دفتر کل
دفتر کل چیست؟
یک دفتر کل نشان دهنده سیستم ثبت سوابق برای داده های مالی یک شرکت است، با سوابق حساب بدهی و اعتباری که توسط تراز آزمایشی تأیید شده است. سوابقی از هر تراکنش مالی که در طول عمر یک شرکت عامل انجام می‌شود را ارائه می‌کند و اطلاعات حسابی را که برای تهیه صورت‌های مالی شرکت مورد نیاز است نگهداری می‌کند. داده‌های تراکنش، بر اساس نوع، به حساب‌های دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها و هزینه‌ها تفکیک می‌شوند.
چگونه یک دفتر کل کار می کند
دفتر کل پایه و اساس سیستمی است که توسط حسابداران برای ذخیره و سازماندهی داده های مالی مورد استفاده برای ایجاد صورت های مالی شرکت استفاده می شود. تراکنش‌ها به حساب‌های دفتر کل فرعی منفرد پست می‌شوند که توسط نمودار حساب‌های شرکت تعریف شده است.
سپس تراکنش ها بسته می شوند یا در دفتر کل خلاصه می شوند و حسابدار یک مانده آزمایشی ایجاد می کند که به عنوان گزارشی از مانده هر حساب دفتر عمل می کند. تراز آزمایشی از نظر وجود خطا بررسی می شود و با ارسال ورودی های ضروری اضافی تنظیم می شود و سپس از تراز آزمایشی تعدیل شده برای تهیه صورت های مالی استفاده می شود.
نحوه عملکرد یک دفتر کل با حسابداری دو ورودی
یک دفتر کل توسط مشاغلی استفاده می شود که از روش حسابداری دو ورودی استفاده می کنند، به این معنی که هر تراکنش مالی حداقل بر دو حساب زیر مجموعه تأثیر می گذارد و هر ورودی حداقل یک تراکنش بدهکار و یک تراکنش اعتباری دارد. تراکنش‌های دوبار ورود به نام «ورودی دفتر» در دو ستون پست می‌شوند که ورودی‌های بدهکار در سمت چپ و ورودی‌های اعتباری در سمت راست قرار دارند، و مجموع تمام ورودی‌های بدهکار و اعتبار باید موجود باشد.
معادله حسابداری که زیربنای حسابداری دو ورودی است به شرح زیر است:
اطلاعات را در سطح حساب دقیق نشان می دهد. به عنوان مثال، ترازنامه چندین حساب دارایی از جمله وجوه نقد و حساب های دریافتنی را در قسمت دارایی های کوتاه مدت خود نشان می دهد.
روش حسابداری دو ورودی بر اساس شرط معادله حسابداری کار می کند که تراکنش های ارسال شده به حساب های سمت چپ علامت مساوی در فرمول باید با کل تراکنش های ارسال شده به حساب (یا حساب های) سمت راست برابر باشد. حتی اگر معادله متفاوت ارائه شود (مانند دارایی ها = بدهی ها + حقوق صاحبان سهام)، قانون تعادل همیشه اعمال می شود.
دفتر کل به شما چه می گوید؟
جزئیات معاملات مندرج در دفتر کل در سطوح مختلف جمع‌آوری و خلاصه می‌شود تا تراز آزمایشی، صورت سود و زیان، ترازنامه، صورت جریان‌های نقدی و بسیاری از گزارش‌های مالی دیگر تهیه شود. این به حسابداران، مدیریت شرکت، تحلیلگران، سرمایه گذاران و سایر ذینفعان کمک می کند تا عملکرد شرکت را به طور مداوم ارزیابی کنند.
زمانی که هزینه‌ها در یک دوره مشخص افزایش می‌یابد، یا یک شرکت معاملات دیگری را ثبت می‌کند که بر درآمد، درآمد خالص یا سایر معیارهای مالی کلیدی تأثیر می‌گذارد، داده‌های صورت‌های مالی اغلب کل ماجرا را بیان نمی‌کنند. در مورد انواع خاصی از اشتباهات حسابداری، بازگشت به دفتر کل و بررسی جزئیات هر معامله ثبت شده برای یافتن موضوع ضروری است. گاهی اوقات این امر می‌تواند شامل بررسی ده‌ها ورودی دفتر کل باشد، اما حفظ صورت‌های مالی معتبر و بدون خطای شرکت ضروری است.
یک مثال ترازنامه معاملات
برای مثال، اگر شرکتی برای یک فاکتور 200 ملیون ریالی از مشتری پرداختی دریافت کند، حسابدار شرکت، حساب نقدی را با 200 میلیون ریال بدهی افزایش می‌دهد و ورود را با اعتبار یا کاهش 200 میلیون ریالی به حساب‌های دریافتنی تکمیل می‌کند. مبلغ بدهی و اعتبار ارسال شده برابر است.
در این مثال، یک حساب دارایی (نقد) 200 میلیون ریالی افزایش می یابد، در حالی که یک حساب دارایی دیگر (حساب های دریافتنی) 200 میلیون ریالی کاهش می یابد. نتیجه خالص این است که هم افزایش و هم کاهش فقط یک طرف معادله حسابداری را تحت تأثیر قرار می دهد. بنابراین، معادله در تعادل باقی می ماند.
مثال معامله صورت سود
صورت سود و زیان از فرمول خود پیروی می کند که می توان آن را به صورت زیر نوشت:
ممکن است یک معامله حسابداری به طور همزمان بر ترازنامه و صورت سود و زیان تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، فرض کنید که یک شرکت 500 میلیون ریالی به مشتری خود صورت حساب می دهد. حسابدار این معامله را با ارسال 500 میلیون ریالی بدهی (افزایش) به حساب های دریافتنی (حساب دارایی ترازنامه) و 500 میلیون ریالی اعتبار (افزایش) به درآمد، که یک حساب صورت درآمد است، وارد دفتر حسابداری می کند. بدهی ها و اعتبارات هر دو 500 میلیون ریالی افزایش می یابد و مجموع در تعادل باقی می مانند.
هدف از یک دفتر کل چیست؟
در حسابداری از دفتر کل برای ثبت کلیه معاملات شرکت استفاده می شود. در یک دفتر کل، داده های معاملاتی به دارایی ها، بدهی ها، درآمدها، هزینه ها و حقوق صاحبان سهام سازماندهی می شوند. پس از بسته شدن هر دفتر کل فرعی، حسابدار تراز آزمایشی را آماده می کند. این داده‌ها از تراز آزمایشی سپس برای ایجاد صورت‌های مالی شرکت، مانند ترازنامه، صورت سود و زیان، صورت جریان‌های نقدی و سایر گزارش‌های مالی استفاده می‌شوند.
آیا دفتر کل جزئی از روش حسابداری دو ورودی است؟
بله، شرکتی که از روش حسابداری دوبار استفاده می کند، از روش دفتر کل برای ذخیره داده های مالی شرکت استفاده می کند. به طور خاص، حسابداری دوبار ورود زمانی است که هر تراکنش حداقل بر یک تراکنش بدهی و یک تراکنش اعتباری تأثیر می گذارد. به عبارت دیگر، هر تراکنش در دو ستون ظاهر می شود، یک ستون بدهکار و یک ستون اعتباری که مجموع آنها باید تعادل داشته باشد. تحت این قانون تعادل، معادله زیر اعمال می شود: دارایی ها – بدهی ها = حقوق صاحبان سهام.
نمونه ای از ورود در دفتر کل چیست؟
مثال زیر را در نظر بگیرید که در آن یک شرکت برای خدمات خود مبلغ 1000 میلیون ریالی از مشتری دریافت می کند. سپس حسابدار ستون دارایی را 1000 میلیون ریالی افزایش می دهد و 1000 میلیون ریالی از حساب های دریافتنی کم می کند. معادله در تعادل باقی می ماند، زیرا افزایش و کاهش معادل یک طرف – طرف دارایی – معادله حسابداری را تحت تأثیر قرار می دهد.
