تنخواه گردان حسابداری
تنخواه گردان مقدار نسبتا کمی از پول نقد موجود برای کارکنان یک مشاغل است تا خریدهای کوچک را به راحتی و به سرعت انجام دهند. در حالی که تراکنش‌های غیرنقدی به طور فزاینده‌ای برای اکثر تراکنش‌ها عادی می‌شوند، پول نقد همچنان برای پوشش خریدهای کوچک و «یکباره» مورد نیاز است. این پول ممکن است برای هزینه پست، کرایه تاکسی، لوازم اداری، یا غذا برای یک جلسه خارج از برنامه باشد. کسب و کار شما نیاز به یک مبلغ به عنوان تنخواه گردان برای این هزینه های کوچک یا مشابه دارد، و شما باید فرآیندی را برای محاسبه صحیح آن خریدها در نظر بگیرید.
بررسی اجمالی تنخواه گردان
جای تعجب نیست که تنخواه گردان در برابر سوء استفاده آسیب پذیر هستند و حتی می توانند منجر به کلاهبرداری آشکار شوند. یک سیستم مدیریت تنخواه گردان به شرکت ها کمک می کند تا اطمینان حاصل کنند که وجوه به درستی استفاده می شود و معاملات به درستی مستند شده اند. وجود چنین سیستمی به عنوان یک کنترل گر داخلی برای محافظت از کسب و کار در برابر سرقت و کلاهبرداری عمل می کند.
نحوه راه اندازی یک سیستم مدیریت تنخواه گردان
فرآیند مدیریت تنخواه گردان معمولاً “سیستم پرداخت نقدی” نامیده می شود. این فرآیند شامل تعدادی از عناصر ضروری شامل یک متولی تعیین شده برای مدیریت حساب یا به عبارتی تنخواه دار، منبع تامین مالی، خط مشی ها و رویه ها برای مدیریت هزینه ها، و رویه های حسابداری برای تطبیق هزینه ها می باشد.
تعیین تنخواه دار
اولین گام در سیستم پرداخت حق الزحمه، انتصاب یک تنخواه دار است. متولی اولین فرد در سازمان خواهد بود که مسئول مدیریت پول نقد است. تعیین یک متولی مسئولیتی را برای وی ایجاد میکند و با به حداقل رساندن تعداد کارکنانی که به پول نقد در صندوق دسترسی دارند، وقوع خطا یا تقلب را کاهش می دهد.
تامین مالی حساب
همچنین بر اساس سیستم مبالغ نقدی، موجودی برای صندوق تنخواه گردان از پیش تعیین شده است. وجه نقد به همان میزان از حساب جاری شرکت به صندوق تخصیص می یابد و موجودی آن در صورت خرید کالا حفظ می شود. موجودی تنخواه گردان باید برای حمایت از فعالیت مورد انتظار در حساب کافی باشد و معمولاً بازتابی از اندازه شرکت خواهد بود. کسب‌وکارهای کوچک هم مانند یک شرکت بزرگ احتمالاً دارای یک صندوق تنخواه گردان هستند، اما مبلغ موجودی صندوق متفاوت است.
امنیت وجوه
هنگامی که پول نقد به صندوق تنخواه گردان منتقل شد ، شما می خواهید آن را به احتمال زیاد در یک جعبه، گاوصندوق یا کشو نگهداری کنید. فقط متولی و سایر افراد تعیین شده، مانند مدیر مالی، ممکن است کلید را در اختیار داشته باشند. این مسئله به اطمینان از مسئولیت پذیری افراد و محافظت در برابر سرقت یا کلاهبرداری کمک می کند. احتمالا شرکت شما همچنین می‌خواهد مجموعه‌ای از سیاست‌ها را برای تعیین نحوه مصرف و مدیریت وجوه تنخواه گردان در نظر بگیرد. این خط‌مشی‌ها نوع معاملاتی را که به عنوان هزینه‌های تنخواه گردان واجد شرایط هستند مشخص میکند و دستورالعمل‌هایی را برای نحوه مستندسازی این هزینه‌های تجاری ایجاد میکند.
ثبت پرداخت ها
برای اداره صحیح و حسابداری حساب تنخواه گردان ، متولی باید گزارش تمام پرداخت ها را داشته باشد. این گزارش امکان تطبیق صحیح حساب را در پایان دوره گزارشگری، هنگام تهیه صورتهای مالی، فراهم می کند. خط‌مشی یک شرکت باید شامل الزامی برای ارائه رسید برای هر خرید نیز باشد. این رسیدهای دقیق که فروشنده ارائه می دهد، کالا یا خدمات خریداری شده، تاریخ و مبلغ را مشخص می کند.
تامین وجه در صورت کمبود موجودی
با وجود هزینه های فعال، مقدار پول نقد در نهایت کاهش می یابد و وجوه باید برای حمایت از خریدهای بیشتر دوباره پر شود. در این مرحله، متولی چک جدیدی از حساب بانکی شرکت به مبلغی درخواست میکند که وجه را به موجودی اصلی بازگرداند. قبل از تکمیل وجوه باید دریافت ها و هزینه ها با هم تطبیق داده شوند.
نظارت بر هزینه ها
همه موارد فوق باید به دقت تحت نظر باشد. محاسبه منظم وجوه، تأیید دریافت‌ها و کوپن‌ها و تطبیق هزینه‌ها، انطباق با سیاست‌های شرکت را تضمین میکند و اختلافات در ترازنامه را به حداقل می‌رساند. این فرآیند معمولاً توسط شخصی غیر از متولی برای تفکیک صحیح وظایف انجام می شود.
چالش های تنخواه گردان حسابداری چیست؟
وجوه تنخواه گردان می تواند مورد سوء استفاده قرار گیرد. وجود پول نقد در یک نگهدارنده فیزیکی مجموعه ای منحصر به فرد از چالش ها را ایجاد می کند که نیازمند یک سیستم مدیریت پول نقد موثر است چرا که تمایل زیادی برای خرج کردن پول به صورت آزادانه و بدون توجه به جزئیات وجود دارد. این عدم توجه می تواند منجر به گم شدن یا گاهی اوقات کلاهبرداری و سرقت شود. هزینه ها نیز باید به طور کامل مستند شده و سیاست هایی دنبال شود تا اطمینان حاصل شود که این هزینه ها مطابق با اهداف شرکت است. اتکا به متولیان امر در حالی که تعیین یک متولی برای مدیریت یک صندوق تنخواه گردان مسئولیت پذیری را افزایش می دهد، خطراتی نیز دارد. متولی باید یک کارمند شایسته و قابل اعتماد در سازمان باشد. سوابق پرداخت های تنخواه گردان نیز باید توسط شخص دیگری غیر از متولی یا هر شخص دیگری که به صندوق دسترسی دارد نگهداری شود تا وظایف هر کس تفکیک و به طور صحیح انجام شود تا از اختلاس وجه نقد جلوگیری شود.
در حالی که وجود یک فرآیند کامل برای مستندسازی معاملات در صندوق تنخواه گردان مهم است اما یک رویکرد سنتی مبتنی بر کاغذ محدودیت‌های زیادی ایجاد میکند. به عبارت ساده، هزینه های تنخواه گردان فاقد سابقه الکترونیکی همانند کارت اعتباری است. ورودی های ثبت شده نامناسب یا نادیده گرفته شده می تواند منجر به خطا شود و اسناد پشتیبانی مانند رسید و فاکتورها ممکن است نادیده گرفته شوند.
چگونه می توان مدیریت تنخواه گردان را بهبود بخشید؟
راه‌های زیادی وجود دارد که یک سازمان می‌تواند مدیریت صندوق تنخواه گردان خود را برای رفع برخی از مشکلات و چالش‌های رویکرد سنتی و مبتنی بر کاغذ بهبود بخشد. نرم افزار مدیریت تنخواه گردان یکی ازین راهکارهاست.
نرم افزار مدیریت تنخواه گردان چگونه کار می کند؟
اولین قدمی که یک سازمان می تواند برای بهبود سیستم مدیریت نقدینگی تنخواه گردان خود بردارد، مهاجرت به رویکرد نرم افزاری مبتنی بر کامپیوتر است. نرم افزار مدیریت تنخواه گردان می تواند به شرکت شما کمک کند تا با خودکارسازی فرآیند و ارائه یک مخزن متمرکز برای ذخیره تمام اسناد مرتبط، میزان بروز خطا و سوء استفاده کاهش یابد. نرم افزار کنترل هایی را برای اطمینان از اینکه تطبیق های تنخواه گردان به درستی انجام می شود، اعمال می کند. این کنترل ها شامل موارد زیر می باشد:
- اتوماسیون جریان کار تطبیق پول خرد
- اطمینان از اینکه مصالحه ها به درستی بررسی و تایید شده اند
- تفکیک مناسب وظایف
نرم افزار همچنین الگوهای استانداردی را برای اطمینان از مدیریت وجوه تنخواه گردان به طور مداوم در سراسر سازمان ارائه می دهد. یک مخزن متمرکز از تمام اسناد شما، امکان ممیزی آسان این سوابق را توسط حسابرسان داخلی فراهم می کند. هنگامی که موردی از استفاده متقلبانه از وجوه شناسایی می شود، نرم افزار فرآیند گردش کار را برای اعمال کنترل های داخلی اضافی فعال می کند. چنین کنترل هایی برای جلوگیری از وقوع تقلب بیشتر ضروری است.
