد بیشتری را برای هزینه های اضافی ارائه می کنند.
برخی از بسته های حسابداری کسب و کارهای کوچک ممکن است به شما این امکان را بدهند که آنها را با سایر خدماتی که در تجارت خود استفاده می کنید، مانند برنامه ریزی شغل یا پرداخت های آنلاین، ادغام کنید. راه حل‌های دیگر ممکن است به شما امکان ایجاد توابع یا ماژول های سفارشی سازی شده را برای مطابقت با نیازهای خاص خود بدهد.
نرم افزار حسابداری سازمانی
نرم افزار حسابداری سازمانی مجموعه ای از برنامه ها است که به یک سازمان اجازه می دهد تا تراکنش های مالی خود و داده های حاصل را ردیابی کند.
این نوع بسته ها معمولاً گران تر هستند و تمام ابزارها و گزارش های مالی استاندارد و همچنین طیف وسیع تری از ویژگی ها و عملکردها را ارائه می دهند. به عنوان مثال، آنها اغلب این امکانات را ارائه می کنند: صورتحساب، خرید، اصلاح ورودی ها، کنترل موجودی، مدیریت ارتباط با مشتری
هوش تجاری از طریق تجزیه و تحلیل و داشبورد
نرم افزارهای سطح سازمانی معمولاً دارای ماژول های خاص صنعت هستند، به عنوان مثال برای ساخت و ساز یا تولید. به خاطر داشته باشید که ویژگی‌های پیشرفته قیمت بالاتری دارند، بنابراین، مگر اینکه عملیات پیچیده‌ای را اجرا کنید یا نیازهای تجاری بسیار خاصی داشته باشید، سرمایه‌گذاری در چنین نرم افزاری ممکن است ارزش وقت شما را نداشته باشد. برای انتخاب بسته حسابداری مناسب شغل خود می توانید در سایت پژواک جزئیات را مشاهده کنید.
خلاصه
نرم افزار حسابداری به شما اجازه می دهد تا سلامت مالی کسب و کار خود را کنترل و مدیریت کنید. انواع مختلفی از بسته های حسابداری در بازار موجود است، با گزینه هایی متناسب با اندازه های مختلف کسب و کار، بخش ها، صنایع و حتی فرآیندهای کاری. برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری مربوط به کسب و کار خود بهتر است اطلاعات کافی در مورد نرم افزارهای حسابداری کسب کنید. شرکت پژواک با ارائه ی انواع نرم افزارهای حسابداری در زمینه های مختلف شغلی انتخاب را برای شما راحت کرده، با مراجعه به سایت پژواک می توانید اطلاعات بیشتری کسب کنید.
