چرخه حسابداری هشت مرحله ای + مزایا و معایب

دانستن چرخه حسابداری هشت مرحله ای برای همه انواع حسابداران مهم است. این چرخه کل فرآیند مسئولیت های یک حسابدار را به هشت مرحله اساسی تقسیم می کند. بسیاری از این مراحل اغلب از طریق نرم افزارهای حسابداری و برنامه های فناوری خودکار می شوند. با این حال، دانستن و استفاده از مراحل به صورت دستی می تواند برای حسابداران مشاغل کوچک که با حداقل پشتیبانی فنی روی حسابهای مالی کار می کنند ضروری باشد.

چرخه حسابداری فرآیندی است که برای تسهیل حسابداری مالی فعالیت های تجاری برای صاحبان مشاغل طراحی شده است. معمولاً هشت مرحله در یک چرخه حسابداری وجود دارد.

چرخه حسابداری به صاحبان مشاغل گزارش عملکرد مالی جامعی را ارائه می دهد که برای تجزیه و تحلیل کسب و کار استفاده می شود.

چرخه حسابداری هشت مرحله ای به شرح زیر است:

شناسایی تراکنش ها
ثبت تراکنش ها در دفتر روزنامه
ارجاع به دفتر کل
تراز آزمایشی تنظیم نشده
تهیه کاربرگ
تنظیم دفتر روزنامه
صورت های مالی
بستن دفاتر

اگرچه تقریباً تمام مراحل حسابداری به صورت الکترونیکی انجام می شود، اما هنوز باید به طور کامل درست بودن همه چیز بررسی شوند.

چرخه حسابداری چیست؟

چرخه حسابداری یک فرآیند اساسی هشت مرحله ای برای تکمیل وظایف حسابداری یک شرکت است. که یک راهنمایی واضح برای ثبت، تجزیه و تحلیل و گزارش نهایی فعالیت های مالی یک کسب و کار ارائه می دهد.

چرخه حسابداری به طور جامع در طول یک دوره گزارش کامل استفاده می شود. بنابراین، در طول سازماندهی، ماندن در چارچوب فرآیند می تواند یک عنصر کلیدی باشد که به حفظ کارایی کلی کمک می کند. دوره های چرخه حسابداری بر اساس نیازهای گزارشگری متفاوت خواهد بود. اکثر شرکت ها به دنبال تجزیه و تحلیل عملکرد خود به صورت ماهانه هستند، اگرچه برخی ممکن است بیشتر بر نتایج فصلی یا سالانه تمرکز کنند.

صرف نظر از این، بیشتر حسابداران هر روز از وضعیت مالی شرکت آگاهی دارند. به طور کلی، تعیین مقدار زمان برای هر چرخه حسابداری مهم است زیرا تاریخ های خاصی برای باز شدن و بسته شدن یک چرخه حسابداری تعیین می شود. هنگامی که یک چرخه حسابداری بسته می شود، یک چرخه جدید شروع می شود و فرآیند حسابداری هشت مرحله ای را دوباره از سر می گیرد.

آشنایی با چرخه حسابداری هشت مرحله ای

چرخه حسابداری هشت مرحله ای با ثبت هر معامله شرکت به صورت جداگانه شروع می شود و با گزارش جامع فعالیت های شرکت برای بازه زمانی چرخه تعیین شده به پایان می رسد. بسیاری از شرکت ها از نرم افزار حسابداری برای خودکار سازی چرخه حسابداری استفاده می کنند. این به حسابداران اجازه می دهد تا تاریخ های چرخه را برنامه ریزی کرده و گزارش های خودکار را دریافت کنند.

بسته به سیستم هر شرکت، ممکن است کم و بیش از اتوماسیون فنی استفاده شود. به طور معمول، حسابداری شامل برخی پشتیبانی فنی می شود، اما ممکن است یک حسابدار لازم باشد تا در چرخه حسابداری در نقاط مختلف مداخله کند.

هر شرکتی معمولاً باید چرخه حسابداری هشت مرحله ‌ای را به روش‌ های خاصی اصلاح کند تا با مدل کسب ‌و کار و رویه ‌های حسابداری شرکت خود مطابقت داشته باشد. اصلاحات حسابداری تعهدی در مقابل حسابداری نقدی معمولاً یکی از نگرانی های اصلی است.

شرکت ها همچنین می توانند بین حسابداری تک ورودی یا حسابداری دو ورودی یکی را انتخاب کنند. حسابداری دوطرفه برای شرکت ها لازم است تا هر سه صورت مالی اصلی را تهیه کنند: صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان نقدی.

هشت مرحله چرخه حسابداری شامل موارد زیر است:

مرحله 1: شناسایی تراکنش ها

اولین گام در چرخه حسابداری شناسایی معاملات است. شرکت ها در طول چرخه حسابداری معاملات زیادی خواهند داشت. هر یک باید به درستی در دفاتر شرکت ثبت شود.

ثبت سوابق برای ثبت انواع معاملات ضروری است. بسیاری از شرکت ها از فناوری نقطه فروش مرتبط با دفاتر خود برای ثبت معاملات فروش استفاده می کنند. علاوه بر فروش، هزینه هایی نیز وجود دارد که می تواند انواع مختلفی داشته باشد.

مرحله 2: ثبت تراکنش ها در دفتر روزنامه

مرحله دوم در چرخه، ایجاد ورودی های دفتر روزنامه برای هر تراکنش است. فناوری نقطه فروش می تواند به ترکیب مراحل یک و دو کمک کند، اما شرکت ها باید هزینه های خود را نیز پیگیری کنند. انتخاب بین حسابداری تعهدی و نقدی تعیین کننده زمان ثبت رسمی معاملات است. به خاطر داشته باشید که حسابداری تعهدی مستلزم تطبیق درآمدها با هزینه ها است، بنابراین هر دو باید در زمان فروش ثبت شوند.

حسابداری نقدی مستلزم ثبت تراکنش ها هنگام دریافت یا پرداخت وجه نقد است. حسابداری دوبار ثبت دو ورودی با هر معامله را به منظور مدیریت ترازنامه کاملاً توسعه یافته همراه با صورت سود و زیان و صورت جریان نقدی می طلبد.

اصول پذیرفته شده حسابداری، شرکت های دولتی را ملزم می کند که از حسابداری تعهدی برای صورت های مالی خود استفاده کنند، به استثنای موارد نادر.

در حسابداری دو طرفه، هر تراکنش دارای یک بدهی و یک بستانکار برابر با یکدیگر است. حسابداری تک ورودی با مدیریت دسته چک قابل مقایسه است. گزارشی از موجودی ها ارائه می دهد اما نیازی به چندین ورودی ندارد.

مرحله 3: ارجاع به دفتر کل

هنگامی که یک تراکنش به عنوان یک ورودی در دفتر روزنامه ثبت شد، باید به حسابی در دفتر کل ارسال شود. دفتر کل خلاصه ای از تمام فعالیت های حسابداری را بر اساس حساب ارائه می کند. این به یک حسابدار اجازه می ‌دهد تا موقعیت ‌ها و وضعیت ‌های مالی را با حساب کنترل کند. یکی از رایج ‌ترین حساب ‌هایی که در دفتر کل به آن ‌ها ارجاع می ‌شود، حساب نقدی است که میزان وجه نقد موجود را مشخص می‌ کند.

قبلاً دفتر کل استاندارد طلایی برای ثبت تراکنش ها بود، اما اکنون که تقریباً تمام حسابداری به صورت الکترونیکی انجام می شود، دفتر کل کمتر مورد توجه قرار می گیرد زیرا همه تراکنش ها به طور خودکار ثبت می شوند.

مرحله 4: تراز آزمایشی تنظیم نشده

در پایان دوره حسابداری، تراز آزمایشی به عنوان مرحله چهارم در چرخه حسابداری محاسبه می شود. تراز آزمایشی موجودی های تعدیل نشده آن را در هر حساب به شرکت می گوید. سپس تراز آزمایشی تنظیم نشده برای آزمایش و تجزیه و تحلیل به مرحله پنجم منتقل می شود.

این اولین مرحله ای است که پس از پایان دوره حسابداری و شناسایی، ثبت و ارسال همه معاملات به دفتر کل انجام می شود (این کار معمولاً به صورت الکترونیکی و خودکار انجام می شود، اما نه همیشه).

هدف از این مرحله اطمینان از برابری کل موجودی اعتبار و کل مانده بدهی است. در صورتی که این اعداد با هم مطابقت نداشته باشند، این مرحله می تواند اشتباهات زیادی داشته باشد.

مرحله 5: تهیه کاربرگ

تجزیه و تحلیل یک کاربرگ و شناسایی ورودی های تنظیمی، مرحله پنجم چرخه را تشکیل می دهد. یک کاربرگ ایجاد و استفاده می شود تا اطمینان حاصل شود که بدهی ها و اعتبارات برابر هستند. اگر مغایرت وجود داشته باشد، باید اصلاحاتی انجام شود.

علاوه بر شناسایی هر گونه خطا، ممکن است در هنگام استفاده از حسابداری تعهدی، برای تطبیق درآمد و هزینه، به تنظیم ورودی ها نیز نیاز باشد.

مرحله 6: تنظیم دفتر روزنامه

در مرحله ششم، یک حسابدار تنظیمات را انجام می دهد. در صورت لزوم، تنظیمات به عنوان ورودی های روزنامه ثبت می شوند.

مرحله 7: صورت های مالی

پس از اینکه شرکت تمام ورودی های تعدیل را انجام داد، سپس صورت های مالی خود را در مرحله هفتم تهیه می کند. برای اکثر شرکت ها، این صورت ها شامل صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد است.

مرحله 8: بستن دفاتر

در نهایت، یک شرکت با بستن دفاتر خود در تاریخ مشخص شده، چرخه حسابداری را در مرحله هشتم به پایان می رساند. بیانیه های پایانی گزارشی برای تحلیل عملکرد در طول دوره ارائه می دهد.

پس از بسته شدن، چرخه حسابداری دوباره از ابتدا با یک دوره گزارش جدید شروع می شود. بسته شدن معمولاً زمان خوبی برای تشکیل پرونده، برنامه ریزی برای دوره گزارش بعدی و بررسی تقویم رویدادها و وظایف آینده است.

برخی از مزایا و معایب حسابداری چیست؟

برخی از مزایای حسابداری این است که در مالیات، تصمیم گیری، ارزیابی کسب و کار کمک می کند و اطلاعاتی را در اختیار طرف های مهم مانند سرمایه گذاران و مجریان قانون قرار می دهد. برخی از معایب این است که اطلاعات ممکن است مغرضانه باشد، می توان تا حدی تخمین زد، می تواند دستکاری شود مثل واحدهایی که برای اندازه گیری عملکرد تجاری استفاده می شوند، یعنی پول نقد.

فرآیند چرخه حسابداری هشت مرحله ای حسابداری را برای حسابداران و کارآفرینان پرمشغله آسان تر می کند. این می تواند کمک کند تا حدس و گمان از نحوه رسیدگی به فعالیت های حسابداری حذف شود. همچنین به اطمینان از ثبات، دقت و تجزیه و تحلیل عملکرد مالی کارآمد کمک می کند.

تفاوت بین چرخه حسابداری و چرخه بودجه چیست؟

تفاوت اصلی بین چرخه حسابداری و چرخه بودجه در این است که چرخه حسابداری، معاملات را پس از وقوع آنها جمع آوری و ارزیابی می کند اما چرخه بودجه برآوردی از درآمدها و هزینه ها در یک دوره زمانی مشخص در آینده است که هنوز اتفاق نیفتاده است. یک چرخه بودجه می تواند از صورت های حسابداری گذشته برای کمک به پیش بینی درآمدها و هزینه ها استفاده کند.

خلاصه

هدف اصلی چرخه حسابداری اطمینان از صحت و انطباق صورت های مالی است. اگرچه بیشتر حسابداری به صورت الکترونیکی انجام می شود، اما همچنان مهم است که از درست بودن همه چیز اطمینان حاصل شود زیرا خطاها می توانند در طول زمان تشدید شوند. فرآیند چرخه حسابداری هشت مرحله ای حسابداری را برای حسابداران و کارآفرینان پرمشغله آسان تر می کند. این می تواند کمک کند تا حدس و گمان از نحوه رسیدگی به فعالیت های حسابداری حذف شود. همچنین به اطمینان از ثبات، دقت و تجزیه و تحلیل عملکرد مالی کارآمد کمک می کند