سیستم های اطلاعات حسابداری (AIS) و اجزای آن

سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) ساختاری است که یک کسب ‌و کار برای جمع ‌آوری، ذخیره، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش داده ‌های مالی خود استفاده می ‌کند تا بتواند توسط حسابداران، مشاوران، تحلیلگران تجاری، مدیران، مدیران ارشد مالی (CFOs) مورد استفاده قرار گیرد.

حسابداران آموزش دیده ویژه به طور عمیق با AIS کار می کنند تا از بالاترین سطح دقت در تراکنش های مالی شرکت و ثبت سوابق اطمینان حاصل کنند، و همچنین داده های مالی را به راحتی در دسترس کسانی قرار دهند که به طور قانونی نیاز به دسترسی به آن دارند – همه اینها در حالی که داده ها دست نخورده و ایمن هستند.

آشنایی با سیستم های اطلاعات حسابداری (AIS)

سیستم اطلاعات حسابداری روشی برای ردیابی کلیه فعالیت های حسابداری و تجاری برای یک شرکت است. سیستم های اطلاعات حسابداری به طور کلی از شش جزء اصلی تشکیل شده است: افراد، رویه ها و دستورالعمل ها، داده ها، نرم افزار، زیرساخت فناوری اطلاعات و کنترل های داخلی. در زیر به تفکیک هر جزء به تفصیل آمده است.

1. افراد AIS

افراد یک AIS ، کاربران سیستم هستند. یک AIS به بخش های مختلف یک شرکت کمک می کند تا با هم کار کنند. متخصصانی که ممکن است نیاز به استفاده از AIS سازمان داشته باشند عبارتند از:

• حسابداران
• مشاوران
• تحلیلگران کسب و کار
• مدیران
• مدیران ارشد مالی
• حسابرسان

به عنوان مثال، مدیریت می تواند اهداف فروش را تعیین کند که کارکنان بتوانند مقدار مناسبی از موجودی را سفارش دهند. دستور موجودی، بخش حسابداری را از یک قابل پرداخت جدید مطلع می کند. هنگامی که فروش در یک کسب و کار انجام می شود، افراد و بخش های درگیر در فرآیند فروش می توانند شامل موارد زیر باشند:

1. فروشندگان سفارشات مشتری را در AIS وارد می کنند.
2. حسابداری صورتحساب یا فاکتور برای مشتری ارسال می کند.
3. انبار سفارش را مونتاژ می کند.
4. بخش حمل و نقل سفارش را برای مشتری ارسال می کند.
5. بخش حسابداری از حساب های دریافتی جدید مطلع می شود که یک IOU از مشتری است که معمولاً ظرف 30، 60 یا 90 روز پرداخت می شود.
6. بخش خدمات مشتری، سفارش و محموله های مشتری را پیگیری می کند.
7. مدیریت از AIS برای ایجاد گزارش های فروش و انجام تجزیه و تحلیل هزینه استفاده می کند که می تواند شامل موجودی، حمل و نقل و هزینه های تولید باشد.

با یک AIS که به خوبی طراحی شده است، همه افراد در یک سازمان می توانند به یک سیستم دسترسی داشته باشند و اطلاعات یکسانی را بازیابی کنند. AIS همچنین فرآیند گزارش دهی اطلاعات به افراد خارج از سازمان را در صورت لزوم ساده می کند.

برای مثال، مشاوران ممکن است از اطلاعات موجود در AIS برای تجزیه و تحلیل اثربخشی ساختار قیمت‌ گذاری شرکت با مشاهده داده ‌های هزینه، داده ‌های فروش و درآمد استفاده کنند. همچنین، حسابرسان می ‌توانند از داده ‌ها برای ارزیابی کنترل ‌های داخلی، وضعیت مالی، و انطباق با مقرراتی مانند قانون Sarbanes-Oxley (SOX) شرکت استفاده کنند.

AIS باید به گونه ای طراحی شود که نیازهای افرادی را که از آن استفاده می کنند، برآورده کند. استفاده از سیستم نیز باید آسان باشد و باید بهبود یابد، نه اینکه مانع کارایی شود.

2. رویه ها و دستورالعمل ها

رویه و دستورالعمل های سیستم های اطلاعات حسابداری روش هایی هستند که برای جمع آوری، ذخیره سازی، بازیابی و پردازش داده ها استفاده می کند. این روش ها هم دستی و هم خودکار هستند. داده ها می توانند هم از منابع داخلی (مانند کارمندان) و هم از منابع خارجی (مثلاً سفارشات آنلاین مشتریان) به دست آیند. رویه ها و دستورالعمل ها در نرم افزار AIS کدگذاری خواهند شد. با این حال، رویه‌ ها و دستورالعمل ‌ها نیز باید از طریق مستندسازی و آموزش کارکنان «کد» شوند. رویه ها و دستورالعمل ها باید به طور مداوم دنبال شوند تا مؤثر واقع شوند.

3. داده های AIS

یک AIS باید یک ساختار پایگاه داده برای ذخیره اطلاعات داشته باشد، مانند زبان پرس و جو ساخت یافته (SQL)، که یک زبان کامپیوتری است که معمولا برای پایگاه های داده استفاده می شود. SQL به داده های موجود در AIS اجازه می دهد تا برای اهداف گزارش دستکاری و بازیابی شوند.

AIS همچنین به صفحات ورودی مختلف برای انواع مختلف کاربران سیستم و ورود داده ها و همچنین فرمت های خروجی مختلف برای پاسخگویی به نیازهای کاربران مختلف و انواع مختلف اطلاعات نیاز دارد.

داده های موجود در AIS تمام اطلاعات مالی مربوط به شیوه های تجاری سازمان است. هر داده تجاری که بر امور مالی شرکت تأثیر می گذارد باید به یک AIS برود.

نوع داده های موجود در AIS به ماهیت کسب و کار بستگی دارد، اما ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• سفارش های فروش
• صورتحساب مشتری
• گزارش تجزیه و تحلیل فروش
• نیازمندی های خرید
• فاکتورهای فروشنده
• دفتر کل
• داده های موجودی
• اطلاعات حقوق و دستمزد
• زمان سنجی
• اطلاعات مالیاتی

از داده ها می توان برای تهیه صورت های حسابداری و گزارش های مالی، از جمله برنامه های قدیمی حساب های دریافتی، استهلاک، تراز آزمایشی و صورت سود و زیان استفاده کرد. داشتن همه این داده ها در یک مکان – در AIS – فعالیت های ثبت سوابق، گزارش دهی، تجزیه و تحلیل، حسابرسی و تصمیم گیری یک کسب و کار را تسهیل می کند. برای اینکه داده ها مفید باشند، باید کامل، دقیق و مرتبط باشند.

از سوی دیگر، نمونه ‌هایی از داده‌ هایی که در AIS قرار نمی‌ گیرند شامل یادداشت ‌ها، مکاتبات، ارائه ‌ها و راهنما ها هستند. این اسناد ممکن است رابطه مماس با امور مالی شرکت داشته باشند، اما، به استثنای پاورقی های استاندارد، آنها واقعاً بخشی از سوابق مالی شرکت نیستند.

4. نرم افزار AIS

جزء نرم افزاری یک AIS برنامه های کامپیوتری است که برای ذخیره، بازیابی، پردازش و تجزیه و تحلیل داده های مالی شرکت استفاده می شود. قبل از اینکه کامپیوترها وجود داشته باشند، AIS یک سیستم دستی و مبتنی بر کاغذ بود، اما امروزه اکثر شرکت ها از نرم افزار کامپیوتری به عنوان پایه AIS استفاده می کنند.

کیفیت، قابلیت اطمینان و امنیت اجزای کلیدی نرم افزار موثر AIS هستند. مدیران برای تصمیم گیری برای شرکت به اطلاعاتی که آن خروجی می دهد تکیه می کنند و برای تصمیم گیری صحیح به اطلاعات با کیفیت نیاز دارند.

آشنایی بیشتر با نرم افزار حسابداری مربوط به شغل خود در سایت پژواک.

برنامه های نرم افزاری AIS را می توان برای رفع نیازهای منحصر به فرد انواع مختلف کسب و کار سفارشی کرد. اگر یک برنامه موجود نیازهای یک شرکت را برآورده نکند، نرم افزار همچنین می تواند در داخل با ورودی قابل توجهی از کاربران نهایی توسعه یابد یا توسط یک شرکت شخص ثالث به طور خاص برای سازمان توسعه یابد. این سیستم حتی می تواند به یک شرکت تخصصی برون سپاری شود.

5. زیرساخت فناوری اطلاعات

زیرساخت فناوری اطلاعات فقط یک نام فانتزی برای سخت افزار مورد استفاده برای راه اندازی سیستم اطلاعات حسابداری است. اکثر این اقلام سخت افزاری یک کسب و کار باید به هر حال داشته باشد و می تواند شامل موارد زیر باشد:

• کامپیوترها
• دستگاه های موبایل
• سرورها
• چاپگرها
• روترها
• رسانه ذخیره سازی
• منبع تغذیه پشتیبان

علاوه بر هزینه، عواملی که در انتخاب سخت افزار باید در نظر گرفته شوند عبارتند از: سرعت، قابلیت ذخیره سازی و اینکه آیا می توان آن را گسترش داد و ارتقا داد.

شاید مهمتر از همه، سخت افزار انتخاب شده برای AIS باید با نرم افزار مورد نظر سازگار باشد. در حالت ایده ‌آل، این نه تنها سازگار، بلکه بهینه نیز خواهد بود – یک سیستم درهم و برهم بسیار کمتر از یک سیستم سریع مفید خواهد بود. یکی از راه ‌هایی که کسب ‌و کارها می ‌توانند به راحتی الزامات سازگاری سخت ‌افزار و نرم ‌افزار را برآورده کنند، خرید یک سیستم مناسب است که شامل سخت ‌افزار و نرم ‌افزار مورد نیاز کسب‌ و کار است. خرید یک سیستم مناسب از نظر تئوری به این معنی است که کسب و کار ترکیبی بهینه از سخت افزار و نرم افزار را برای AIS خود خواهد داشت.

یک AIS خوب همچنین باید شامل برنامه ای برای نگهداری، سرویس، جایگزینی و ارتقاء اجزای سیستم سخت افزاری و همچنین برنامه ای برای دفع سخت افزارهای خراب و قدیمی باشد تا داده های حساس به طور کامل از بین بروند.

6. کنترل های داخلی

کنترل‌ های داخلی یک AIS اقدامات امنیتی است که برای محافظت از داده‌ های حساس در آن وجود دارد. این محافظت ها می توانند به سادگی رمز عبور یا به پیچیدگی شناسایی بیومتریک باشند. پروتکل ‌های امنیتی بیومتریک ممکن است شامل ذخیره ویژگی ‌های انسانی باشد که در طول زمان تغییر نمی ‌کنند، مانند اثر انگشت، صدا و تشخیص چهره.

یک AIS باید دارای کنترل‌ های داخلی برای محافظت در برابر دسترسی غیرمجاز رایانه و محدود کردن دسترسی به کاربران مجاز، که شامل برخی از کاربران داخل شرکت می ‌شود، داشته باشد. همچنین باید از دسترسی غیرمجاز به فایل توسط افرادی که مجاز به دسترسی تنها به بخش‌ های منتخب سیستم هستند جلوگیری کند.

یک AIS حاوی اطلاعات محرمانه ای است که نه تنها به شرکت بلکه به کارکنان و مشتریان آن تعلق دارد. این داده ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• شماره های تامین اجتماعی
• اطلاعات حقوق و دستمزد و پرسنل
• شماره های کارت اعتباری
• اطلاعات مشتری
• داده های مالی شرکت
• اطلاعات مالی تامین کنندگان و فروشندگان

تمام داده های یک AIS باید رمزگذاری شوند و دسترسی به سیستم باید ثبت و نظارت شود. فعالیت سیستم نیز باید قابل ردیابی باشد.

یک AIS همچنین به کنترل های داخلی نیاز دارد که از آن در برابر ویروس های رایانه ای، هکرها و سایر تهدیدات داخلی و خارجی برای امنیت شبکه محافظت کند. همچنین باید از بلایای طبیعی و نوسانات برق که می تواند باعث از دست رفتن داده ها شود، محافظت شود.

شش جزء یک AIS همگی با هم کار می کنند تا به کارکنان کلیدی کمک کنند تا داده های مالی خود را جمع آوری، ذخیره، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش کنند. داشتن یک سیستم اطلاعات حسابداری به خوبی توسعه یافته و نگهداری شده که کارآمد و دقیق باشد، جزء ضروری یک کسب و کار موفق است.

چکیده

یک سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) توسط شرکت ها برای جمع آوری، ذخیره، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش داده های مالی استفاده می شود. AIS می تواند توسط حسابداران، مشاوران، تحلیلگران تجاری، مدیران، مدیران ارشد مالی، حسابرسان و تنظیم کننده ها استفاده شود. یک AIS به بخش های مختلف یک شرکت کمک می کند تا با هم کار کنند. AIS موثر از سخت افزار و نرم افزار برای ذخیره و بازیابی موثر داده ها استفاده می کند. کنترل ‌های داخلی و خارجی یک AIS برای محافظت از داده ‌های حساس شرکت حیاتی است.