تنخواه گردان حسابداری چیست؟
تنخواه گردان حسابداری چیست؟
مدیریت هزینه‌ها با شکل‌گیری و بزرگ‌تر شدن شرکت‌ها و مؤسسات در طی چند دهه اخیر، به یکی از دغدغه‌های مهم برای هر شرکتی تبدیل شده است. هر فعالیتی نیازمند هزینه‌های اختصاصی ریز و درشت است که در مجموع به اعداد بزرگی تبدیل می‌شوند. برای مثال خرید چند سیستم کامپیوتری برای یک مجموعه جدا از هزینه سیستم‌ها، هزینه حمل و نقل و راه اندازی نیز دارد. هرکدام از این هزینه‌ها می‌بایست پرداخت شوند و همین پرداخت‌ها خود زمان بر هستند و در صورت عدم مدیریت باعث ضررهای مالی و غیر مالی برای شرکت می‌شود. بهترین راه حلی که می‌توان برای حل این مسئله در نظر گرفت استفاده از تنخواه گردان حسابداری است.
تنخواه گردانی در حسابداری مجموعه عملیاتی می‌باشد که تنخواه گردان حسابداری با استفاده از تنخواه انجام می‌دهد. تنخواه گردان به فردی گفته می‌شود که می‌شود که مبلغ مشخصی تحت عنوان تنخواه در اختیار او قرار داده شده است. این شخص باید به قوانین پایبند بوده و بتواند از منبعی که به عنوان تنخواه در اختیار وی قرار داده شده است، در جهت منافع شرکت و امور مالی شرکت انجام شود.
تنخواه گردان حسابداری
تنخواه گردان حسابداری یا (Imprest Funds) به مقدار وجهی که برای سهولت در انجام کار و انجام امور روزمره و پرداخت هزینه‌های جزئی شرکت‌ها و مؤسسات نگهداری می‌شوند گفته می‌شود. تحویل و نگهداری این وجه وظیفه یکی از پرسنل شرکت است و این شخص مأمور خرید شرکت یا مؤسسه مورد نظر است و موظف است همه مدارک مبنی بر پرداخت که به صورت فاکتور یا قبض هستند را حتی اگر بسیار اندک هم باشند، نزد خود نگه دارد. این پرداخت‌ها در پایان دوره مالی باهم جمع می‌شوند و هزینه‌های زیادی را تشکیل می‌دهند. تمامی هزینه‌هایی که توسط تنخواه گردان یا وجه تنخواه انجام می‌شود باید با اسناد واضح و رسمی به دست حساب دار برسد.
مجموعه رسیدهای تنخواه باید بعد از ثبت و تحویل به حسابداری توسط مدیریت بخش حسابداری تأیید شوند و نکته مهم در مورد تنخواه این است که منابع مالی در حساب تنخواه تنها باید برای امورات مالی مربوط به شرکت مورد استفاده قرار گیرد و به هیچ وجه نباید برای منافع شخصی استفاده شوند. به طور معمول در مؤسسات و شرکت‌های بزرگ شغل تنخواه دار یک شغل بسیار مهم و حساس به حساب می‌آید.
دلایل استفاده از تنخواه گردان چیست؟
اهداف و دلایل استفاده از حساب تنخواه گردان شامل موارد زیر است:
- پرداخت آسان و سریع هزینه‌ها: در برخی از شرایط می‌توان از تنخواه برای پرداخت هزینه‌های مهم و ضروری که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آنها وجود ندارد استفاده کرد که در این موارد استفاده از تنخواه برای هزینه‌های جزئی و جاری شرکت با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌پذیرد.
- کنترل وجوه نقد مجموعه: استفاده از حساب تنخواه گردان کنترل وجوه نقد برای هزینه‌های جزئی و نقدی شرکت را بسیار آسان می‌کند.
- کاهش حجم عملیات‌های حسابداری: پرداخت بخشی از هزینه‌ها با استفاده از تنخواه باعث کاهش حجم عملیات‌های پرداخت و در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری در یک مجموعه می‌شود. در این شرایط پرداخت‌های بانکی کاهش پیدا می‌کند و عملیات حسابداری را در شرکت آسان‌تر و کوتاه‌تر می‌کند.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق
حساب تنخواه گردان از نظر ماهیت بیش از هر حساب دیگری تشابه به حساب صندوق دارد اما تفاوت این دو در پرداخت‌هایی است که در صندوق به صورت روزانه و در حساب تنخواه به‌صورت ماهانه انجام می‌گیرد است. در ضمن پرداخت‌ها در تنخواه معمولاً جهت هزینه‌های مشخص شده است اما در صندوق محدودیت خاصی ندارد.
انواع تنخواه گردان
تنخواه گردان در هر شرکت وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را بر عهده دارد. این وظایف در هر شرکتی بنا بر سیاست‌های داخلی شرکت به چندین دسته تقسیم بندی می‌شوند. این دسته بندی‌ها شامل تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی می‌شود که دو مورد مهم آن را به اختصار توضیح می‌دهیم:
تنخواه گردان ثابت
مسئول تنخواه گردان با توجه به نیازهای شرکت هر ماه با تأیید مدیر امور مالی مبلغی را برای هزینه‌های شرکت در حساب تنخواه قرار می‌دهد و در کنار آن باید خریدهای مرتبط با نیاز شرکت را طی زمانی مشخص به بخش حسابداری تحویل دهد و در هر پایان دوره مالی، مسئول تنخواه گردان باید صورت خلاصه پرداخت‌های ماه قبل را ارائه دهد.
تنخواه گردان متغییر
در این روش ابتدا سقف مبلغ مناسب برای هزینه‌های شرکت و خرید توسط مدیران مجموعه مشخص می‌شود و پس از آن در حساب تنخواه گردان قرار می‌گیرد. در پایان نیز تنخواه دار باید باقیمانده مبلغ تنخواه را که به طور برابر با مجموعه رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینه‌ها است را به حساب داری تحویل دهد.
تنخواه دار باید تمامی هزینه‌های پرداختی را ثبت و در انتهای یک دره معین به همراه اسناد رسمی آنها به حسابداری تحویل دهد. به طور کلی هدف از تنخواه حسابداری، کاهش حجم عملیات پرداختی شرکت، تسهیل و سرعت بخشیدن به پرداخت‌های ضروری و جزئی و افزایش کنترل وجوه نقد است.
سوالات متداول
- مواردی که تنخواه به آن تعلق می‌گیرد کدام است؟
هزینه‌های تنخواه با توجه به ابعاد شرکت‌ها متفاوت می‌باشد. هزینه صدور کارت‌ها، خرید لوازم اداری از جمله کاغذ و خودکار، خرید گل و گیاه و لوازم تزئینی برای شرکت، بازپرداخت هزینه‌هایی که کارمندان از حساب شخصی خود برای شرکت پرداخت نموده‌اند، هزینه صبحانه و غیره از جمله هزینه‌هایی می‌باشند که شامل تنخواه خواهند شد.
- در رسید تنخواه چه مواردی باید ذکر شود؟
درج هزینه‌های انجام شده به صورت دقیق هم به عدد و هم به حروف، درج دقیق نام فروشگاهی که از آن خرید شده، امضای تنخواه گردان و مدیر حسابداری در پایین رسید و عدم خط خوردگی در رسید از مواردی است که باید در رسید ذکر و لحاظ گردد.
- هزینه‌های تنخواه چگونه ثبت می‌شوند؟
در حالت کلی حسابدار هر شرکت وظیفه دارد که هزینه‌های تنخواه را ثبت کند. حسابدار با دریافت اطلاعات از صندوقدار آنها را ثبت می‌نماید. ثبت هزینه‌ها در صورت‌های مالی به عهده تنخواه گردان است و اگر تنخواه گردان درخواست مبلغ بیشتر برای تنخواه دارد، ابتدا رسیدها دریافت شده و سپس مبالغ مورد نظر در دفتر حسابداری ثبت می‌شوند.
همچنین میتونید با کلید بر روی لینک زیر مشخصات نرم افزار حسابداری پرنس را مطالعه نمایید .
