اگر فروشگاه فیزیکی یا آنلاین دارید، «صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی» به سامانه مؤدیان دیگر یک گزینهٔ اختیاری نیست؛ الزام قانونی است.
در این راهنما خیلی ساده می‌گوییم فاکتور الکترونیکی چیست، در ۱۴۰۴ چه تکالیفی دارید، خطاهای پرتکرار چه هستند و چطور با یک نرم‌افزار فروشگاهی سازگار، بی‌دردسر کار رو پیش ببرید.
فاکتور الکترونیکی و «سامانه مؤدیان» چیست؟
صورتحساب الکترونیکی، همان فاکتور معمولی شماست اما با قالب استاندارد و شناسه‌های مالیاتی که پس از ثبت در صندوق/نرم‌افزار، به‌صورت آنلاین در سامانه مؤدیان ثبت و تأیید می‌شود. هر مؤدی یک «کارپوشه» دارد و از آنجا وضعیت ارسال و تأیید را می‌بیند.
چه کسانی مشمول‌اند؟
عملاً تمام اشخاص مشمول نظام مالیاتی که فروش کالا یا خدمت دارند باید فاکتور الکترونیکی صادر کنند.
جزئیات فراخوان‌ها و مراحل اجرا را سازمان امور مالیاتی اعلام می‌کند. برای شروع و ثبت‌نام به درگاه ملی خدمات مالیاتی بروید و کارپوشه را فعال کنید.
چک لیست الزامات کلیدی در ۱۴۰۴
- ثبت‌نام و فعال‌سازی کارپوشه: ورود به
my.tax.gov.irو تکمیل پرونده. - شناسه یکتای حافظه مالیاتی: برای هر پایانه فروشگاهی/نرم‌افزار دریافت کنید.
- گواهی امضای دیجیتال (درصورت نیاز): جهت امضای الکترونیکی صورتحساب‌ها.
- قالب استاندارد فاکتور: فیلدهای اجباری (طرفین، اقلام، مبالغ، مالیات/عوارض، شناسه‌ها…) را کامل کنید. دستورالعمل رسمی
- ارسال برخط/همگام: از طریق API یا کارپوشه وب؛ نسخهٔ امن برای آرشیو نگه‌دارید.
- کنترل خطا و تطبیق: برای هر فاکتور «تأیید سامانه» بگیرید و مغایرت‌ها را رفع کنید.
طبق آخرین ویرایش‌های دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی، قالب‌ها و روندها به‌روزرسانی می‌شوند. قبل از استقرار، نسخهٔ جدید دستورالعمل و بخشنامه‌ها را بررسی کنید.
روش‌های ارسال فاکتور الکترونیکی
- یکپارچه با نرم‌افزار فروشگاهی: بهترین گزینه برای فروشگاه‌های پرتراکنش؛ صدور و ارسال خودکار در لحظهٔ فروش. یکی از ویژگی های کلیدی نرم افزار پرنس
- از طریق API: مناسب فروشگاه‌های زنجیره‌ای و سازمان‌ها؛ همگام‌سازی با سیستم‌های داخلی.
- کارپوشه وب سامانه: روش دستی/نیمه‌دستی برای کسب و کارهای کم تراکنش یا شرایط اضطراری.
۷ خطای رایج و بهترین راه حل آنها
- عدم تطابق شناسه خریدار/فروشنده ← استعلام و اصلاح قبل از ارسال.
- ارسال ناقص فیلدها (مثل کد کالا/خدمت) ← استفاده از قالب استاندارد.
- تأخیر یا عدم ارسال به‌علت قطعی اینترنت ← صف آفلاین و ارسال خودکار پس از وصل.
- تفاوت جمع اقلام با مبلغ کل ← رُندینگ استاندارد و کنترل جمع‌ها.
- ثبت نادرست نوع معامله (B2C/B2B) ← انتخاب درست الگو و طرفین.
- عدم دریافت «تأیید سامانه» ← خواندن پیام خطا و اصلاح/ارسال مجدد.
- آرشیو نامنظم ← نگهداری نسخهٔ امضا شده + رسید سامانه برای ممیزی.
جریمه‌ها و ریسک‌های عدم رعایت
بر اساس قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، عدم صدور صورتحساب الکترونیکی جریمه‌ای معادل ۱۰٪ مجموع مبلغ فروش بدون صورتحساب یا ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال (هرکدام بیشتر باشد) به‌همراه محدودیت در برخی بخشودگی‌ها دارد.
متن مادهٔ ۲۲ و بخشنامه‌های مرتبط را از منابع رسمی بررسی کنید.
متن قانون و نحوهٔ اعمال ماده ۲۲
علاوه بر جریمه‌ها، عدم رعایت می‌تواند موجب مغایرت‌های ارزش افزوده، مطالبهٔ اسناد تکمیلی و ریسک‌های ممیزی شود.
مزایای استفاده از نرم‌افزار سازگار
- کاهش خطای اپراتور و سرعت بیشتر در صندوق.
- هماهنگی با کارتخوان، بارکدخوان، ترازوی لیبل‌زن و فیش‌پرینتر.
- ارسال خودکار به سامانه و دریافت رسید تأیید.
- آماده‌سازی بهتر گزارش‌های مدیریتی و ارزش افزوده.
- کاهش ریسک جرایم و تسهیل ممیزی.
یکپارچه و قانونی کار کنید:
نرم‌افزار فروشگاهی پرنس (پژواک) با ماژول ارسال فاکتور الکترونیکی به سامانه مؤدیان، مخصوص فروشگاه‌های پرتراکنش.
مشاهده پرنس حرفه‌ای
|
مشاهده همهٔ محصولات فروشگاهی
نقشهٔ راه برای اجرای سریع در فروشگاه
- ثبت‌نام و تکمیل کارپوشهٔ مؤدیان.
- دریافت شناسهٔ یکتای حافظه مالیاتی برای پایانه/نرم‌افزار.
- اتصال نرم‌افزار فروشگاهی و انجام تست ارسال.
- آموزش تیم صندوق/انبار؛ تعریف اقلام و کدها.
- راه‌اندازی چاپ رسید/فاکتور و آرشیو امن.
- پایش روزانهٔ «رسید تأیید سامانه» و رفع خطاها.
سوالات متداول
آیا همهٔ فروشگاه‌ها باید فاکتور الکترونیکی صادر کنند؟
بله؛ مطابق قانون و فراخوان‌ها، فروشندگان کالا/خدمات موظف به صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی هستند. جزئیات و آخرین نسخهٔ دستورالعمل را از وب‌سایت سازمان امور مالیاتی دنبال کنید:
آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها.
اگر اینترنت قطع شود چه می‌شود؟
نرم‌افزار باید صف آفلاین داشته باشد تا فاکتورها بعد از وصل‌شدن اینترنت، خودکار ارسال شوند. در پرنس (پژواک) این روند قابل تنظیم است. اطلاعات محصول.
چه روش‌هایی برای ارسال وجود دارد؟
یکپارچه از داخل نرم‌افزار فروشگاهی، از طریق API (سازمانی) یا کارپوشهٔ وب سامانه مؤدیان.
دربارهٔ الزامات فنی، به مستندات رسمی مراجعه کنید.
راهنما و SDK.
جریمهٔ عدم صدور فاکتور الکترونیکی چقدر است؟
طبق مادهٔ ۲۲، ۱۰٪ مجموع فروش بدون فاکتور یا ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال (هرکدام بیشتر باشد). متن قانون: دانلود PDF.
از کجا شروع کنم؟
ثبت‌نام در my.tax.gov.ir، سپس انتخاب یک نرم‌افزار سازگار. اگر فروشگاه پرتراکنش دارید، حتما پرنس حرفه‌ای را ببینید.
این مطلب راهنمای اجرایی است و جایگزین مشاورهٔ حقوقی/مالیاتی نیست. برای آخرین تغییرات، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی را بررسی کنید.
