نقد و بررسی تنخواه از نگاه پژواک
نقد و بررسی تنخواه از نگاه پژواک
تنخواه چیست؟
تخواه مقدار کمی از پول نقد شرکت است که اغلب در دسترس است (مثلاً در یک کشو یا جعبه قفل شده)، برای پرداخت هزینه های جزئی یا جانبی، مانند لوازم اداری یا بازپرداخت کارمندان.
تنخواه تحت تطبیق‌های دوره‌ای قرار می‌گیرد و تراکنش ها نیز در صورت‌های مالی ثبت می‌شود. در شرکت های بزرگتر، هر بخش ممکن است صندوق نقدی خرد خود را داشته باشد.
درک بهتر تنخواه
تنخواه برای تراکنش های کوچکی که صدور چک یا کارت اعتباری شرکتی غیرمنطقی یا غیرقابل قبول است، راحتی را فراهم می کند. مقدار اندکی پول نقدی که یک شرکت آن را جزئی در نظر می گیرد متفاوت است، به طوری که بسیاری از شرکت ها بین 1 میلیون تا 5 میلیون را به عنوان صندوق نقدی خرد نگه می دارند. نمونه هایی از معاملاتی که صندوق نقدی خرد برای آنها استفاده می شود عبارتند از:
لوازم اداری
کارت برای مشتریان
گل ها
پرداخت هزینه ناهار برای گروه کوچکی از کارمندان
بازپرداخت هزینه های کوچک مربوط به کار به کارمند
متولیان تنخواه گردان برای نظارت بر تنخواه منصوب می شوند. وظایف نگهداری عموماً شامل اجرای قوانین و مقررات مربوط به تنخواه، درخواست تجدید و توزیع وجوه است.
الزامات تنخواه
استفاده تنخواه می تواند برخی از کنترل های داخلی را دور بزند. با این حال، در دسترس بودن پول نقد به این معنی نیست که برای هر هدفی می توان به آن دسترسی داشت. بسیاری از شرکت ها از کنترل های داخلی سختگیرانه برای مدیریت تنخواه استفاده می کنند. اغلب، تعداد کمی از افراد مجاز به تایید پرداخت ها هستند و فقط می توانند این کار را برای هزینه های مربوط به فعالیت ها یا عملیات قانونی شرکت انجام دهند.
ممکن است یک تنخواه گردان برای صدور چک برای تامین مالی تنخواه و ثبت‌های حسابداری مناسب منصوب شود. متولی تنخواه گردان موظف به توزیع وجه نقد و جمع آوری رسید برای همه خریدها یا استفاده از وجوه است. با کاهش کل پول نقد، دریافت ها باید افزایش یابد و به کل مبلغ برداشت شده اضافه شود.
با داشتن یک صندوقدار تخواه و یک متولی تنخواه گردان، فرآیند دوگانه کمک می کند تا وجوه امن نگه داشته شود و اطمینان حاصل شود که فقط افراد مجاز به آن دسترسی دارند.
ضبط پول نقد
هنگامی که یک تنخواه در حال استفاده است، تراکنش نقدی خرد همچنان در صورت های مالی ثبت می شود. هنگامی که خریدها با استفاده از پول نقد انجام می شوند هیچ گونه ثبتی در مجله حسابداری انجام نمی شود، فقط زمانی که متولی به پول نقد بیشتری نیاز دارد – و در ازای رسیدها، وجوه جدیدی را دریافت می کند – ورودی های دفترمالی ثبت می شوند. ورودی اصلی برای دادن پول نقد بیشتر به متولی، بدهکاری به تنخواه گردان و اعتباری به وجه نقد است.
اگر کمبود یا بیش از حد وجود داشته باشد، ورودی اصلی در یک حساب کوتاه مدت ثبت می شود. اگر تنخواه تمام شده باشد، اعتباری برای نشان دادن سود وارد می شود. اگر تنخواهکوتاه باشد، بدهی به عنوان زیان وارد می شود. حساب بیش از حد یا کوتاه برای ایجاد تعادل در تنخواه پس از تطبیق استفاده می شود.
تطبیق کردن تنخواه
تنخواه گردان به صورت دوره‌ای با هم تطبیق می‌شود تا بررسی شود که موجودی صندوق درست است. به طور معمول، از آنجایی که موجودی نقدینگی خرد به سطح از پیش تعیین شده کاهش می یابد، متولی برای دریافت پول نقد اضافی از صندوقدار درخواست می کند. در این زمان، مجموع تمام رسیدها محاسبه می شود تا اطمینان حاصل شود که با وجوه پرداخت شده از تنخواه مطابقت دارد. در صورت نیاز به وجوه جدید، صندوقدار چک جدیدی را برای تامین مالی تنخواه می نویسد و در ازای خریدهایی که وجه نقد را خالی کرده است، رسید دریافت می کند.
فرآیند تطبیق تضمین می کند که موجودی باقیمانده صندوق با تفاوت بین مانده اصلی منهای هزینه های ذکر شده در رسیدها و فاکتورها برابر است. اگر موجودی باقیمانده کمتر از آنچه باید باشد، کمبود وجود دارد. اگر موجودی باقیمانده بیش از آنچه باید باشد، بیش از حد وجود دارد. اگرچه ممکن است واریانس های جزئی وجود داشته باشد، اما در صورت عدم تعادل، باید منبع اختلاف شناسایی و اصلاح شود.
تنخواه در مقابل پول نقد در دست
“تنخواه” و “پول نقد” بسیار شبیه به هم هستند و با هم همپوشانی دارند. از بین این دو، “تنخواه” اصطلاح عمومی تر است.
تنخواه به طور خاص به پول – به معنای واقعی کلمه، سکه و اسکناس – اشاره دارد که یک شرکت برای هزینه های کوچک در اختیار دارد، معمولاً به این دلیل که استفاده از پول نقد آسان تر از استفاده از چک یا کارت اعتباری است.
تنخواه موجود، هر نوع وجه نقد قابل دسترسی است که کسب و کار یا صندوق های نقدی دارند. این می تواند به صورت پول واقعی باشد، مانند مبالغی که هنوز در بانک واریز نکرده اید یا اسکناس ها و سکه های کوچکتری که در صندوق نگهداری می کنید تا تغییری برای مشتریان ایجاد کنید. به این معنا، تفاوت از پول نقد به جایی که پول را نگه می‌دارید، و نحوه استفاده از آن اشاره دارد – با وجود اینکه پول نقد بیشتر برای نیازهای تجاری/هزینه‌های داخلی کارمندان است و پول نقد در دست به وجوه دریافتی از آن اشاره می‌کند. یا به مشتریان بازپرداخت می شود.
اما پول نقد به عنوان یک اصطلاح حسابداری معنای بزرگتری دارد. در دنیای مالی، به دارایی های بسیار نقدشونده یک شرکت نیز اشاره دارد – وجوه در چک یا سایر حساب های بانکی، وجوه بازار پول، ابزارهای بدهی کوتاه مدت، یا سایر معادل های نقدی. اگرچه به معنای واقعی کلمه پول نقد نیست، اما پولی است که می توان به راحتی و به سرعت به آن دسترسی پیدا کرد، به همین دلیل است که “در دسترس است”.
به طور خلاصه: تمام تنخواه نوعی پول نقد در دست است، اما پول نقد موجود، پول نقد نیست.
مزایا و معایب تنخواه
تنخواه مزایای خود را دارد. پول نقد، در بسیاری از موارد، سریع‌ترین، ساده‌ترین و آسان‌ترین راه برای پرداخت هزینه‌ها است. این برای پوشش هزینه های کوچک بداهه کار می کند – مانند انعام برای بچه که پیتزا می دهد به جلسه ناهار، یا کرایه تاکسی در خانه برای کارمندانی که تا دیروقت کار می کنند. از دردسر بازپرداخت هزینه افراد یا انتظار پرداخت از جیب آنها برای اقلام مربوط به کار جلوگیری می کند.
تنخواه همچنین می تواند برای هزینه های مکرر اما پیش پا افتاده مانند شیر برای یخچال دفتر، تمبر، یا لوازم تمیز کردن کار کند.
در حالی که این نباید یک رویه معمولی باشد، می‌توان از تنخواه برای ایجاد تغییرات برای مشتریان استفاده کرد، اگر این کار کوتاه باشد.
از جنبه منفی، راحتی تنخواه نیز می تواند آن را به یک مشکل و خطر تبدیل کند. تامین پول نقد سخت است و ردیابی آن غیرممکن است. ناپدید شدن صورتحساب ها بدون هیچ ردی بسیار آسان است – حتی اگر سیستم دقیقی از رسیدها یا مبالغ ایجاد کرده باشید.
این ما را به یکی دیگر از اشکالات تنخواه می رساند: نگهداری از آنها، نگهداری سوابق و تطبیق منظم آنها، همه مستلزم کار اضافی برای کسی است. این ممکن است یک مزاحمت جزئی در شرکت های بزرگ با مدیر دفتر یا بخش حسابداری باشد. برای مشاغل کوچک، ممکن است باری ایجاد کند.
تراکنش های تجاری به طور فزاینده ای نقد می شوند – حتی در خرده فروشی ها و رستوران های کوچک، جایی که خرید به طور سنتی به شدت به سکه بستگی دارد. برخی از منتقدان می گویند که تنخواه به مفهومی منسوخ تبدیل شده است. در بین کارت‌های اعتباری، کارت‌های نقدی، خدمات پرداخت مانند ،کیف‌پول‌های الکترونیکی و سایر روش‌های بدون تماس برای خرید چیزها، بسیاری از گزینه‌های جایگزین به‌عنوان پول نقد وجود دارند – با مزایای اضافه‌شده قابل ردیابی، ایمن بودن و کمتر در معرض سرقت بودن.
جنبه امنیتی اغلب برای شرکت‌های کوچک مهم است، زیرا مدت‌هاست می‌ترسند که نگه داشتن پول نقد دعوتی به جرم باشد.
